UBL-regel (centrale verwerkingsregel) voor portaal aanmaken

Alleen inkoopfacturen die worden aangeleverd in het UBL-formaat kunnen d.m.v. verwerkingsregels op regelniveau in een portaal worden uitgesplitst in een aantal factuurregels.

Er dient eerst een standaardwaarde voor een leverancier in het portaal aanwezig te zijn, vervolgens kun je op regelniveau gaan splitsen.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaal beheerder' kan een UBL-regel (centrale verwerkingsregel) voor het portaal aanmaken.

Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot de instellingen van de standaardwaarden.

Toegang tot UBL-regels (via facturen in overzicht Top leveranciers)

• in het accountant portaal klik je op Stel regels in in de tegel Verhoog je automatisering.
  OF
• in het accountant portaal klik je op Beheer.
• klik op Overzichten. 
• in het nu geopende scherm klik je op Top leveranciers.
  
  
• beweeg met de muis boven de regel van de desbetreffende UBL-factuur
• klik op de knop Stel automatisering in
• selecteer in stap 1 het domein waarin de UBL-factuur zich bevindt en klik vervolgens op de knop Selecteer
• selecteer in stap 2 de UBL-factuur waarvoor je een UBL_regel wilt aanmaken en en klik vervolgens op de knop Selecteer
• beweeg in stap 3 met de muis boven de desbetreffende factuurregel en klik op de knop Nieuwe UBL-regel
  
  
  

Toegang tot UBL-regels (via Instellingen)

• In het accountant portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen. 
• Klik vervolgens in het volgende scherm op Standaardwaarden. 
• Klik tenslotte in het nu geopende scherm op de knop Aanmaken... en vervolgens op UBL-regel.

UBL-regel aanmaken

Bij het instellen van een UBL-regel (verwerkingsregel) is het belangrijk om de specifieke criteria en outputvelden in te vullen die overeenkomen met de inkoopfactuur waarvoor je de regel instelt.

Invoer

Hieronder staan de waarden waaraan de 'Invoer' op de inkoopfactuur moeten voldoen:

• Leverancier: naam van leverancier
• Documentsoort: inkoopfactuur
• Prioriteit: welke verwerkingsregel op regelniveau heeft de hoogste prioriteit?
• UBL-artikelcode: artikelcode is gelijk aan, begint met of bevat (UBL veld: SellersItemIdentification (inkoopfactuur)
• Omschrijving (UBL): artikelomschrijving is gelijk aan, begint met of bevat
• Btw-percentage % (UBL): btw percentage in factuur.
• Btw-categorie (UBL): btw categorie in factuur (UBL veld: TaxCategory).
• Btw-categorienaam (UBL): btw categorie naam in factuur.  

TIPS!

• Mocht de waarde van  het veld 'UBL artikelcode' (SellersItemIdentification) ontbreken in de UBL factuur dan moet je alleen de waarde van het veld 'Omschrijving (UBL)' (Artikelomschrijving) invoeren.
• Indien nodig moet je de waarden in de UBL velden (artikelcode, omschrijving, Btw percentage en Btw categorie) die je wilt gebruiken deze eerst opzoeken.
  Vanuit het invoerscherm geeft Yuki door middel van het UBL symbool aan dat het document een UBL factuur betreft.
  
  
  Rechts in je scherm vind je de Xml-data, door hierop te klikken wordt het onderliggende XML document van de factuur geopend.
  In dit XML document ga je (op PC m.b.v. Ctrl-F, op Mac m.b.v Cmd-F) op zoek naar het UBL veld waarvan je de waarde als waarde in de UBL-regel wilt gaan gebruiken.

Output

Hieronder staan de waarden die automatisch als 'Output' op de inkoopfactuur worden ingevuld:

• Grootboekrekening: selecteer de correcte grootboekrekening.
• Dynamische grootboekrekening: exacte grootboekcode van de grootboekrekening.
  Indien deze code ook in het domein bestaat dan zal hierop geboekt worden. Bestaat de code niet dan wordt de grootboekrekening 'Rekening onbekend' toegepast.

Klik vervolgens op de knop Aanmaken.

Je vindt de aangemaakte UBL-regel terug in het overzicht van de Standaardwaarden (via Instellingen).