Gegevens en documenten exporteren vanuit Nmbrs Accounting

De service van Nmbrs Accounting is erop gericht om alle documenten en gegevens online in de Nmbrs Accounting omgeving te bewaren en makkelijk bereikbaar te maken. Toch kan het soms handig zijn om bepaalde gegevens of documenten weer uit de Nmbrs Accounting omgeving te halen. Dit doe je door middel van het exporteren van bestanden. In Nmbrs Accounting kun je gebruik maken van exportmogelijkheden op portaal-, domein- en administratieniveau.

Exportmogelijkheden in portaal

• Downloaden van uit te voeren taken (CSV) via Workflow, Taken
• Downloaden van btw-aangiften (CSV) via Workflow, Btw-aangiften
• Downloaden van verwerkte transacties (CSV) via Beheer, Overzichten, overzicht Transacties
• Downloaden van UBL facturen (CSV) via Beheer, UBL

Rechten en rollen

• Gegevens exporteren vanuit het portaal
  Toegestaan voor:
  Uitsluitend gebruikers met een Backoffice rol in het portaal.
• Overzicht Transacties downloaden
  Toegestaan voor:
  Uitsluitend gebruikers met de rol Portaalbeheerder
  
  

Basisgegevens van administratie exporteren

Je kunt vanuit een administratie de volgende grote data-exports starten:

• Relaties exporteren (Relaties / CRM)
  Bedoeld om je relatiegegevens te importeren in externe systemen zoals Microsoft Outlook, smartphones of andere domeinen in Nmbrs Accounting.
  
  LET OP!
  Nmbrs Accounting ondersteunt geen live synchronisatie met deze externe systemen.
  
  
• Financiële transacties exporteren (Boekhouding)
  Hiermee exporteer je de financiële transacties per grootboekkaart (vaak aan het einde van een boekjaar) voor controle door een accountant. Dit gebeurt meestal in de vorm van een XAF-bestand (Auditfile).
• Afschriften exporteren (Bank)
  Hiermee exporteer je in één keer alle transacties uit je kasstaten, bankafschriften, creditcards en elektronische afschriften.
• Documenten exporteren (Archief)
  Hiermee download je (een deel van) je archief naar je harde schijf als back-up of bij contractbeëindiging.
  
  Hoe werkt de Archief-export?
  Nmbrs Accounting bundelt de geselecteerde documenten in een ZIP-bestand. Vanwege de omvang gebeurt dit op de achtergrond. Binnen 24 uur ontvang je een e-mail met een downloadlink. Houd rekening met een langere downloadtijd bij grote archieven.

Rechten en rollen

• Exporteren van adressen, financiële transacties en afschriften
  Toegestaan voor:
  Gebruiker met de rol Backoffice (in het domein) of de rol Directie, Financiële administratie of Externe accountant.
• Exporteren van documenten uit het Archief
  • Directie: Kan alle documenten uit het Archief exporteren.
  • Backoffice (in het domein): Kan alleen documenten uit de financiële ordners (de grijze ordners) exporteren.

Uitzondering bij Minimal-bundel

In een domein met de bundel Minimal heeft uitsluitend een gebruiker met de rol Backoffice (in het domein) het recht om financiële transacties te exporteren.

Overzichten exporteren/downloaden per functionaliteit

In bijna elk scherm in Nmbrs Accounting waar je overzichten kunt downloaden, vind je rechtsboven een van de volgende knoppen/iconen:

	Icoon met pijltje naar beneden
	Icoon Wolkje met pijltje naar beneden
	Knop Exporteren
	Knop Exporteer als... (meerdere opties om gegevens te exporteren)

Hieronder vind je een overzicht van alle downloadbare overzichten per functionaliteit en het bijbehorende bestandstype:

Rechten en rollen

De overzichten die door een gebruiker kunnen worden geëxporteerd of gedownload zijn afhankelijk van je bundel, je gebruikersrechten in een domein en extra features die aan een domein zijn toegevoegd.