Documenten exporteren uit Archief

Wanneer een boekjaar is afgesloten, kun je met de functie Exporteren eenvoudig alle gekoppelde documenten van een administratie in één keer downloaden. Zo kun je een compleet digitaal jaardossier lokaal bewaren op een computer, server, USB-stick of externe schijf.

Rechten en rollen

Directie

Een gebruiker met deze rol kan de documenten uit alle mappen in het Archief exporteren.

Backoffice in domein

Een gebruiker met deze rol kan alleen de documenten uit de boekhouding mappen (grijze mappen) exporteren.

Toegang tot Documenten exporteren

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Archief in de navigatiebalk
• klik je vervolgens op Archiefkast.
  
  

Documenten exporteren

Om documenten te exporteren:

• klik je in het nu geopende scherm op de knop Exporteren
  
  

  
  

  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• selecteer je in dit scherm de correcte administratie en de juiste begin- en einddatum van de periode
• selecteer je alle mappen die je uit het Archief wilt exporteren
• klik je vervolgens op de knop Exporteren.
  
  De volgende melding verschijnt in het scherm:
  
  

Omdat archiefbestanden (zoals mappen van een jaarrekening) vaak erg groot zijn, wordt een export niet direct gedownload, maar op de achtergrond verwerkt.

Verwerking en downloadproces

• Aanvraag ingediend: na het aanvragen krijgt de export de status Open.
• Bestand genereren: het ZIP-bestand wordt 's nachts binnen 24 uur aangemaakt. Hierin zijn alle geselecteerde archiefmappen overzichtelijk gebundeld.
• E-mail notificatie: zodra het bestand gereed is, ontvang je een e-mail met een directe downloadlink.
• Downloaden: klik op de link in de e-mail en log in op je domein om het bestand binnen te halen.
  
  

LET OP!

De link in de notificatie-e-mail blijft 14 dagen geldig. Download het bestand binnen deze termijn.

Export annuleren

Zolang de status van de export nog op Open staat, kun je de aanvraag stopzetten door te klikken op de knop Annuleer export.

Belangrijk bij het beëindigen van je contract

Vraag een archiefexport minstens 2 dagen vóór de einddatum van je contract aan.

Waarom? Als je de export pas op de laatste dag van het contract aanvraagt, is het bestand pas gereed als je contract al is afgelopen. Je kunt dan niet meer inloggen via de e-maillink en zult het contract met minimaal één maand moeten verlengen om toegang te krijgen tot de download.