Backoffice invoerscherm

Document invoeren

Bij het verwerken van een document kom je terecht in het backoffice verwerkingsscherm. Onderdeel van dit scherm is 'het invoerscherm'.

Elk document bestaat uit een aantal verschillende secties (afhankelijk van het documenttype) waarin de gegevens van het document ingevoerd moeten worden. Hieronder is een afbeelding te zien van het invoerscherm van het type inkoopfactuur. Het invoerscherm van het type onkostendeclaratie zal er heel anders uit zien. Welke gegevens per documenttype dienen te worden ingevoerd wordt in andere artikelen uitvoerig beschreven.

Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd en eventueel notities hebt toegevoegd kun je het document afhandelen. Dit kun je doen door te klikken op de knop Afhandelen linksboven in je scherm óf boven de sectie 'Overig'. Zodra je het document via
één van deze knoppen hebt afgehandeld zal automatisch het volgende document in de workflow worden geopend.

Wanneer je de invoer wilt bewaren maar het document geopend in je scherm wilt laten staan klik je op de knop Bewaar gewijzigde gegevens linksboven in je scherm (geen controle van invoer) of zet je de status van het document via de 'Backoffice status' in de 'Document' sectie rechts in het backoffice verwerkingsscherm op 'Afgehandeld' (controle van invoer).

Document wijzigen

Wanneer je een al verwerkt document opent zie je, afhankelijk van het documenttype, linksboven in je scherm de volgende knoppen:

1.   Open het document waardoor je gegevens kunt wijzigen of aanvullen.
2.   Verwijder het document. De volgende melding verschijnt in je scherm:
   
   
   
3.  Berg dit document in een andere ordner op
4.  Ga naar het vorige of volgende document
5.  Koppel dit document met een transactie (indien van toepassing)
6.  Factuurbewerkingen
7.  Financiële boekingen opnieuw verwerken
8.  Weergave van boekingsregels en indien van toepassing de factuurregels 
9. Type document.

Sectie 'Overig'

Afhankelijk van het documenttype zie je na het bewaren van het document nu de volgende gegevens in deze sectie:

• ID: Intern nummer.
• Aangemaakt: Datum en tijdstip van uploaden document en naam van gebruiker die document heeft geüpload.
• Omzetbelasting: Btw-aangifte waarin het document, indien van toepassing, op basis van de documentdatum is opgenomen. 
• Bestand: In het invoerscherm kun je het bestand vervangen door een ander bestand door te klikken op de knop 'Bestand kiezen'.
• Ordner: N.V.T.
• Gewijzigd: Datum en tijdstip waarop het document na de upload is gewijzigd, naam van gebruiker die het document heeft gewijzigd.

Sectie 'Workflow'

In gekleurde blokken wordt de workflow (naam gebruiker, datum en tijdstip) van het document weergegeven:

• Upload, E-mail bijlage of Yuki Assistant (geel blok)
• Externe verrijking aangevraagd (geel blok)
• (indien van toepassing) In behandeling
• Externe verrijking voltooid (groen blok)
• Afgehandeld (groen blok)
• Gematcht (roze blok).

LET OP!

De blokken 'Externe verrijking aangevraagd' en 'Externe verrijking voltooid' worden alleen getoond wanneer Maximale herkenning in het portaal door een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' is geactiveerd.