Nieuwe taaksoort aanmaken

Beweeg met je muis boven het icoon Agenda in de navigatiebalk, klik op Taaksoorten en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Nieuwe taaksoort.

Het volgende scherm wordt geopend:

Algemeen

• Omschrijving: hier geef je de naam van de nieuwe taaksoort in.
• Actief: geef aan of deze taaksoort op dit moment actief of inactief is.
• Zet direct bij aanmaken op afgehandeld: De nieuwe taak krijgt bij het aanmaken direct de status 'Afgehandeld'.
• Stuur e-mail notificatie naar aanmaker wanneer de taak is:
  • goedgekeurd
  • gerealiseerd
  • afgehandeld.

Invoer

• Notities zijn uitsluitend toe te voegen: notities die zijn toegevoegd door een gebruiker kunnen wel (nodig voor controle achteraf) of niet meer worden aangepast.
• Periode: hier geef je aan of de taken wel of niet een periode kunnen bevatten (met een begin- en einddatum). Hierdoor kunnen taken worden aangemaakt waarin bijvoorbeeld wordt vastgelegd op welke boekperiode de taak betrekking heeft.

Document(en)

• Toon het gekoppelde document: bij het openen van de taak wordt het gekoppelde document getoond.
• Ordner/tabs voor attachment: aan de taak gekoppelde documenten die nog niet in Yuki aanwezig zijn worden in deze ordner bewaard.

Goedkeuring, realisatie en goedkeuring van realisatie

Bij het aanmaken van de taaksoorten wordt het gedrag van de taken bepaald. Elke taak kan nl. drie stappen doorlopen:

• Goedkeuring
• Realisatie
• Goedkeuring van realisatie.

Bij elk van deze drie stappen leg je bij de taaksoort vast welke gebruiker de taak achteréénvolgens moet goedkeuren, realiseren of de realisatie moet goedkeuren:

• Beheerder hoofdtaak
• Projectbeheerder
• Aanmaker van de taak
• Specifieke persoon
  Eén vaste gebruiker die altijd de taak moet goedkeuren, realiseren of de realisatie moet goedkeuren.
• Handmatige selectie
  Selecteer handmatig de gebruiker die de taak moet goedkeuren of realiseren.  

Je kunt ook pas bij het aanmaken van de taak aangeven wie de volgende stap in het proces moet afhandelen.

Je krijgt automatisch via de Yuki notificaties tool een pop-up van de taak. Maak je geen gebruik van deze tool dan kun je bij elke stap aangeven dat er een e-mail moet worden gestuurd.

TIP!

Als de gebruiker regelmatig in Yuki werkt kan het handiger zijn om geen mail te laten versturen omdat hij of zij dan wellicht dagelijks de takenlijst bekijkt.