Standaardwaarde (centrale verwerkingsregel) voor portaal aanmaken

Door het aanmaken van standaardwaarden (centrale verwerkingsregels) op documentniveau kunnen inkoopfacturen van dezelfde leverancier in domeinen van een portaal automatisch op een specifieke grootboekrekening worden geboekt.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaal beheerder' kan een standaardwaarde (centrale verwerkingsregels) voor het portaal aanmaken.

Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot de instellingen van de standaardwaarden.

LET OP!

Pas wanneer een gevalideerde relatie is aangemaakt als leverancier in een domein binnen het portaal, vaak nadat de eerste factuur van dit bedrijf is verwerkt, kan er op portaalniveau een standaardwaarde worden aangemaakt voor het bedrijf.

Toegang tot standaardwaarden (via facturen in overzicht Top leveranciers)

• in het accountant portaal klik je op Stel regels in in de tegel Verhoog je automatisering.
  OF
• in het accountant portaal klik je op Beheer.
• klik op Overzichten. 
• in het nu geopende scherm klik je op Top leveranciers.

pdf-factuur

Om een standaardwaarde voor een pdf-factuur aan te maken:

• beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens de menuoptie Nieuwe standaardwaarde in het dropdownmenu.
  
  

UBL-factuur

Wanneer er geen standaardwaarde voor een UBL-factuur aanwezig is, moet je deze eerst aanmaken:

• beweeg met de muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik op de knop Stel automatisering in 
• selecteer in stap 1 het domein waarin de UBL-factuur zich bevindt en klik vervolgens op de knop Selecteer
• selecteer in stap 2 de UBL-factuur waarvoor je een standaardwaarde moet aanmaken en en klik vervolgens op de knop Selecteer
• klik vervolgens in stap 3  in het nu geopende scherm op de link Nieuwe standaardwaarde in de getoonde banner.
  
  

Toegang tot Standaardwaarden (via Instellingen)

• in het accountant portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen. 
• klik vervolgens in het volgende scherm op Standaardwaarden. 
• klik tenslotte in het nu geopende scherm op de knop Aanmaken... en vervolgens op Standaardwaarde.
  
  

Standaardwaarde aanmaken

Bij het instellen van een standaardwaarde (verwerkingsregel) is het belangrijk om de specifieke criteria en outputvelden in te vullen die overeenkomen met de inkoopfactuur waarvoor je de regel instelt.

Invoer

De waarden waaraan de 'Invoer' op de inkoopfactuur moeten voldoen:

• Leverancier: naam van leverancier
• Documentsoort: inkoopfactuur
• Prioriteit: welke document verwerkingsregel heeft de hoogste prioriteit?
• Datums: datum vanaf tot een bepaalde datum
• Bedragen: factuurbedrag vanaf een bedrag tot een bepaald bedrag, gevolgd door de valuta van het factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is)
• OCR-data: een deel van de OCR-tekst van een document.
  De maximaal drie toegevoegde OCR-data velden worden als EN-EN criteria toegepast.
  
  

Output

De waarden die automatisch als 'Output' op de inkoopfactuur worden ingevuld:

• Grootboekrekening: grootboekrekening waarop kosten of omzet geboekt moet worden
• Dynamische grootboekrekening: exacte grootboekcode van de grootboekrekening.
  Indien deze code ook in het domein bestaat dan zal hierop geboekt worden. Bestaat de code niet dan wordt de grootboekrekening 'Rekening onbekend' toegepast.

Extra output

De waarden die automatisch als 'Output' op de inkoopfactuur worden ingevuld:

• Btw-code: gehanteerd btw-tarief op inkoopfactuur
• Betaalwijze: op welke wijze moet de inkoopfactuur worden voldaan
• Betalingstermijn: het aantal dagen waarbinnen een factuur betaald moet zijn
• Onderwerp tekst: onderwerp factuur volgens een template (met placeholders)
• Valuta: valuta van factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is).

Afhandelen

Ook zijn er uitgebreidere opties om de documenten al-of-niet automatisch door de Yuki IDR te laten afhandelen:

• Handmatig
  Yuki zal het document zoals gewoonlijk herkennen maar de factuur moet ter controle nog handmatig worden verwerkt vanuit de workflow.
• Indien historie betrouwbaar
  Verwerk het document automatisch wanneer in de afgelopen 18 maanden 50% van de facturen van deze leverancier helemaal correct werden herkend.
• Altijd wanneer 100% herkend
  Verwerk het document automatisch wanneer alle verplichte velden op de factuur werden herkend.
• Altijd wanneer alle artikelregels zijn gematcht
  Verwerk het document automatisch wanneer elk artikel op de factuur is toegewezen aan een grootboekrekening op basis van UBL-regels.

Klik tenslotte op de knop Aanmaken.

Je vindt de aangemaakte standaardwaard terug in het overzicht van de Standaardwaarden (via Instellingen).