Taaksoorten

Het is afhankelijk van de gekozen bundel (en evt. extra toegevoegde features) en de rol(len) die je hebt als gebruiker in het domein welke instellingen je in een domein kunt vastleggen.

In Yuki kun je verschillende instellingen vastleggen die de flow van binnenkomende e-mails (met documenten) of de flow van uit te voeren taken vergemakkelijkt.

Yuki biedt de mogelijkheid om verschillende soorten taken in te stellen voor gebruikers binnen je domein. Met deze taken kun je gestructureerde werkprocessen opzetten die passen bij de behoeften van je bedrijf.

Aan gebruikers met specifieke rollen in je domein, of aan door jou aangemaakte werknemers, kun je taken toewijzen. Rollen bepalen welke bevoegdheden zij hebben binnen Yuki en welke taken aan hen toegewezen kunnen worden.

Een taak binnen Yuki kan worden gedefinieerd als een specifieke actie, vraag, of opdracht die aan een gebruiker is toegewezen. Denk hierbij bijv. aan het plaatsen van een bestelling zodra een factuur is goedgekeurd.

Hieronder wordt uitgelegd hoe je zelf een nieuwe taaksoort aanmaakt en zie je een voorbeeld van de taaksoort 'Bestellen'.

Toegang tot Taaksoorten

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de taaksoorten zijn gecentraliseerd binnen je domein en onderverdeeld in logische categorieën.

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

• klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk
• klik je vervolgens in het nu geopende scherm in de sectie Workspace op Taaksoorten.

LET OP!

In een domein met de bundel Small, Medium, Large of Unlimited is de agenda beschikbaar en kan het overzicht van alle aangemaakte taaksoorten ook worden geopend door met je muis boven het icoon Agenda in de navigatiebalk te bewegen en vervolgens te klikken op Taaksoorten.

Overzicht taaksoorten

In dit scherm zie je een overzicht van alle aangemaakte taaksoorten, waardoor je inzicht krijgt in lopende acties en wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel.

Standaard taaksoorten

Yuki biedt standaard twee typen taaksoorten die je kunt gebruiken om werkprocessen te beheren: Taak en Vrijgeven voor betaling.

De taaksoort 'Vrijgeven voor betaling' is als enige taaksoort direct gekoppeld aan de betaallijst.

Voorbeelden aangepaste taaksoorten

Naast de standaard taaksoorten, biedt Yuki de mogelijkheid om zelf nieuwe taaksoorten aan te maken. Voorbeelden van taaksoorten die Yuki zelf gebruikt zijn:

• Urenregistratie: Voor het vastleggen en goedkeuren van gewerkte uren.
• Bug reports: Voor het documenteren en opvolgen van technische problemen binnen Yuki
• Supportvraag: Een taaksoort bedoeld voor het volgen en beantwoorden van vragen of problemen van gebruikers
• Bestellen: Voor taken die te maken hebben met inkoop, zoals het plaatsen van bestellingen bij leveranciers.
• Gespreksnotitie: Gebruikt voor het vastleggen van belangrijke punten en beslissingen die tijdens vergaderingen of telefoongesprekken worden besproken.
  
  

Taaksoort aanmaken

Om een nieuwe taaksoort aan te maken, klik je op de knop Nieuwe taaksoort.

Bij het aanmaken van de taaksoorten wordt het gedrag van de taken bepaald.

Voor een uitgebreide beschrijving van het aanmaken van nieuwe taaksoorten zie artikel Nieuwe taaksoort aanmaken.

Voorbeeld taaksoort 'Bestellen'

Hieronder volgt een voorbeeld en uitleg van de drie stappen die kunnen ingesteld bij het aanmaken van de taaksoort 'Bestellen':

• Stap 1. Goedkeuring
• Stap 2. Realisatie
• Stap 3. Goedkeuring van realisatie.

In dit scherm zie je welke werknemer verantwoordelijk is voor respectievelijk de goedkeuring, de realisatie en de goedkeuring van de realisatie van de taak Bestellen.

Stap 1 Goedkeuring (van bestelling)

In Yuki kun je een taak toewijzen aan een specifieke werknemer voor goedkeuring.

Voorbeeld

Hieronder staat een taak die moet worden goedgekeurd door de aangegeven werknemer, in dit voorbeeld de werknemer Yuki Financiële administratie.

Taak goedkeuren

Om een taak goed te keuren, klik je op > voor de taak met de status Open. Het volgende scherm wordt geopend:

In dit scherm heb je de beschikking over een aantal opties bij het goedkeuren van een taak:

1. Goedkeuren van de taak waardoor deze wordt doorgezet naar degene die verantwoordelijk is voor de stap Realisatie
2. Afkeuren van de taak waardoor deze wordt teruggezet naar degene die de taak heeft aangemaakt
3. Meer informatie nodig waardoor de taak wordt teruggezet naar degene die de taak heeft aangemaakt
4. Koppel deze taak als deeltaak aan een andere taak
5. Maak een deeltaak aan voor deze taak
6. Maak een werkopdracht (urenregistratie) aan voor deze taak.
   
   

Stap 2 Realisatie

Na het goedkeuren van de taak door een werknemer kun je de taak vervolgens toewijzen aan een specifieke werknemer die de taak moet gaan realiseren.

Voorbeeld

Hieronder staat de taak die moet worden gerealiseerd door de aangegeven werknemer, in dit voorbeeld de werknemer Yuki Inkoop.

Taak realiseren

Om een taak te realiseren, klik je op > voor de taak met de status Goedgekeurd. Het volgende scherm wordt geopend:

In dit scherm heb je de beschikking over een aantal opties bij het realiseren van een taak:

1. Terugsturen van de taak naar de stap Goedkeuring
2. Klaar waardoor de taak wordt doorgezet naar de stap Goedkeuring van realisatie
3. Koppel deze taak als deeltaak aan een andere taak
4. Maak een deeltaak aan voor deze taak
5. Maak een werkopdracht (urenregistratie) aan voor deze taak.
   
   

Stap 3 Goedkeuring van realisatie

Na het realiseren van de taak door een werknemer kun je de taak vervolgens toewijzen aan een specifieke werknemer die de realisatie van de taak moet gaan goedkeuren.

Voorbeeld

Hieronder staat een taak waarvan de realisatie moet worden goedgekeurd door de aangegeven werknemer, in dit voorbeeld de werknemer Yuki Directie.

Realisatie van taak goedkeuren

Klik op > voor de taak met de status Gerealiseerd. Het volgende scherm wordt geopend:

In dit scherm heb je de beschikking over een aantal opties bij het goedkeuren van de realisatie van de taak:

1. Realisatie van de taak wordt goedgekeurd
2. Realisatie van de taak wordt afgekeurd waardoor de taak wordt teruggezet naar de stap Realisatie
3. Koppel deze taak als deeltaak aan een andere taak
4. Maak een deeltaak aan voor deze taak
5. Maak een werkopdracht (urenregistratie) aan voor deze taak.
   
   

Afgehandelde taak bekijken

Wanneer alle stappen van een taak zijn doorlopen, is de taak daardoor afgehandeld.

Voorbeeld

Hieronder kan de werknemer Yuki Inkoop de afgehandelde taak bekijken door in het dropdownmenu de optie Afgehandelde taken te selecteren. 

Afgehandelde taak bekijken

Klik op > voor de taak met de status Afgehandeld. Het volgende scherm wordt geopend:

In dit scherm zie je de details van de afgehandelde taak en door wie en wanneer de stappen van de taak zijn doorlopen.