UBL voor portaal instellen

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een bestandsformaat voor facturen die door Yuki uitgelezen kan worden. Je klant (de ondernemer) hoeft niet meer in te loggen op de website van de leverancier óf facturen en bonnen in te scannen. Gegevens krijg je sneller aangeleverd en Yuki verwerkt UBL-facturen direct. Verder kan Yuki met behulp van de innovatieve IDR+ technologie UBL-facturen uitsplitsen tot op regelniveau (factuurregels). De IDR+ technologie zit standaard in Yuki.

Voor een uitgebreide beschrijving van de IDR zie artikel Automatische documentverwerking (IDR).

LET OP!

Een door Maximale herkenning verrijkte UBL-factuur kan niet worden uitgesplitst tot op regelniveau (factuurregels).

Voor een uitgebreide beschrijving van Maximale herkenning zie artikel Maximale herkenning activeren.

Voor het automatisch ophalen van UBL-facturen (via InvoiceSharing) bij leveranciers door Yuki moeten alle administraties die je beheert in het portaal aangemeld worden. Dan ziet Yuki automatisch welke leveranciers van jouw klanten UBL ondersteunen en welke erbij komen, hoe meer aanmeldingen, hoe slimmer het Yuki platform wordt. 

Je kunt je klanten direct aanmelden voor UBL of een uitnodiging sturen om de UBL aanmelding te accepteren of om deze nog even uit te stellen. 

Na (acceptatie van) de aanmelding moet het domein door je klant nog verder worden ingesteld voor UBL. 

Voordelen van UBL

• Facturen krijg je sneller aangeleverd, want Yuki haalt UBL facturen automatisch bij leveranciers op
• Yuki splitst UBL-facturen voor je uit
• Ondersteunt matchingsregels waardoor matching van factuur en banktransactie nauwkeuriger op de situatie van een domein wordt afgestemd.

Instellen van administraties zodat mijn klanten gebruik kunnen maken van UBL-facturen

Om de administraties in een portaal in te stellen voor het ontvangen van UBL-facturen moeten er 3 stappen worden doorlopen:

• Aanmelden van je portaal voor het ontvangen van UBL-facturen
• Uitnodigen of registreren van administraties voor ontvangst van UBL-facturen
• Invoeren van relatiecode of leverancierscode bij elke leverancier (op relatiekaart) na acceptatie door de administraties. 

Portaal voor ontvangen van UBL-facturen aanmelden

Om een portaal aan te melden voor ontvangst van UBL-facturen moet contact worden opgenomen met de Support afdeling van Yuki.

Zodra het portaal is aangemeld krijgt een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' de beschikking over':

• de portaalinstellingen 'UBL per bedrijf' en 'UBL per leverancier'
• een overzicht van de UBL-facturen.

Administraties voor ontvangst van UBL-facturen uitnodigen of registreren

Wanneer een portaal is aangemeld voor het automatisch ophalen van UBL-facturen via InvoiceSharing moeten vanuit elk domein de administraties nog worden uitgenodigd voor ontvangst van UBL-facturen. 

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel UBL per bedrijf (administraties uitnodigen of registreren).

Relatiecode of leverancierscode bij elke leverancier invoeren

Bij elke leverancier moet een relatiecode of leverancierscode zijn ingevuld. Op basis van deze code(s) kan Yuki de facturen van de desbetreffende leverancier opvragen. 

TIP!

De gebruiker (de ondernemer) kan deze code(s) natuurlijk ook zelf invoeren. 

Deze codes kunnen worden ingevoerd:

• tijdens het verwerken van inkoopfacturen
• op de relatiekaart van de leverancier
  
  

I.v.m. acceptatie kan het zijn dat een leverancier ter verificatie contact opneemt met je klant en kan er enige tijd overheen gaan voor de factuurstroom daadwerkelijk op gang komt.