In Yuki kunnen documenten automatisch efficiënter worden verwerkt door gebruik te maken van OCR-herkenningsregels (Optical Character Recognition). Dit proces ondersteunt de herkenning en verwerking van tekst in afbeeldingen en kan de automatische verwerkingsgraad van documenten in een domein verbeteren.
Functie van OCR-herkenningsregels
OCR herkende gegevens worden gebruikt om essentiële aspecten van een document te bepalen, zoals de documentsoort en de relatie. Dit is cruciaal voor nauwkeurige automatische verwerking.
Voor een uitgebreide beschrijving van de OCR-herkenningsregels in een domein zie artikel Lokale OCR-herkenningsregels.
Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan de Automatiseringsmonitor bekijken en indien nodig acties uitvoeren om de score van de automatische verwerkingsgraad van documenten te verhogen.
Controles van Automatiseringsmonitor
Binnen de Automatiseringsmonitor worden zes specifieke controles uitgevoerd op OCR-herkenningsregels:
- Ontbrekende regels voor relaties
Facturen van leverancier of klant worden niet herkend ondanks het feit dat relatie waarop werd geboekt al bestaat. - Ontbrekende regels voor facturen
Bij facturen is een onjuiste relatie gevonden ondanks het feit dat de correcte relatie al bestaat. - Ontbrekende regels voor documenttype
Inkoop- en verkoopfacturen waarvan het documenttype foutief werd herkend ((inkoopfactuur als verkoopfactuur of vice versa). - Onjuiste input
OCR-herkenningsregels voor facturen van relaties werken niet vanwege onjuiste input criteria. - Onjuiste relaties
Bestaande OCR herkenningsregels leiden naar de onjuiste relatie. - Onjuist documenttype
Het documenttype van facturen is door een OCR-herkenningsregel onjuist bepaald.
LET OP!
Alle controles worden één keer per dag uitgevoerd.
Document bekijken
Binnen een aantal controles kan een document worden bekeken door:
- met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur te bewegen
- op de knop met de drie puntjes te klikken
- vervolgens Bekijk document in het dropdownmenu te selecteren.
Het desbetreffende document wordt nu geopend.
Score van Automatiseringsmonitor verhogen
Hieronder wordt per controle beschreven welke actie moet worden ondernomen om de score van de OCR-herkenningsregels te verhogen.
Na het aanbrengen van de benodigde aanvullingen en/of correcties, kun je de score van de OCR-herkenningsregels bijwerken door rechtsboven in het scherm op de knop Verversen te klikken.
Toegang OCR-herkenningsregels (Automatiseringsmonitor)
Om toegang te krijgen:
- klik je met je muis op het icoon Backoffice in de navigatiebalk
- klik je op Automatiseringsmonitor
- klik je in het nu geopende scherm op de tegel OCR-herkenningsregels.
1. Ontbrekende regels voor relaties
Hier worden de facturen van relaties getoond waarvan Yuki de leverancier of klant niet heeft herkend terwijl de relatie waarop werd geboekt al wel bestaat.
LET OP!
Hier worden alleen facturen getoond die OCR-data bevatten.
Actie
Controleer of alle informatie correct in de relatiekaart werd ingevuld of maak eventueel een OCR-herkenningsregel aan voor deze leverancier of klant.
Relatie bekijken en evt. wijzigen
Om een relatie te bekijken en/of te wijzigen:
- klik je op de knop met de drie puntjes achter de knop Nieuwe OCR-herkenningsregel
- selecteer je vervolgens Bekijk relatie in het dropdownmenu.
- controleer en wijzig je indien nodig de gegevens in de geopende relatiekaart
- klik je op de knop Bewaren.
OCR-herkenningsregel aanmaken
Om een nieuwe OCR-herkenningsregel voor de desbetreffende factuur aan te maken:
- klik je op de knop Nieuwe OCR-herkenningsregel.
Het volgende scherm wordt geopend:
TIP!
Klik op Document om een weergave van het document te bekijken. - geef in het nu geopende scherm de prioriteit aan
- definieer je op basis van de getoonde OCR-tekst tenminste één criterium
LET OP!
Gebruik de hele regel uit de OCR-tekst als waarde in één van de OCR-data velden. - geef je aan wat het resultaat van de herkenningsregel moet zijn
- klik je vervolgens op de knop Aanmaken.
2. Ontbrekende regels voor facturen
Hier worden de facturen getoond waarbij Yuki een onjuiste relatie heeft gevonden terwijl de correcte relatie al wel bestaat.
Actie
Controleer of alle informatie correct in de relatiekaart werd ingevuld of maak eventueel een OCR-herkenningsregel aan voor deze leverancier of klant.
Relatie bekijken en evt. wijzigen
Om een relatie te bekijken en evt. te wijzigen:
- klik je op de knop met de drie puntjes achter de knop Nieuwe OCR-herkenningsregel
- selecteer je vervolgens Bekijk relatie in het dropdownmenu
- controleer en wijzig je indien nodig de gegevens in de geopende relatiekaart
- klik je op de knop Bewaren.
OCR-herkenningsregel aanmaken
Om een nieuwe OCR-herkenningsregel voor de desbetreffende factuur aan te maken:
- klik je op de knop Nieuwe OCR-herkenningsregel
- geef in het nu geopende scherm de prioriteit aan
- definieer je op basis van de getoonde OCR-tekst tenminste één criterium
LET OP!
Gebruik de hele regel uit de OCR-tekst als waarde in één van de OCR-data velden. - geef je aan wat het resultaat van de herkenningsregel moet zijn
- klik je vervolgens op de knop Aanmaken.
3. Ontbrekende regels voor documenttype
Hier worden de inkoop- en verkoopfacturen getoond waarvan het documenttype foutief werd herkend (inkoopfactuur als verkoopfactuur of vice versa).
Je kunt hier de ontbrekende herkenningsregels voor in- of verkoopfacturen laten tonen.
Actie
Maak een OCR-herkenningsregel aan om ervoor te zorgen dat de facturen in de toekomst met het juiste documenttype herkend worden.
OCR-herkenningsregel aanmaken
Om een nieuwe OCR-herkenningsregel voor de desbetreffende factuur aan te maken:
- klik je op de knop Nieuwe OCR-herkenningsregelg
- geef je in het nu geopende scherm de prioriteit aan
- definieer je op basis van de getoonde OCR-tekst tenminste één criterium
LET OP!
Gebruik de hele regel uit de OCR-tekst als waarde in één van de OCR-data velden. - geef je aan wat het resultaat van de herkenningsregel moet zijn
- klik je vervolgens op de knop Aanmaken.
4. Onjuiste input
Hier worden de OCR-herkenningsregels voor facturen van relaties getoond die niet werken vanwege onjuiste input criteria.
TIP!
Linksboven elke factuur wordt het ID van de desbetreffende OCR-herkenningsregel getoond. In het overzicht van de OCR-herkenningsregels kun je zoeken op dit ID.
Actie
Controleer de criteria van de bestaande OCR-herkenningsregel of maak aanvullende herkenningsregels aan als er voor deze relaties meerdere factuurlay-outs bestaan.
OCR-herkenningsregel controleren en evt. wijzigen
Om de OCR-herkenningsregel van de desbetreffende factuur te controleren en evt. te wijzigen:
- klik je op de knop Wijzig OCR-herkenningsregel
- geef je in het nu geopende scherm de prioriteit aan
- definieer je op basis van de getoonde OCR-tekst tenminste één criterium
- geef je aan wat het resultaat van de herkenningsregel moet zijn
- klik je vervolgens op de knop Bewaren.
Aanvullende OCR-herkenningsregel aanmaken (bij meerdere factuurlay-outs)
Om een nieuwe aanvullende OCR-herkenningsregel aan te maken:
- beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
- klik je op de knop met de drie puntjes
- selecteer je vervolgens Bekijk document in het dropdownmenu.
- klik je in het nu geopende document rechts in het scherm op OCR-herkenningsregels
- maak je een nieuwe OCR-herkenningsregel aan.
Voor een uitgebreide beschrijving van het aanmaken van een OCR-herkenningsregel zie artikel Lokale OCR-herkenningsregel aanmaken.
5. Onjuiste relaties
Hier worden bestaande OCR-herkenningsregels getoond die leiden naar een onjuiste relatie.
Actie
Controleer de desbetreffende herkenningsregel en wijzig bij 'Resultaat' de relatie.
OCR-herkenningsregel controleren en evt. wijzigen
Om de OCR-herkenningsregel van de desbetreffende factuur te controleren en evt. te wijzigen:
- klik je op de knop Wijzig OCR-herkenningsregel
- selecteer je in het nu geopende scherm onder Resultaat in het veld Relatie de juiste relatie
- klik je vervolgens op de knop Bewaren.
6. Onjuist documenttype
Hier worden bestaande OCR-herkenningsregels getoond waarvan het documenttype van facturen onjuist wordt bepaald.
Actie
Controleer de desbetreffende herkenningsregel en wijzig bij 'Resultaat' het documenttype.
OCR-herkenningsregel controleren en evt. wijzigen
Om de OCR-herkenningsregel van de desbetreffende factuur te controleren en evt. te wijzigen:
- klik je op de knop Wijzig OCR-herkenningsregel
- selecteer je in het nu geopende scherm onder Resultaat in het veld Documentsoort het juiste document
- klik je vervolgens op de knop Bewaren.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren