Rekeningschema (grootboekrekeningen) instellen (Beta)

Een domein kent maar één rekeningschema. Er bestaat dus geen rekeningschema per administratie. Sommige grootboekrekeningen worden automatisch aangemaakt als je bij het instellen van een administratie bijvoorbeeld een aandeelhouder, bestuurder of deelneming vastlegt.

Het is mogelijk om met een vast kantoorschema (zogenaamd sjabloon rekeningschema) te werken waarmee je eenvoudig grootboekrekeningen in andere domeinen kunt bijwerken. Je kunt daarvoor binnen het portaal een zogenaamd 'demo' domein gebruiken, definieer in dat domein het rekeningschema dat je binnen het kantoor wenst te gebruiken.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan het rekeningschema instellen.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• het rekeningschema bijwerken vanuit een ander domein
• een grootboekrekening activeren of deactiveren
• een grootboekrekening dupliceren
• een grootboekrekening instellen
• een grootboekrekening verwijderen,

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de instellingen van het rekeningschema zijn op één plaats in je domein samengebracht en gecategoriseerd.

Je kunt het rekeningschema vanuit verschillende plaatsen in Yuki openen:

• Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik vervolgens op Rekeningschema 
• Klik in de navigatiebalk op het icoon Backoffice en vervolgens op Rekeningschema
• Klik in de navigatiebalk op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Rekeningschema.

Het volgende scherm (Yuki onthoudt de laatste weergave van dit scherm) wordt geopend:

Rekeningschema bijwerken vanuit ander domein

Om het rekeningschema bij te werken vanuit een ander domein klik je rechtsboven in het scherm op de knop Werk bij uit ander domein.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Rekeningschema bijwerken uit ander domein.

Grootboekrekening activeren of deactiveren

Vink de kolom Actief aan of uit. Niet ingeschakelde grootboekrekeningen kunnen bij het invoeren van boekingen niet geselecteerd (gevonden) worden. Yuki staat niet toe dat een nieuwe boeking op een 'Niet ingeschakelde' grootboekrekening wordt geboekt. 

Het is mogelijk om een grootboekrekening waarop in het verleden geboekt werd te deactiveren. Die grootboekrekening blijft wel zichtbaar in de rapportage maar kan niet meer gebruikt worden voor nieuwe boekingen.

Grootboekrekening dupliceren (dynamische rekening)

Hiermee maak je een extra grootboekrekening aan in het rekeningschema. Die grootboekrekening wordt onder dezelfde rubriek gerapporteerd als de grootboekrekening waarvan deze wordt gekopieerd. 

Grootboekrekeningen die een zwart GB-icoontje hebben in de kolom Type kunnen worden gedupliceerd.

Er verschijnt ook een pop-up wanneer je met de muis boven een GB-icoontje beweegt:

Beweeg met de muis boven de regel van de grootboekrekening die je wilt dupliceren. Klik vervolgens op de knop Nieuwe grootboekrekening.

Het volgende scherm wordt geopend:

Aan de nieuwe grootboekrekening kan een code (nummer) binnen een vooraf vastgestelde range gegeven worden. Deze range wordt aangegeven onder het veld Code.

Ook kun je voor die grootboekrekening de volgende zaken instellen:

• Omschrijving (verplicht)
  
  TIP!
  Klik op het pijltje achter de omschrijving van de grootboekrekening om de omschrijving te vertalen naar het Engels of Frans.
  
  
• Btw van toepassing: is er btw van toepassing (moeten boekingen op deze grootboekrekening worden meegenomen in de btw-aangifte?)
• Aftrekbare btw: voor welk % zijn boekingen op de grootboekrekening aftrekbaar voor de btw (Dit is een voorstel en kan per boeking gewijzigd worden)
• Groeperingscode. enkel in te stellen voor omzet- en kostprijsrekeningen.
  Dit heeft enkel invloed op de webservice koppeling voor Visionplanner en CaseWare: de saldi van deze grootboekrekeningen worden tijdens de export gegroepeerd per groeperingscode.
• Klantspecifieke opmerkingen: speciale instructies voor de backoffice, zij krijgen een melding indien de grootboekrekening wordt geselecteerd in een invoerscherm.

Grootboekrekening instellen

Om de instellingen (zie hierboven) van een grootboekrekening te wijzigen, beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende grootboekrekening. Klik vervolgens op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Grootboekrekening instellingen in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Bij bepaalde grootboekrekeningen in Yuki kan de omschrijving aangepast worden, bij andere grootboekrekeningen niet. 

Bij RC rekeningen is het mogelijk om een relatie aan de rekening te koppelen. Vaak is dat echter al automatisch door Yuki gedaan. 

Wijzig, indien nodig, één of meer instellingen en klik vervolgens op de knop Bewaren.

Grootboekrekening verwijderen

Om een grootboekrekening te verwijderen, beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende grootboekrekening. Klik vervolgens op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens de menuoptie Grootboekrekening instellingen in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Verwijder grootboekrekening.

De volgende melding verschijnt in het scherm:

Klik op de knop Verwijderen om de grootboekrekening daadwerkelijk te verwijderen.

LET OP!

De grootboekrekening kan niet worden verwijderd indien deze nog wordt gebruikt in transacties, documenten, standaardwaarden, document verwerkingsregels en/of factuurregels.