Documentverwerking instellen

In Nmbrs Accounting worden ingezonden documenten zoveel mogelijk automatisch verwerkt via Intelligent Document Recognition (IDR). Dit proces herkent automatisch factuurgegevens, bedragen en leveranciers.

Wanneer de IDR niet alle gegevens herkent, volgt het document een specifieke workflow. De gegevens van een document die niet door de IDR zijn herkend, kunnen handmatig door een gebruiker met de rol 'Data-entry' worden aangevuld. 

Beheerders kunnen bovendien instellen of automatisch verwerkte documenten nog door de backoffice gecontroleerd moeten worden.

Standaard documentworkflow

1. Automatische herkenning: een aangeleverd document wordt gescand door de IDR.
2. Handmatige aanvulling (Data-entry): gegevens die de IDR niet heeft herkend (zoals een specifieke grootboekrekening), worden handmatig aangevuld door een gebruiker met de rol Data-entry.
3. Status update: na het invullen zet de Data-entry medewerker de backoffice-status op 'Data-entry voltooid'.
4. Automatische afhandeling: standaard gaat het document hierna nóg een keer door de IDR. Nmbrs Accounting zet de status vervolgens automatisch op 'Afgehandeld'.

LET OP!

Documentverwerking is standaard ingeschakeld waardoor het document na deze automatische afhandeling direct verdwijnt uit de workflow. De backoffice heeft hierdoor geen gelegenheid meer om de handmatig ingevoerde gegevens te controleren.

Controlemogelijkheid inschakelen voor de Backoffice

Als je wilt dat documenten na de data-entry stap in de workflow blijven staan ter controle door de backoffice, kan de portaalbeheerder de automatische afhandeling uitschakelen.

Rechten en rollen

• Portaalbeheerder: heeft de bevoegdheid om de instelling voor documentverwerking uit te schakelen.
• Portaal backoffice: heeft geen toegang tot de instelling van de documentverwerking.

Toegang tot Documentverwerking

Om toegang te krijgen:

• klik je in het accountant portaal rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen.
  
  

Algemene instellingen: Documentverwerking

Het scherm met de algemene instellingen wordt standaard geopend.

In dit scherm vind je alle beschikbare algemene instellingen:

• Steekproeven: stel een automatische steekproefcontrole in op verwerkte transacties.
• Btw-aangifte goedkeuring: stel de goedkeuringsflow in voor btw-aangiften voordat deze definitief worden ingediend.
• Tevredenheid: activeer en beheer de functionaliteit voor tevredenheidsmetingen onder klanten.
• Beveiliging: Support en Customer Success medewerkers van Nmbrs Accounting kunnen portaalgebruikers toevoegen en verwijderen.
• Toegangsinstellingen voor eindgebruikers (klanten): bepaal welke rechten en functionaliteiten beschikbaar zijn voor klanten op domeinniveau.
  
  

Documentverwerking instellen

Om documentverwerking in te stellen, verwijder je het vinkje in het selectievakje Ingeschakeld.

Na het uitschakelen van de automatische afhandeling blijven documenten na de fase 'Data-entry voltooid' in de workflow staan. Medewerkers met de rol Portaal backoffice kunnen de ingevoerde gegevens nu eerst controleren voordat ze het document definitief afhandelen.