Gefaseerde uitrol van gevalideerde relatiedatabase

Het vinden van de juiste relatie is cruciaal voor een correcte boeking. De afgelopen periode zijn we druk bezig geweest met het testen en implementeren van een gevalideerde centrale database. Deze database bevat enkel gevalideerde informatie van KBO, KvK, Sirene en VIES. 

Goed om te weten is dat onze interface ongewijzigd blijft en deze verbetering voornamelijk op de achtergrond plaatsvindt. 

Hieronder lichten we graag toe hoe deze vernieuwde database werkt. We bevinden ons momenteel in een bèta-fase, wat betekent dat alle feedback zeker welkom is.

Voordelen van de gevalideerde relatiedatabase

• De relaties in deze database bevatten enkel gevalideerde informatie (KvK-nummer, btw-nummer, etc.). Relaties die niet gevalideerd zijn, worden niet aangemaakt in deze database. Zo kunnen er dus ook geen dubbele relaties ontstaan. 
• We verwachten een aanzienlijke verbetering van herkenning van facturen die op de juiste relatie worden geboekt. Dit ligt uiteraard in lijn met de visie van Yuki: zorgen voor meer automatisering zodat er minder handmatig geboekt moet worden!

Werking

Hoe werkt nu het vinden van de juiste relatie in de lokale en gevalideerde relatiedatabase?

Wanneer een nieuw document wordt geüpload in het domein, zoekt Yuki eerst naar de domeinrelaties (lokale database) om de beste match te vinden. Hierbij controleert Yuki de volgende zaken (en in deze volgorde): KvK-nummer, btw-nummer, website, IBAN-/bankrekeningnummer.

Als er geen overeenkomst is gevonden, zoekt Yuki naar een gevalideerde relatie in de gevalideerde relatiedatabase. Deze relatie wordt dan gekopieerd naar het domein en wordt aangemaakt als een lokale relatie.

Op onderstaande afbeelding zie je een groene bol tevoorschijn komen. Als je hierop klikt, betekent het dat je een relatie uit de gevalideerde database selecteert.

Gevalideerde relaties worden ook gekenmerkt door een groen vinkje bij de relatiekaart. 

Lokale relaties, al dan niet uit de gevalideerde relatiedatabase, worden gekenmerkt door een witte bol in het boekingsscherm.

Als er ook geen overeenkomst is gevonden in de gevalideerde relatiedatabase, dan zoekt Yuki naar een relatie in onze huidige database. Denk hierbij aan bijvoorbeeld leveranciers buiten Europa.

Als laatste, indien zelfs hier geen overeenkomst wordt gevonden, wordt er een nieuwe relatie aangemaakt in het domein met de gegevens die in het document zijn gevonden door onze herkenning.

LET OP!

Indien jullie bepaalde documenten toch op een andere relatie dan gewenst zien verschijnen, laat dit dan zeker even weten aan support@yuki.nl. Zo kunnen we zorgen voor een nog betere selectie van de juiste relatie. 

In de log bij het boekingsscherm kun je steeds een overzicht terugvinden op basis van welke informatie Yuki de relatie heeft gekozen.

Aandachtspunten

• Het kan zijn dat het document in het verleden op een bepaalde relatie is geboekt, maar nu op een andere relatie is geboekt. Dit komt bijvoorbeeld voor als de lokale relatiekaart in het domein niet voldoende informatie bevat (denk aan een ontbrekend btw-nummer).
• Deze nieuwe wijziging wordt alleen toegepast op nieuwe documenten of wanneer de documenten opnieuw worden verwerkt. Reeds verwerkte documenten worden niet gewijzigd.
• Indien Yuki een gevalideerde relatie kiest, maar je toch een bepaald document op een andere relatie wilt boeken, kun je ook gebruik maken van een OCR-herkenningsregel om dit te sturen. Voor meer informatie, verwijzen we graag naar deze supportpagina. 
  
  TIP!
  Je kunt vanuit de Automatiseringsmonitor ook OCR-herkenningsregels aanmaken.