Algemene voorwaarden (en verwerkersovereenkomst) instellen

Met de komst van de GDPR was het noodzakelijk om de algemene voorwaarden (gebruikersvoorwaarden en addendum gegevensverwerking van Yuki) te vernieuwen. Op 25 mei 2018 zijn bij Yuki de nieuwe algemene voorwaarden, als toevoeging op de huidige overeenkomst, in werking getreden. De vernieuwde algemene voorwaarden voldoen aan de laatste Europese wet- en regelgeving omtrent de privacy.

Verwerkersovereenkomst met klant (ondernemer)

Het accountantskantoor heeft als (sub)verwerker de verantwoordelijkheid om een eigen verwerkersovereenkomst te sluiten met de klant (ondernemer).

De verwerkersovereenkomst met de klant dient te worden bevestigd door de tekenbevoegde. 

De eigenaar van een domein en alle gebruikers met de rol 'Directie' zijn tekenbevoegd voor je eigen verwerkersovereenkomst met je klant (ondernemer).

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Verwerkersovereenkomst voor domein bevestigen.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan de eigen verwerkersovereenkomst met de klant, bekijken, afdrukken en/of downloaden. 

Deze blijft altijd beschikbaar in het portaal.

Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot de verwerkersovereenkomst met klant (ondernemer).

In het accountant portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen.

Klik vervolgens in het nu geopende scherm op Algemene voorwaarden.

Het volgende scherm wordt geopend:

Verwerkersovereenkomst met klant (ondernemer) uploaden

 De verwerkersovereenkomst met de klant dient te worden bevestigd door de tekenbevoegde. Alleen de eigenaar van een domein of een gebruiker met de rol 'Directie' is tekenbevoegd.

Je kunt een eigen overeenkomst óf een Yuki voorbeeld overeenkomst uploaden om te laten ondertekenen door je klanten.

Eigen verwerkersovereenkomst uploaden

Om je eigen verwerkersovereenkomst beschikbaar te stellen voor alle eigenaren of gebruikers met de rol 'Directie' in de domeinen van het portaal klik je op de knop Uploaden.

Zoek en selecteer vervolgens het bestand met je eigen verwerkersovereenkomst.

Yuki voorbeeld verwerkersovereenkomst uploaden

Om de Yuki voorbeeld verwerkersovereenkomst te gebruiken klik je op de link het voorbeeld van het addendum voor gegevensverwerking downloaden.

Het voorbeeld document wordt direct gedownload. Nadat je je eigen gegevens hebt verwerkt in dit voorbeeld upload je de aangepaste overeenkomst zoals hierboven beschreven bij 'Eigen verwerkersovereenkomst uploaden'.

LET OP!

• De (aangepaste) verwerkersovereenkomst kan alleen worden geüpload als PDF.
• De verwerkersovereenkomst met de klant kan maar één keer worden geüpload. Mocht je de geüploade verwerkersovereenkomst willen wijzigen neem dan contact op met Yuki support.

In het onderstaande scherm zie je dat de verwerkersovereenkomst met de klant is geüpload en nu alleen nog maar kan worden bekeken.

Na het uploaden wordt de verwerkersovereenkomst direct via een pop-up ter ondertekening aangeboden aan de eigenaren van al je domeinen en aan alle gebruikers met de rol 'Directie'.

Zodra de klant de overeenkomst heeft bevestigd/getekend wordt een e-mail met de getekende overeenkomst verstuurd naar het e-mailadres van het accountantskantoor. Deze e-mail wordt natuurlijk ook verstuurd naar de klant.

TIP!

Het e-mailadres van het accountantskantoor vind je door in het portaal het accountant profiel te openen. Het e-mailadres dat hier vermeld staat is het e-mailadres dat gebruikt wordt voor de bevestigingsmail.