Kwaliteit van relaties (Automatiseringsmonitor)

Bij de kwaliteit van relaties in de Automatiseringsmonitor worden de volgende vijf controles op de relatiekaarten en relaties uitgevoerd:

• Dezelfde relatienaam
  Relaties die meer dan één keer bestaand en dezelfde relatienaam én hetzelfde land hebben. 
• Hetzelfde btw-nummer
  Relaties die meer dan één keer bestaand en hetzelfde btw-nummer hebben. 
• Hetzelfde KvK-nummer
  Relaties die meer dan één keer bestaan en hetzelfde KvK-nummer hebben. 
• Ontbrekende informatie
  De relatiekaarten van deze relaties buiten de EU bevatten geen adres en btw-nummer. 
• Ongebruikte relaties
  Relaties die in de lokale database van dit domein bestaan maar waaraan geen documenten of transacties zijn gekoppeld. 
• Valideer relaties
  Lokale relaties van dit domein kunnen worden bijgewerkt met de gegevens van relaties die officieel zijn gevalideerd door een van de externe validatiebronnen zoals KvK. VIES, etc..

LET OP!

Alle controles worden door de Automatiseringsmonitor  één keer per dag uitgevoerd.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan de Automatiseringsmonitor bekijken en indien nodig acties uitvoeren om de score van de automatische verwerkingsgraad van documenten te verhogen.

Hieronder wordt per controle beschreven welke actie moet worden ondernomen om de score van de kwaliteit van de relaties te verhogen.

Nadat je ervoor hebt gezorgd dat de benodigde aanvullingen en/of correcties zijn uitgevoerd kun je vervolgens de score van de kwaliteit van relaties updaten door rechtsboven in het scherm op de knop >Verversen  te klikken.

Beweeg met je muis boven het icoon Backoffice in de navigatiebalk en klik vervolgens op Automatiseringsmonitor. Klik in het nu geopende scherm op de link Suggesties in de tegel Kwaliteit van relaties.

Dezelfde relatienaam 

Hier worden alle relaties getoond die meer dan één keer bestaan én dezelfde relatienaam en land hebben.

Kijk of deze relaties dubbel zijn en dus samengevoegd kunnen worden of dat de naam van één van de dubbele relaties aangepast kan worden. 

LET OP!

Deze actie is definitief!

Relaties samenvoegen

Om de relaties samen te voegen klik je op de knop Samenvoegen. Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer de relatie de je wilt behouden en waarnaar dus alle dubbele gegevens worden overgedragen. Klik vervolgens op de knop Volgende.

Het volgende scherm wordt geopend:

Controleer of je de juiste relatie hebt geselecteerd die behouden moet worden. Is dit niet het geval klik dan op de knop Terug.

Na het klikken op de knop Samenvoegen wordt de samengevoegde geselecteerde relatie zal de duplicaat relatie worden verwijderd.

De volgende melding verschijnt in het scherm:

Relatie bekijken

Om een relatie te wijzigen, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende relatie, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Bekijk relatie in het dropdownmenu.

TIP!

Klik links in de nu geopende relatiekaart op Documenten of Transacties om respectievelijk alle documenten te bekijken die op deze relatie zijn geboekt of alle transacties te bekijken die aan deze relatie gekoppeld zijn.

Relatie wijzigen

Om een relatie te wijzigen, beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende relatie, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Wijzig relatie in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Wijzig de naam van de desbetreffende relatie en klik vervolgens op de knop Bewaren.

De relatie verdwijnt uit de lijst van relaties met dezelfde naam.

Hetzelfde btw-nummer

Hier worden alle relaties getoond die meer dan één keer bestaan en hetzelfde btw-nummer hebben. 

Kijk of deze relaties dubbel zijn en dus samengevoegd kunnen worden of dat het btw-nummer van één van de dubbele relaties aangepast kan worden.

LET OP!

Deze actie is definitief!

Relaties samenvoegen, bekijken of wijzigen

Om de relaties samen te voegen of te wijzigen, zie de beschrijving bij de bovenstaande controle 'Dezelfde relatienaam'.

Hetzelfde KvK-nummer

Hier worden alle relaties getoond die meer dan één keer bestaan en hetzelfde KvK-nummer hebben. 

Kijk of deze relaties dubbel zijn en dus samengevoegd kunnen worden of dat het KvK-nummer van één van de dubbele relaties aangepast kan worden. 

LET OP!

Deze actie is definitief!

Relaties samenvoegen, bekijken of wijzigen

Om de relaties samen te voegen of te wijzigen, zie de beschrijving bij de bovenstaande controle 'Dezelfde relatienaam'.

Ontbrekende informatie

Hier worden de relaties buiten de EU getoond waarvan de relatiekaarten geen btw-nummer en adres bevatten. 

Vul minstens één van beiden in zodat Yuki meer referentiepunten heeft voor een correcte herkenning.

Beweeg met je muis boven de regel van de desbetreffende relatie en klik vervolgens op de knop Bewerken.

Het volgende scherm wordt geopend:

Voer het btw-nummer en/of het adres in en klik vervolgens op de knop Bewaren.

De relatie verdwijnt uit de lijst van relaties buiten de EU zonder btw-nummer en adres.

Ongebruikte relaties

Hier worden de relaties getoond die in de lokale database van dit domein bestaan maar waaraan geen documenten of transacties zijn gekoppeld. 

Verwijder deze relaties zodat Yuki gerichter voor de juiste relatie boekingen kan voorstellen.

Beweeg met je muis boven de regel van de desbetreffende relatie en klik vervolgens op de knop Verwijderen.

De relatie verdwijnt uit de lijst van ongebruikte relaties.

TIP!

Om alle ongebruikte relaties in één keer te verwijderen, selecteer je het selectievakje voor Naam en klik je vervolgens bovenin het scherm op de knop Verwijderen.

Valideer relaties

Hier worden de lokale relaties getoond die dezelfde naam of hetzelfde adres, btw-nummer of KvK-nummer hebben als een relatie waarvan de gegevens officieel zijn gevalideerd door een van de externe validatiebronnen (KVK/VIES/Sirene).

Door het valideren van de relatie worden de gegevens van de lokale relatie overschreven door die van de gevalideerde relatie.

Je hebt de mogelijkheid om een relatie niet mee te laten nemen in de berekening van de score van de gevalideerde relaties. Hiervoor kun je een relatie als het ware laten sluimeren. De relatie zal gedurende 30 dagen niet meer worden getoond en niet meer in de berekening van de score worden meegenomen.

Om de lokale relatie bij te werken met de meest recente geverifieerde informatie van de gevalideerde relatie klik je op de knop Valideren.

Het volgende scherm wordt geopend:

Controleer de gegevens en klik vervolgens op de knop Valideren om de lokale relatie bij te werken met de gegevens van de gevalideerde relatie.

De relatie verdwijnt uit de lijst van te valideren relaties.

TIP!

Om alle relaties in één keer te valideren, selecteer je het selectievakje voor Relatie en klik je vervolgens bovenin het scherm op Valideren.

Relaties sluimeren

Om een lokale relatie te sluimeren:

• beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende relatie en klik je op de knop met de drie puntjes. Selecteer vervolgens de menuoptie Sluimeren in het dropdownmenu
  
  
  
• selecteer je de desbetreffende relatie en klik je bovenin het scherm op Sluimeren.

De gesluimerde relatie zal 30 dagen niet meer worden getoond en wordt niet meegenomen in de berekening van de score.

TIP!

Om alle relaties in één keer te sluimeren, selecteer je het selectievakje voor Relatie en klik je vervolgens bovenin het scherm op de knop Sluimeren.

Relaties bekijken of wijzigen

Om de relaties te bekijken of te wijzigen, zie de beschrijving bij de bovenstaande controle 'Dezelfde relatienaam'.