Spam instellingen

Het is afhankelijk van de gekozen bundel (en evt. extra toegevoegde features) en de rol(len) die je hebt als gebruiker in het domein welke instellingen je in een domein kunt vastleggen.

In Yuki kun je verschillende instellingen vastleggen die de flow van binnenkomende e-mails (met documenten) of de flow van uit te voeren taken vergemakkelijkt.

Beheer van de blacklist (spam)en whitelist

Bij het beheren van je e-mail in Yuki, is het belangrijk om te weten hoe je controleert welke e-mailadressen (afzenders) momenteel op de blacklist of whitelist staan.

E-mail markeren als spam (blacklist)

• 'Backoffice' rol in het domein: een e-mail (met document als bijlage) kan vanuit de backoffice workflow tijdens het boeken van een document worden gemarkeerd als niet te verwerken met als reden 'Spam'.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Backoffice document- en communicatiescherm.
  
  
• Gebruiker met de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant': een e-mail (met document als bijlage) kan vanuit Digitale post worden gemarkeerd als Spam.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Digitale post.

Wanneer een e-mail als Spam wordt gemarkeerd, plaatst Yuki automatisch de afzender(s) op de zogenaamde blacklist. Hierdoor worden alle toekomstige e-mails van deze afzender(s) direct in de folder Spam in het Archief geplaatst.

Vanuit het scherm met alle e-mailadressen op de blacklist of whitelist kan een gebruiker:

• een afzender verplaatsen van de blacklist naar de whitelist
  
  LET OP!
  Alle e-mails kunnen vanuit de folder Spam in het Archief handmatig worden teruggezet in Digitale post en daarmee in de backoffice workflow. De afzenders worden hierdoor weer automatisch op de zogenaamde whitelist geplaatst.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Spam.
  
  
• een afzender verplaatsen van de whitelist naar de blacklist.

Toegang tot Workspace instellingen

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de Spam instellingen zijn gecentraliseerd binnen je domein en onderverdeeld in logische categorieën.

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

• klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk
• klik je vervolgens in het nu geopende scherm in de sectie Workspace op Spam.

Overzicht Spam instellingen

In dit scherm zie je een overzicht van alle afzenders (e-mailadressen) die op de whitelist of blacklist zijn geplaatst.

Afzender verplaatsen van blacklist naar whitelist

Een e-mailadres (afzender) op de blacklist kan altijd handmatig worden gedeblokkeerd door:

• met de muis boven het desbetreffende e-mailadres te bewegen
• te klikken op de knop met de drie puntjes
• vervolgens Deblokkeren te selecteren.

Vanaf dat moment zullen alle e-mails die afkomstig zijn van deze afzender door Yuki weer automatisch in Digitale post en daarmee in de backoffice workflow worden geplaatst. De afzender wordt nu automatisch op de whitelist geplaatst.

Afzender verplaatsen van whitelist naar blacklist

Een e-mailadres (afzender) op de whitelist kan op dezelfde wijze als hierboven beschreven worden geblokkeerd. 

Vanaf dat moment zullen e-mails die afkomstig zijn van het e-mailadres van deze afzender weer automatisch in de Spam folder in het Archief worden geplaatst.