Kwaliteit van relaties (Automatiseringsmonitor)

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan de Automatiseringsmonitor bekijken en indien nodig acties uitvoeren om de score van de automatische verwerkingsgraad van documenten te verhogen.

Controles van Automatiseringsmonitor

Binnen de Automatiseringsmonitor worden zes specifieke controles uitgevoerd op de kwaliteit van relaties:

1. Dezelfde relatienaam
   Relaties die meer dan één keer bestaan en dezelfde relatienaam én hetzelfde land hebben. 
2. Hetzelfde btw-nummer
   Relaties die meer dan één keer bestaan en hetzelfde btw-nummer hebben. 
3. Hetzelfde KvK-nummer
   Relaties die meer dan één keer bestaan en hetzelfde KvK-nummer hebben. 
4. Ontbrekende informatie
   De relatiekaarten van deze relaties buiten de EU bevatten geen adres en btw-nummer. 
5. Ongebruikte relaties
   Relaties die in de lokale database van dit domein bestaan maar waaraan geen documenten of transacties zijn gekoppeld. 
6. Valideer relaties
   Lokale relaties van dit domein kunnen worden bijgewerkt met de gegevens van relaties die officieel zijn gevalideerd door een van de externe validatiebronnen zoals KvK. VIES, etc.
   Daarnaast is het mogelijk om relaties niet meer mee te nemen in de score door het gebruik van de Snooze functionaliteit.

LET OP!

Alle controles worden één keer per dag uitgevoerd.

Score van Automatiseringsmonitor verhogen

Hieronder wordt per controle beschreven welke actie moet worden ondernomen om de score van de kwaliteit van relaties te verhogen.

Na het aanbrengen van de benodigde aanvullingen en/of correcties, kun je de score van de kwaliteit van relaties bijwerken door rechtsboven in het scherm op de knop Verversen te klikken.

Toegang Kwaliteit van relaties (Automatiseringsmonitor)

Om toegang te krijgen:

• klik je met je muis op het icoon Backoffice in de navigatiebalk
• klik je op Automatiseringsmonitor
• klik je in het nu geopende scherm op de tegel Kwaliteit van relaties.
  
  

1 Dezelfde relatienaam 

Hier worden alle relaties getoond die meer dan één keer bestaan én dezelfde relatienaam en land hebben.

Actie

Kijk of deze relaties dubbel zijn en dus samengevoegd kunnen worden of dat de naam van één van de dubbele relaties aangepast kan worden. 

LET OP!

Deze actie is definitief!

Relaties samenvoegen

Om de relaties samen te voegen:

• klik je op de knop Samenvoegen.
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• selecteer je de relatie de je wilt behouden en waarnaar dus alle dubbele gegevens worden overgedragen
• klik je vervolgens op de knop Volgende
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• controleer je of je de juiste relatie hebt geselecteerd die behouden moet worden. Is dit niet het geval klik dan op de knop Terug.
• klik je op de knop Samenvoegen.

De duplicaat relatie wordt verwijderd en de samengevoegde geselecteerde relatie blijft over.

De volgende melding verschijnt in het scherm:

Relatie bekijken

Om een relatie te bekijken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende relatie
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Bekijk relatie in het dropdownmenu.

TIP!

Klik links in de nu geopende relatiekaart op Documenten of Transacties om respectievelijk alle documenten te bekijken die op deze relatie zijn geboekt of alle transacties te bekijken die aan deze relatie gekoppeld zijn.

Relatie wijzigen

Om een relatie te wijzigen:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende relatie
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Wijzig relatie in het dropdownmenu
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• wijzig je de naam van de desbetreffende relatie
• klik je vervolgens op de knop Bewaren.

De relatie verdwijnt uit de lijst van relaties met dezelfde naam.

2. Hetzelfde btw-nummer

Hier worden alle relaties getoond die meer dan één keer bestaan en hetzelfde btw-nummer hebben. 

Actie

Kijk of deze relaties dubbel zijn en dus samengevoegd kunnen worden of dat het btw-nummer van één van de dubbele relaties aangepast kan worden.

LET OP!

Deze actie is definitief!

Relaties samenvoegen, bekijken of wijzigen

Om de relaties samen te voegen of te wijzigen, zie de beschrijving bij de bovenstaande controle 'Dezelfde relatienaam'.

3. Hetzelfde KvK-nummer

Hier worden alle relaties getoond die meer dan één keer bestaan en hetzelfde KvK-nummer hebben. 

Actie

Kijk of deze relaties dubbel zijn en dus samengevoegd kunnen worden of dat het KvK-nummer van één van de dubbele relaties aangepast kan worden. 

LET OP!

Deze actie is definitief!

Relaties samenvoegen, bekijken of wijzigen

Om de relaties samen te voegen of te wijzigen, zie de beschrijving bij de bovenstaande controle 'Dezelfde relatienaam'.

4. Ontbrekende informatie

Hier worden de relaties buiten de EU getoond waarvan de relatiekaarten geen btw-nummer en adres bevatten. 

Actie

Vul minstens één van beiden in zodat Yuki meer referentiepunten heeft voor een correcte herkenning.

Relatie wijzigen

Om een relatie te wijzigen:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende relatie
• klik je op de knop Bewerken
  
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• voer je het btw-nummer en/of het adres in
• klik je vervolgens op de knop Bewaren.

De relatie verdwijnt uit de lijst van relaties buiten de EU zonder btw-nummer en adres.

5. Ongebruikte relaties

Hier worden de relaties getoond die in de lokale database van dit domein bestaan maar waaraan geen documenten of transacties zijn gekoppeld. 

Actie

Verwijder deze relaties zodat Yuki gerichter voor de juiste relatie boekingen kan voorstellen.

Relatie verwijderen

Om een relatie te verwijderen:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende relatie
• klik je op de knop Verwijderen.
  
  

De relatie verdwijnt uit de lijst van ongebruikte relaties.

Alle ongebruikte relaties verwijderen

Om alle ongebruikte relaties in één keer te verwijderen:

•  selecteer je het selectievakje voor Naam
• klik je vervolgens bovenin het scherm op de knop Verwijderen.
  
  

6. Valideer relaties

Hier worden de lokale relaties getoond die dezelfde naam of hetzelfde adres, btw-nummer of KvK-nummer hebben als een relatie waarvan de gegevens officieel zijn gevalideerd door een van de externe validatiebronnen (KVK/VIES/Sirene).

Door het valideren van de relatie worden de gegevens van de lokale relatie overschreven door die van de gevalideerde relatie.

Relatie niet meenemen in score gevalideerde relaties

Je hebt de mogelijkheid om een relatie tjdelijk of permanent niet mee te laten nemen in de berekening van de score van de gevalideerde relaties. 

Hiervoor kun je een relatie als het ware laten snoozen (sluimeren). De relatie zal gedurende 30 dagen of permanent niet meer worden getoond en niet meer in de berekening van de score worden meegenomen.

Relatie valideren

Om de lokale relatie bij te werken met de meest recente geverifieerde informatie van de gevalideerde relatie:

• klik je op de knop Valideren
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• controleer je de gegevens
•  klik je vervolgens op de knop Valideren om de lokale relatie bij te werken met de gegevens van de gevalideerde relatie.

De relatie verdwijnt uit de lijst van te valideren relaties.

Alle relaties valideren

Om alle relaties in één keer te valideren:

• selecteer je het selectievakje voor Relatie
• klik je vervolgens bovenin het scherm op Valideren.
  
  

Relatie tijdelijk snoozen

Om een lokale relatie 30 dagen te snoozen:

• beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende relatie
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie 30 dagen snoozen in het dropdownmenu
  
  
  OF
  
  
• selecteer je de desbetreffende relatie en klik je bovenin het scherm op Snoozen.
  
  

De gesnoozede relatie zal 30 dagen niet meer worden getoond en wordt niet meegenomen in de berekening van de score.

Alle relaties tijdelijk snoozen

Om alle relaties in één keer te snoozen:

• selecteer je het selectievakje voor Relatie
• klik je vervolgens bovenin het scherm op Snoozen.
  
  

Relatie permanent snoozen

Om een lokale relatie permanent te snoozen:

• beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende relatie
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Snooze permanent in het dropdownmenu
  
  
  De volgende melding verschijnt in het scherm:
  
  
  
• voer je de reden in waarom je deze relatie permanent wilt snoozen
• klik,je vervolgens op de knop Snoozen.

De permanent gesnoozede relatie verdwijnt uit de lijst 'Relaties die moeten worden verrijkt met geverifieerde informatie' en komt terecht in de lijst 'Permanent gesnoozed'.

Permanent gesnoozede relatie valideren

Om een permanent gesnoozede relatie te valideren:

• beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende relatie
• klik je vervolgens op de knop Valideren
  
  
  

De permanent gesnoozede relatie verdwijnt uit de lijst 'Permanent gesnoozed'.

Relaties bekijken of wijzigen

Om de relaties te bekijken of te wijzigen, zie de beschrijving bij de bovenstaande controle 'Dezelfde relatienaam'.

Externe link bekijken

Om de Kamer van Koophandel gegevens te bekijken van de relatie:

• beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende relatie
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Bekijk externe link in het dropdownmenu
  
  

Het scherm met de gegevens van de Kamer van Koophandel wordt geopend.