Documentverwerking instellen

Gewijzigd op Ma, 1 Jul om 1:56 PM

Alle aangeleverde documenten in Yuki worden zoveel mogelijk automatisch verwerkt door een proces wat Intelligent Document Recognition (IDR) wordt genoemd.

De gegevens van een document die niet door de IDR zijn herkend, kunnen handmatig door een gebruiker met de rol 'Data-entry' worden aangevuld. Deze gebruiker kan o.a. een grootboekrekening invullen. Het desbetreffende document wordt vervolgens op de backoffice status 'Data-entry voltooid' gezet.

Nadat deze gebruiker het document heeft afgehandeld om het volgende document in de workflow handmatig aan te vullen, gaat het afgehandelde document nog een keer door de IDR waarna het vervolgens automatisch door Yuki op 'Afgehandeld' wordt gezet.

Het document verdwijnt hierdoor uit de workflow waardoor de backoffice niet de mogelijkheid om het afgehandelde document te controleren.

Deze functionaliteit is standaard geactiveerd in Yuki.

Een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan deze instelling wijzigen zodat het automatisch afgehandelde document toch ter controle door de backoffice in de workflow blijft staan.

Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot de instellingen van de documentverwerking.

In het accountant portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen.

Het volgende scherm wordt altijd geopend in de weergave met de algemene instellingen van het portaal:

In dit scherm vind je behalve de instelling voor documentverwerking ook de volgende algemene instellingen:

steekproeven
btw-aangifte goedkeuring
tevredenheid
beveiliging
toegangsinstellingen voor eindgebruikers (klanten).

Documentverwerking instellen

Verwijder het vinkje in het selectievakje om ervoor te zorgen dat afgehandelde documenten met de backoffice status 'Data-entry voltooid' niet nogmaals door de IDR gaan.

Hierdoor blijven de documenten in de workflow staan waardoor de door de gebruiker met de rol 'Data-entry' handmatig aangevulde gegevens gecontroleerd kunnen worden.

Daarna kunnen de documenten door de backoffice worden afgehandeld.