Financiële transacties exporteren

In een compact domein of een domein met de minimale versie van Yuki (Minimal) kan alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein financiële transacties exporteren.

In een domein met de bundel Small, Medium, Large of Unlimited kan behalve een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein ook een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' financiële transacties exporteren.

In Yuki kun je financiële transacties eenvoudig exporteren. Voor verschillende doeleinden worden verschillende exportformaten ondersteund:

• CSV: voor import in diverse andere softwareprogramma's (voorbeeld CSV) 
• Excel: voor verdere nabewerking in spreadsheets (voorbeeld Excel)
• PDF: voor archivering en bulk printen (voorbeeld PDF).

Voor de (externe) accountant zijn ook de volgende exportformaten mogelijk:

• ASCII (CLAIR 1.0): Dit ASCII Auditfile Financieel is een ADF-bestand.
• Audition: Dit TXT-bestand is alleen bedoeld voor export naar het fiscale aangiftepakket Unit4.
• XML (CLAIR 2.0): Dit XML Auditfile Financieel 1.0 is een XAF-bestand voor import in rapportgeneratoren zoals CaseWare (voorbeeld: CaseWare (XML-AUDIT 2.0)). Dit formaat wordt ook gebruikt door de Belastingdienst.
• Nextens: Dit XML-bestand is bedoeld voor export VPB en IB naar het fiscale aangiftepakket Nextens.
• XAF Auditfile 3.2: Dit XML Auditfile Financieel 3.2 is een XAF-bestand waarmee de toepassingen die de Auditfile biedt, bijvoorbeeld het uitwisselen van stam- en transactiegegevens tussen verschillende pakketten zoals die worden gebruikt in de accountantspraktijk, optimaal worden benut. Door het opnemen van import- en exportmogelijkheden in de softwarepakketten kunnen gegevens van het ene naar het andere softwarepakket worden overgebracht.
• AFAS (VPB): Dit CSV-bestand is alleen bedoeld voor export VPB naar het fiscale aangiftepakket AFAS. 
• AFAS (IB): Dit CSV-bestand is alleen bedoeld voor export IB naar het fiscale aangiftepakket AFAS.
• Fiscaal gemak: Dit XML-bestand is bedoeld voor export VPB en IB naar het aangiftepakket FiscaalGemak. Klik op deze link voor meer informatie over FiscaalGemak.
• RGS Brugstaat (IB en VPB): Gestandariseerd XML-bestand:
  • om export van IB en VPB op basis van RGS naar fiscale aangiftepakketten mogelijk te maken
  • voor het grotendeels automatisch invullen van de CBS Productiestatistiek vragenlijst.
    (alleen mogelijk voor de volgende branches: Accountancy, belastingadvisering & administratie, Detailhandel, Horeca, Bouw en Groothandel).

RGS (Referentie GrootboekSchema) is het grootboekrekeningschema dat is gebaseerd op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Door deze gestandaardiseerde codering is het mogelijk om eenvoudiger gegevens uit te wisselen tussen verschillende partijen waaronder de Belastingdienst, het CBS (vragenlijst Jaar-productiestatistiek) en rapportage software.

Klik op deze link voor actuele informatie over RGS en de RGS Brugstaat.

Bij het exporteren van de financiële transacties worden de master codes vanuit Yuki gekoppeld ('gemapped') aan een aantal codes in Nextens, FiscaalGemak, AFAS (VPB), AFAS (IB), RGS 2.0, RGS 3.0, RGS 3.3 of RGS 3.5.

Voor een overzicht van de export mappings, zie het bijgevoegde bestand 'Yuki RGS mappings v3.0 - v3.5' onderaan dit artikel. 

Hoe werkt het?

Financiële transacties kunnen vanuit verschillende plaatsen in Yuki worden geëxporteerd:

• Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik vervolgens in op Exporteren
• Klik op het icoon Backoffice in de navigatiebalk en vervolgens in het nu geopende scherm op Exporteren.

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer het gewenste exportformaat, de juiste administratie en het boekjaar.

Ieder exportformaat heeft zijn eigen instelbare parameters:

• CSV, Excel of PDF
  • Wil je alle rekeningen exporteren, laat de velden 'Vanaf' en 'Tot' dan leeg.
  • Wil je één rekening exporteren, vul dan enkel het veld 'Vanaf' in. 
• CSV of Excel
  • Als je voor balansrekeningen niet het beginsaldo van het gekozen boekjaar wilt meenemen, verwijder dan het vinkje in het veld 'Beginsaldo'.
• XML (CLAIR 2.0)
  • Geef aan of je alleen de grootboekrekeningen die in gebruik zijn, alleen de actieve grootboekrekeningen of alle grootboekrekeningen wilt exporteren.
• XAF Auditfile 3.2 of RGS Brugstaat 
  • Selecteer de juiste RGS Versie (2.0, 3.0, 3.3 of 3.5).

Van de geselecteerde ordners wordt een ZIP-bestand gemaakt met daarin per ordner een map. Zo heb je in één bestand alle documenten bij elkaar die bij een bepaalde jaarrekening hoorden.

LET OP!

Wanneer een pdf of XAF exportbestand van financiële transacties zeer groot is (meer dan 2000 transacties), verschijnt er een banner bovenin je scherm met de melding dat Yuki het exportbestand op de achtergrond aanmaakt. Zodra het bestand klaar is ontvang je van Yuki een e-mail met een link. Via deze link log je in op je domein en kun je het bestand downloaden.

De link blijft 14 dagen geldig.

TIP!

De kolom 'Project' wordt ook meegenomen in de export wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein.