Bestanden uploaden vanuit Postbus

Hieronder wordt kort de route uitgelegd van bestanden (documenten) op de lokale computer tot aan de verwerking in Yuki door de Backoffice:

• Lokale PC: Je documenten staan als pdf of afbeelding in een map op je computer (de originele bestanden blijven hier altijd veilig staan).
• Upload: Je kopieert (uploadt) de bestanden via de Postbus naar je administratie in Yuki.
• Bundelbak (tussenstation): Bepaalde documenten belanden eerst in de bundelbak. Hier kun je losse pagina's die bij elkaar horen (zoals een factuur van drie pagina's die los zijn ingescand) handmatig aan elkaar 'nieten' oftewel bundelen.
• Workflow: Pas nadat de documenten in de bundelbak correct zijn samengevoegd, stromen ze door naar de actieve workflow.
• Backoffice: De backoffice ziet de complete documenten nu pas in de workflow en kan ze in Yuki definitief gaan verwerken.

Bestanden in Bundelbak

Bestanden in de bundelbak worden nog niet door Yuki verwerkt. Blijft er een document in de bundelbak hangen? Dan mist de Backoffice die factuur dus in de administratie! Check deze bak daarom regelmatig.

Wie kan bestanden uploaden?

De ondernemer kan bestanden vanuit de Postbus uploaden.

Bestanden uploaden

Om bestanden te uploaden vanuit de Postbus:

• klik je op het icoon Postbus in de navigatiebalk
• klik je, indien nodig, in het nu geopende scherm op Aanleveren
• selecteer je de map waarin je de documenten en/of bestanden wilt uploaden
• klik je vervolgens op de knop Uploaden.
  
  
  TIP!
  Beweeg met je muis over een specifieke map waardoor er direct een pop-up tekst wordt getoond die uitlegt welke documenten en bestanden specifiek in die map thuishoren.
  
  Direct in map plaatsen versus map 'Uitzoeken Yuki'
  
  Direct in map
  Wanneer je bijv. inkoopfacturen direct in de map Inkoop upload dan zullen de documenten direct als inkoopfactuur worden gecategoriseerd.
  
  In map 'Uitzoeken Yuki'
  Selecteer echter bij voorkeur de ordner Uitzoeken Yuki zodat de Backoffice kan bepalen hoe de documenten geboekt en geordend moeten worden.
  
  
• selecteer je in het volgende scherm de juiste administratie in het geval dat er meerdere administratie in het domein aanwezig zijn
  
  
  
• klik je in het nu geopende scherm op de knop Selecteer bestanden.
  
  
  
• selecteer je in het nu geopende scherm alle bestanden (pdf of afbeelding) op je hard disk die moeten worden geüpload en klik je vervolgens op de knop Openen.
• klik je op de knop Uploaden starten waardoor de bestanden één voor één worden geüpload.
  
  Als alle bestanden zijn geüpload verschijnt een overzicht van alle bestanden.
  
  
  De geüploade documenten kunnen in dit scherm ook worden getoond als lijst waarin de details van elk document worden getoond:
  
  
  
• controleer je of er geen bestanden in de upload ontbreken.