Yuki Workflow (taken en/of facturen goedkeuren)

Het feature Yuki Workflow bestaat uit taken, workflowregels en een uitbreiding op de Yuki Assistant app op je Smartphone voor het goedkeuren van taken. Door de algemene opzet is Yuki Workflow te gebruiken voor bijvoorbeeld het goedkeuren van facturen, het organiseren van bestellingen of het opvolgen van eenvoudige werkopdrachten.

Het opzetten van een workflow bestaat uit de volgende stappen:

• Maak, indien nodig, zelf je eigen taaksoorten aan
  (zie artikel Nieuwe taaksoort aanmaken)
• Bepaal per taaksoort welke stappen doorlopen moeten worden
• Maak gebruik van slimme workflowregels om taken te laten genereren na verwerking van een factuur
  (zie artikel Workflowregel aanmaken)
• Bewaak openstaande taken van jezelf of van je team
• Keur taken en/of facturen goed.
  
  

TIP!

Je kunt ook de Yuki Assistant app op je Smaprthone gebruiken om facturen goed te keuren.

Yuki Workflow is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.

Yuki Workflow is geïntegreerd in de functionaliteit Agenda.

Hieronder volgt een beschrijving van de mogelijkheden van Yuki Workflow en een uitleg over hoe je dit feature kunt gebruiken.

Goedkeuren van facturen

Yuki Workflow is geïntegreerd met de betaallijst (Yuki Betaalservice) zodat je andere medewerkers kunt betrekken bij het goedkeuren van inkoopfacturen voordat deze in de betaallijst terecht komen.

Medewerkers zien de goed te keuren facturen via de Yuki Assistant app op hun Smartphone of in hun persoonlijke takenlijst in Yuki.

Voor een uitgebreide beschrijving van het goedkeuringsproces voor facturen zie artikel Workflow 'facturen vrijgeven voor betaling' inrichten.

Voor een uitgebreide beschrijving van de personen die het goedkeuringsproces moeten beheren zie artikel Workflow 'facturen vrijgeven voor betaling' beheren.  

Opvolgen van werkopdrachten

Daarnaast is het mogelijk workflow processen in 4 stappen te definiëren:

• Stap 1: Definieer de opdracht
• Stap 2: Keur de opdracht goed en zet de opdracht door naar de desbetreffende persoon
• Stap 3: De desbetreffende persoon kan de opdracht gereed melden
• Stap 4: Daarna kan de uitvoering goedgekeurd worden.

Zo kunnen werkopdrachten van klanten in de organisatie worden verdeeld en opgevolgd. Hierbij kunnen meerdere collega’s betrokken worden.

Vastleggen gespreksnotities

Je kunt Yuki Workflow ook gebruiken om simpele zaken zoals gespreksnotities e.d. vast te leggen en d.m.v. taken op te volgen. Zo kun je ook de efficiency en kwaliteit van je eigen werk verbeteren.