Standaardwaarde (centrale verwerkingsregel) voor portaal aanmaken

Door het aanmaken van standaardwaarden (centrale verwerkingsregels) op documentniveau kunnen inkoopfacturen van dezelfde leverancier in domeinen van een portaal automatisch op een specifieke grootboekrekening worden geboekt.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaal beheerder' kan een standaardwaarde (centrale verwerkingsregels) voor het portaal aanmaken.

Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot de instellingen van de standaardwaarden.

LET OP!

Pas wanneer een gevalideerde relatie is aangemaakt als leverancier in een domein binnen het portaal, vaak nadat de eerste factuur van dit bedrijf is verwerkt, kan er op portaalniveau een standaardwaarde worden aangemaakt voor het bedrijf.

In het accountant portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen. 

Klik vervolgens in het volgende scherm op Standaardwaarden. 

Klik tenslotte in het nu geopende scherm op de knop Aanmaken... en vervolgens op Standaardwaarde.

Het volgende scherm wordt geopend:

Voer bij Invoer de gegevens in waaraan de standaardwaarde (verwerkingsregel) moet voldoen en bij Output de gegevens die vervolgens automatisch worden ingevuld. Deze gegevens zijn afhankelijk van de documentsoort waarvoor je een standaardwaarde (verwerkingsregel) maakt.

Invoer

De waarden waaraan de 'Invoer' op de inkoopfactuur moeten voldoen:

• Leverancier: naam van leverancier
• Documentsoort: inkoopfactuur
• Prioriteit: welke document verwerkingsregel heeft de hoogste prioriteit?
• Datums: datum vanaf tot een bepaalde datum
• Bedragen: factuurbedrag vanaf een bedrag tot een bepaald bedrag, gevolgd door de valuta van het factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is)
• OCR-data: een deel van de OCR-tekst van een document.
  De maximaal drie toegevoegde OCR-data velden worden als EN-EN criteria toegepast.
  
  

Output

De waarden die automatisch als 'Output' op de inkoopfactuur worden ingevuld:

• Grootboekrekening: grootboekrekening waarop kosten of omzet geboekt moet worden
• Dynamische grootboekrekening: exacte grootboekcode van de grootboekrekening.
  Indien deze code ook in het domein bestaat dan zal hierop geboekt worden. Bestaat de code niet dan wordt de grootboekrekening 'Rekening onbekend' toegepast.

Extra output

De waarden die automatisch als 'Output' op de inkoopfactuur worden ingevuld:

• Btw-code: gehanteerd btw-tarief op inkoopfactuur
• Betaalwijze: op welke wijze moet de inkoopfactuur worden voldaan
• Betalingstermijn: het aantal dagen waarbinnen een factuur betaald moet zijn
• Onderwerp tekst: onderwerp factuur volgens een template (met placeholders)
• Valuta: valuta van factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is).

Afhandelen

Ook zijn er uitgebreidere opties om de documenten al-of-niet automatisch door de Yuki IDR te laten afhandelen:

• Handmatig
  Het document zal niet automatisch worden verwerkt en altijd ter controle worden aangeboden aan de backoffice workflow.
• Indien historie betrouwbaar
  Als resultaten uit het verleden voldoende betrouwbaar zijn zal Yuki automatisch afhandelen, bij twijfel (bijvoorbeeld als er de afgelopen 3 maanden geen zelfde document is verwerkt) zal het document in de backoffice workflow worden aangeboden.
• Altijd wanneer 100% herkend
  Als het document herkend wordt zal het altijd automatisch worden verwerkt en worden de waardes van de verwerkingsregels toegepast.
• Altijd wanneer alle artikelregels zijn gematcht
  Deze optie gebruik je als je gebruik maakt van UBL facturen welke op basis van artikelregels worden verwerkt.