Bulk mail

Met de functie Bulk mail kun je grote aantallen e-mails tegelijk versturen naar je relaties, bijv. voor marketingacties of algemene mededelingen. Door gebruik te maken van placeholders (mailmerge-codes) worden gegevens zoals de naam of het btw-nummer automatisch gepersonaliseerd per ontvanger.

Voordat je bulk mail gaat verzenden, kun je zelf bepalen welk e-mailadres als afzender staat vermeld. Dit e-mailadres (verzendadres) moet wel gevalideerd worden door Nmbrs Accounting.

Rechten en rollen

Alle gebruikers hebben toegang tot het versturen van bulk mail behalve een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Inkoop' of 'HRM'.

Toegang tot Bulk mail

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Relaties in de navigatiebalk
• klik je vervolgens op Bulk mail. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Stap 1: Afzender e-mailadres valideren

Voordat je voor de eerste keer een bulk mail kunt versturen, moet het afzenderadres eenmalig worden gevalideerd door Nmbrs Accounting:

• is er in het domein nog geen e-mailadres gevalideerd om als afzender te gebruiken, klik dak achter het veld Afzender op Klik hier om een e-mailadres te valideren.
  
  
  
• Vul het gewenste e-mailadres in en voer de naam in die als afzender getoond moet worden.
  
  
  
• Klik op Versturen en vervolgens op OK.
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• Open je eigen mailbox en klik binnen 24 uur op de verificatielink in de ontvangen validatie-e-mail.
  
  
  Na het valideren verschijnt de volgende melding in je scherm:
  
  
  
• Open je Bulk mail weer en het gevalideerde verzendadres is ingevuld.
  
  

TIP!

Wil je later e-mailadressen toevoegen, de afzendernaam wijzigen of e-mailadressen verwijderen? Klik dan naast het afzenderadres op Bewerken.

Stap 2. Bulk mail opstellen en verzenden

Vul vervolgens de volgende velden in:

• Afzender: selecteer het gevalideerde e-mailadres.
• Document: kies het te verzenden document (alleen tekst- of HTML-bestanden) uit het archief. Het onderwerp en de inhoud van dit document worden overgenomen als het onderwerp en de tekst van de e-mail.
• Ontvangers: bepaal wie de e-mail ontvangt (Geselecteerde relaties, Alle leveranciers, Alle klanten of Relaties met een specifieke tag).
  Kies je voor de laatste dan moet je de tag(s) en de gekoppelde relaties verder specificeren.
• Archiveer: vink deze optie aan als je per ontvanger een kopie van de gemailmergde mail wilt opslaan in het archief.

Controleer de instellingen en verzend de bulk mail.

Beschikbare placeholders

Om de e-mail te personaliseren, kun je in het gekozen document placeholders opnemen. Deze gegevens worden automatisch opgehaald uit de relatiekaart van het bedrijf of de persoon:

• [Y_Naam] of [Y_FullName] - Volledige naam
• [Y_AdresRegel1] of [Y_AddressLine1] - Straat, 1e regel op adreskaart
• [Y_AdresRegel2] of [Y_AddressLine2] - Straat, 2e regel op adreskaart
• [Y_Postcode] of [Y_ZipCode] - Postcode
• [Y_Stad] of [Y_City] - Woonplaats
• [Y_Land] of [Y_Country] - Land van relatie
• [Y_PostAdresRegel1] of [Y_MailAddressLine1] - Postadres, 1e regel op adreskaart
• [Y_PostAdresRegel2] of [Y_MailAddressLine2] - Postadres, 2e regel op adreskaart
• [Y_PostPostcode] of [Y_MailZipCode] - Postcode bij postadres
• [Y_PostStad] of [Y_MailCity] - Stad bij postadres
• [Y_Code] - Relatiecode
• [Y_Aanhef] of [Y_Heading] - Aanhef van relatie
• [Y_CodeBijLeverancier] of [Y_CodeAtSupplier] - Code waarmee je bekend bent bij de relatie
• [Y_BTWNummer] of [Y_VATNumber] - Btw-nummer van de relatie
• [Y_KVKNummer] of [Y_COCNumber] - KvK-nummer van de relatie
• [Y_VandaagLang] of [Y_TodayLong] - Vandaag in lang formaat, bijvoorbeeld Maandag 14 januari 2019
• [Y_VandaagKort] of [Y_TodayShort] - Vandaag in kort formaat, bijvoorbeeld 14-01-2019. 

Historie bekijken

Wil je eerder verzonden bulk mails terugzien? Klik in het scherm Bulk mail op de knop Historie voor een overzicht van alle e-mailacties uit het verleden.