Volledigheid van bank (Ondernemer)

Yuki controleert maandelijks of je administratie compleet is. Er wordt dan onder andere gekeken naar je bank. Alle onregelmatigheden worden in een rapport geplaatst. Het is raadzaam om dit rapport regelmatig te bekijken en actie te ondernemen om je administratie zo compleet mogelijk te maken.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan het rapport volledigheid van bank afhandelen. 

Het rapport volledigheid van de bank kan drie meldingen bevatten:

• Beginsaldo onbekend: het saldo van een bankrekening aan het begin van het boekjaar is niet bekend bij Yuki, hierdoor klopt het eindsaldo niet
• Missende banktransacties: er ontbreken banktransacties in het totaal van de banktransacties die we van je ontvangen hebben (missend afschrift of onvolledige export)
• Bankrekening is niet bijgewerkt: je hebt al enige tijd geen nieuwe banktransacties (minimaal 1 maand) meer aangeleverd.

Klik in de navigatiebalk op het icoon Postbus en vervolgens in het nu geopende scherm op Bank.  

Het volgende scherm wordt geopend: 

Het feit dat deze informatie ontbreekt leidt ertoe dat het saldo van je bank niet overeenkomt met de werkelijke stand van je bank. Ook kan het ertoe leiden dat er op de lijst met openstaande facturen van klanten of leveranciers nog facturen staan die al lang zijn betaald. Zaak dus om dat zoveel mogelijk te voorkomen.

Wat kan ik doen om de administratie weer compleet te maken?

Het beginsaldo ontbreekt

Als het rapport aangeeft dat het beginsaldo ontbreekt, wil dat zeggen dat het eerste afschrift dat we van je hebben ontvangen een beginsaldo toonde. We hebben echter niet kunnen nagaan of dat ook het juiste saldo was aan het begin van het boekjaar. Dit kun je oplossen door het laatste afschrift van het voorgaande boekjaar te scannen (meestal van 31 december). Yuki kan dan aan de hand daarvan het beginsaldo aansluiten.

Missende banktransacties (afschriften)

Er is sprake van missende afschriften (we noemen dat ook wel een gat in de afschriften) als twee opeenvolgende afschriften niet op elkaar aansluiten. Je hebt dan waarschijnlijk ooit een foutieve datum bij de export van je bank ingegeven of een afschriftnummer niet in gescand. Het verslag geeft aan van welke datum tot welke datum we geen transacties hebben ontvangen. Om deze alsnog aan te leveren ga je naar de internetsite van je bank en zoekt daar bij de export naar alle transacties vanaf en tot en met die datum. Upload dat exportbestand weer naar Yuki. Heeft de bank die gegevens niet meer omdat ze te lang in het verleden liggen of omdat je die transacties niet elektronisch kunt opvragen, lever ons dan de corresponderende papieren afschriften aan door die in te scannen.

Bankrekening is niet bijgewerkt

Heb je al enige tijd geen banktransacties meer aangeleverd dan is dit een herinnering om dat weer eens te doen. Mochten er sinds die tijd geen banktransacties meer zijn geweest voor die bankrekening, dan mag je deze melding negeren. Je saldo zou dan moeten overeenstemmen met het laatst bekende saldo bij de bank.

Wat te doen als je de transacties niet meer hebt

Mocht je om de één of andere reden echt niet meer beschikken over de ontbrekende informatie, stuur dan een verzoek (via de vragen) naar Yuki om de ontbrekende bedragen tijdelijk even weg te boeken. Je accountant zal dan later wel een oplossing vinden. Desnoods kan het dan nog een keer bij je bank worden opgevraagd.

Vraag afhandelen

Wanneer je het rapport volledigheid van de bank hebt bekeken vanuit de toegestuurde vraag door de backoffice en de benodigde acties hebt aangegeven, kun je terug naar de oorspronkelijke vraag waaraan het rapport hing door op het zwarte kruisje rechtsboven het rapport te klikken.

Stel vervolgens de backoffice op de hoogte van de stand van zaken van je bank door de vraag te beantwoorden en vervolgens op de knop 'Versturen' te klikken.

Het door de backoffice toegezonden rapport van de volledigheid van de bank kan desgewenst ook worden doorgestuurd naar een andere gebruiker met toegang tot je domein d.m.v. de knop 'Doorsturen'.