Ontbrekende facturen (Ondernemer)

Voor een volledige administratie controleert Yuki of alle in- en verkoopfacturen en bonnetjes aanwezig zijn. Dit wordt gedaan op basis van de openstaande betalingen: alle betalingen waar geen factuur (document) bij gevonden kon worden, worden in dit overzicht geplaatst. Dagelijks wordt deze controle uitgevoerd. Het is raadzaam om dit overzicht regelmatig te bekijken en actie te ondernemen om je administratie zo compleet mogelijk te maken.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker met de rol 'Directie' of 'Externe accountant':

• een transactie toelichten (bedrijfskosten)
• een transactie markeren als privé-uitgave
• ontbrekende factuur uploaden
• een transactie bekijken.

Klik op de knop Start in de navigatiebalk en klik vervolgens bij de kengetallen van je domein op de tegel Ontbrekende verkoopfacturen of Ontbrekende inkoopfacturen.

Het volgende scherm wordt geopend:

SCREENSHOT

Je kunt gebruik maken van de zogenaamde document viewer om:

• een schermvoorbeeld van de transactie te verbergen of te tonen
• de transactie in de browser te openen
• de transactie te downloaden.

Klik op de regel van de desbetreffende transactie en vervolgens op één van de  knoppen rechts in het scherm:

SCREENSHOT

Weergaven

Je kunt in dit scherm ook aangeven dat de weergave Transacties in behandeling moet worden getoond:

In deze weergave zie je de openstaande betalingen waarvan je hebt aangegeven dat je de ontbrekende facturen hebt geüpload of deze hebt gemarkeerd als privé-uitgave of bedrijfskosten. 

Filter

Je kunt de getoonde transacties in behandeling filteren op Gemarkeerd als:

• Geüpload
• Privé-uitgave
• Bedrijfskosten.

Transactie toelichten (bedrijfskosten)

Je hebt de mogelijkheid om aan je accountant een toelichting te geven over de transactie. Het zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de factuur al wel in Yuki zit maar bijvoorbeeld is geboekt bij een andere leverancier.

Om een toelichting te geven bij de transactie open je de weergave Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt. Beweeg vervolgens met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie. Klik op het pijltje in de knop Acties en selecteer vervolgens Toelichten in het dropdownmenu.

SCREENSHOT

Het volgende scherm wordt geopend:

SCREENSHOT

Typ de toelichting voor je accountant in het tekstveld en klik vervolgens op de knop Toelichten.

De desbetreffende transactie wordt gemarkeerd als 'Bedrijfskosten'.

Daarnaast verdwijnt de transactie uit het overzicht 'Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt' en komt terecht in het overzicht 'Transacties in behandeling'.

Transactie markeren als privé-uitgave 

Wanneer de transactie een privé-uitgave betreft heeft het geen zin om een factuur aan te leveren.

Om de transactie te markeren als privé-uitgave open je de weergave Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt. Beweeg vervolgens met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie. Klik op het pijltje in de knop Acties en selecteer vervolgens Toelichten in het dropdownmenu.

SCREENSHOT

Het volgende scherm wordt geopend:

SCREENSHOT

Selecteer Privé-uitgave en geef vervolgens aan ten laste van wiens rekening de privé-uitgave geboekt mag worden. De betaling wordt vervolgens direct naar privé afgeboekt.

Klik vervolgens op de knop Toelichten.

De desbetreffende transactie wordt gemarkeerd als 'Privé-uitgave'.

Daarnaast verdwijnt de transactie uit het overzicht 'Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt' en komt terecht in het overzicht 'Transacties in behandeling'.

Ontbrekende factuur uploaden

Wanneer je het bonnetje of de factuur nog hebt, kun je deze alsnog aanleveren in je administratie.

Om het ontbrekende bonnetje of de factuur van een transactie nog aan te leveren open je de weergave Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt. Beweeg vervolgens met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie. Klik op het pijltje in de knop Acties en selecteer vervolgens Uploaden in het dropdownmenu.

SCREENSHOT

Het volgende scherm wordt geopend:

Voeg de ontbrekende factuur toe en klik vervolgens op de knop Uploaden.

De desbetreffende transactie wordt gemarkeerd als 'Geupload'. 

Daarnaast verdwijnt de transactie uit het overzicht 'Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt' en komt terecht in het overzicht 'Transacties in behandeling'.

LET OP!

De geüploade factuur komt standaard in de workflow van de backoffice terecht waarna 

Transactie bekijken

Om een transactie te bekijken:

• Klik je op de omschrijving van de banktransactie
  OF
• Beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende transactie, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Bekijk transactie in het dropdownmenu.
  
  SCREENSHOT

In het nu geopende scherm kan de openstaande transactie, indien nodig, worden gematcht waardoor deze uit het overzicht 'Betalingen waarvan factuur nog ontbreekt' verdwijnt.