Workflow 'facturen vrijgeven voor betaling' inrichten

Wanneer de betaallijst beveiliging is ingesteld kun je aangeven dat facturen altijd eerst 'In behandeling' gezet worden. De facturen moeten dan eerst handmatig per factuur 'vrijgegeven' worden voordat ze in de betaallijst komen te staan en met een SEPA betaalbestand betaald kunnen worden. 

Je kunt echter de beveiliging ook strikter maken door een automatische goedkeuringsprocedure voor facturen op te zetten. Dat doe je in een aantal stappen:

• Schakel altijd eerst bovenvermelde beveiliging in de betaallijst in
• Kies één of enkele personen in je bedrijf die facturen mogen vrijgeven
• Stel de workflow in om facturen digitaal door je organisatie te sturen.

Om de workflow in te kunnen stellen moet een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited hebben gekozen via de Yuki Store in het domein. 

Betaallijst beveiliging inschakelen

Voor een uitgebreide beschrijving van het instellen van de betaallijst beveiliging zie artikel Betaallijstbeveiliging.

Personen die facturen mogen vrijgeven voor betaling

Dit dient niet verward te worden met het goedkeuren van de factuur. Het vrijgeven is een administratieve handeling. Stel een persoon aan die goed begrijpt hoe de goedkeuring binnen je bedrijf werkt. Wie moet welke facturen goedkeuren, welke facturen mogen eventueel altijd direct goedgekeurd worden (o.b.v. een vast contract, bedrag of aard van de dienst, denk aan huur of elektriciteit etc.)? Deze persoon moet er namelijk voor gaan zorgen dat de personen die de facturen moeten goedkeuren de facturen onder ogen krijgen en de keuze kunnen maken om deze goed te keuren of af te keuren.

Workflow instellen

In de software moet een aantal zaken worden vastgelegd om ervoor te zorgen dat de workflow mogelijk wordt gemaakt en correct wordt opgevolgd:

• Instellen taaksoort 'Vrijgeven voor betaling':
  • Activeer de taaksoort
  • Kies bij 'stap 1 Goedkeuring' de persoon of personen die de facturen moeten gaan goedkeuren (goedkeuring is o.a. mogelijk via Yuki Assistant app op Smartphone)
  • Kies bij 'stap 2 Vrijgeven' de persoon of personen die de facturen moeten gaan vrijgeven voor betaling.
• Maak workflowregels aan om automatisch taken te laten genereren na het verwerken van een factuur
• Bewaak openstaande taken van jezelf of andere personen. 

Taaksoort 'Vrijgeven voor betaling' Instellen

Beweeg met je muis boven het icoon Agenda in de navigatiebalk en klik vervolgens op Taaksoorten. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de omschrijving van of op > voor de taak Vrijgeven voor betaling. Dit is een vaste taaksoort die speciale functies heeft in combinatie met de betaallijstbeveiliging.

Het volgende scherm wordt geopend:

Voor een uitgebreide beschrijving van alle velden van de taaksoort Vrijgeven voor betaling zie artikel Nieuwe taaksoort aanmaken.

Klik op het potloodje bovenin het scherm en stel deze taaksoort als volgt in:

• Vink Actief aan.
• Vink Notities zijn uitsluitend toe te voegen aan.
  Dit voorkomt dat commentaar ingegeven door een persoon niet meer kan worden aangepast (nodig voor de controle achteraf).
• Vink Toon het gekoppelde document aan zodat bij het openen van de taak de factuur direct  wordt getoond.
• Kies bij Stap 1: Goedkeuring dat je de persoon die de factuur moet goedkeuren handmatig kunt selecteren.
  Is er altijd maar één persoon die alle facturen moet goedkeuren, selecteer deze persoon dan achter Specifieke persoon.
• Bepaal of de persoon die de factuur moet goedkeuren elke keer een mail moet ontvangen.
  Als de persoon regelmatig in Yuki werkt kan het handiger zijn dat niet te doen omdat deze persoon waarschijnlijk dagelijks zijn of haar takenlijst bekijkt.
• Kies onder Stap 2: Vrijgeven welke persoon de facturen gaat vrijgeven voor betaling.
  Is dat één vaste persoon, selecteer deze persoon dan achter Specifieke persoon.
  Zijn het meer personen, kies dan voor Aanmaker van de taak. De taak komt na beoordeling door de manager automatisch bij die persoon of bij de persoon die de taak heeft aangemaakt.

Klik op de knop Bewaren om de ingestelde taaksoort te bewaren.

De ingestelde taaksoort is nu toegevoegd aan het overzicht van de taaksoorten:

Je bent nu klaar om de facturen via een workflow te laten goedkeuren en vrij te geven voor betaling.