Herinnering- en aanmaningsservice (automatische herinneringen)

De Herinnering- en aanmaningsservice is ontworpen om je te helpen sneller betalingen van klanten te ontvangen. Door zorgvuldig getimede herinneringen en aanmaningen worden facturen klantvriendelijk onder de aandacht gebracht. Nmbrs Accounting automatiseert en bewaakt het aanmaningsproces, wat direct gebruiksgemak biedt zonder handmatige interventies.

Deze service biedt ook de mogelijkheid om het automatisch versturen van herinneringen en aanmaningen naar één of meer klanten te blokkeren.

TIP!

Nmbrs Accounting biedt ook de mogelijkheid om automatisch herinneringen en aanmaningen in verschillende talen (Engels, Frans en/of Duits) te versturen.

Alle functionaliteit van de Herinnering- en aanmaningsservice bevindt zich in Verkoop Geavanceerd . 

De Herinnering- en aanmaningsservice is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Small, Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Store in het domein. 

Rechten en rollen

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan deze service activeren en ook weer stopzetten.

Klik op de video om 'Yuki Herinneringen' te bekijken!

Toegang tot Herinnering- en aanmaningsservice

Alle instellingen voor de Herinnering- en aanmaningsservice zijn gecentraliseerd binnen je domein en onderverdeeld in logische categorieën.

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

• klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk
• klik je in het nu geopende scherm in de sectie Verkoop op Herinnering instellingen
• klik je vervolgens op het tabblad Automatische herinneringen.

Automatiseren van herinneringen

Een incassoproces kan in de praktijk uit vier stappen bestaan:

1. Versturen van herinneringen
2. Versturen van aanmaningen
3. Incasseren door incassobureau
4. Incasseren door een deurwaarder.

De herinnering- en aanmaningsservice helpt je bij de eerste twee stappen van het incassoproces. 

TIP!

In Nmbrs Accounting is er een mogelijkheid om gebruik te maken van een API-koppeling met Outstanding24. Dit systeem functioneert als een uitgebreid CRM voor organisaties die een groot aantal verkoopfacturen beheren en efficiënt debiteurenbeheer nodig hebben.

Functionaliteiten van Outstanding24 zijn o.a. belacties, betalingsregelingen, automatische herinneringen en aanmaningen, incasso en deurwaarder waarvoor automatisch een dossier wordt aangemaakt.

Outstanding24 biedt ondersteuning voor alle vier de stappen in het incassoproces, waardoor het een waardevolle uitbreiding is voor bedrijven die hun debiteurenbeheer willen optimaliseren.

Voor meer informatie over de koppeling met Outstanding24 zie https://www.nmbrs.com/nl/koppelingen/outstanding24

Voor een uitgebreide beschrijving over de Nmbrs Accounting API koppeling zie artikel Nmbrs Accounting API koppeling.

Hoe werkt het aanmaningsproces?

Elke dag controleert Nmbrs Accounting voor welke openstaande facturen een brief verstuurd moet worden. Nmbrs Accounting selecteert automatisch:

• welke brief van toepassing is (Herinneringsniveau, herinnering lay-out van het juiste niveau)
• welke betaalwijze van toepassing is (Nmbrs Accounting gebruikt bij voorkeur de herinnering lay-outs 'Automatische incasso' of 'Niet-automatische incasso' boven de herinnering lay-out 'Beiden) 
• maakt de brief aan
• verstuurt deze per e-mail.

Om te voorkomen dat er onterecht herinneringen of aanmaningen verstuurd worden, controleert Nmbrs Accounting eerst of de boekhouding voldoende bijgewerkt is:

• De bank mag niet ouder zijn dan 14 dagen.
  Dit om te voorkomen dat de klant al betaald heeft maar de administratie van de bank nog niet is bijgewerkt. Dus voor een goed werkende service is het raadzaam minimaal elke twee weken de bank te uploaden. Nog beter is het om de zakelijke betaalrekening bij je bank, indien mogelijk,te koppelen met Nmbrs Accounting zodat de transacties automatisch elke dag in Nmbrs Accounting ingelezen kunnen worden.
• Alle betalingen van de klant dienen gematcht te zijn.
  Om te voorkomen dat er onterecht een herinnering of aanmaning wordt verstuurd, verstuurt Nmbrs Accounting geen herinneringen zolang er ongematchte betalingen zijn van die klant.

De openstaande posten die via een memoriaalboeking zijn aangemaakt voor bijv. de beginbalans lopen niet mee in de aanmaningenprocedure!

TIP!

Je kunt bij de verkoopfactuur zelf ook de automatische verstuurde herinnering terugvinden door de desbetreffende verkoopfactuur te openen en vervolgens te klikken op Factuur herinneringen.

LET OP!

Bij het automatisch versturen van een Engelse, Franse of Duitse herinnering selecteert Nmbrs Accounting in de onderstaande volgorde de meest optimale te versturen herinnering of aanmaning:

• Nmbrs Accounting controleert of er al een Engelse, Franse of Duitse factuur (lay-out) is verstuurd.
• Nmbrs Accounting controleert of er bij de relatie een Engelse, Franse of Duitse standaard factuur lay-out is vastgelegd.
• Nmbrs Accounting controleert of er een herinnering lay-out zonder een taal (in veld 'Taal') aanwezig is.
• Nmbrs Accounting controleert of er een herinnering lay-out aanwezig is in dezelfde taal als die door de gebruiker is vastgelegd in zijn of haar persoonlijke voorkeuren.
• Nmbrs Accounting selecteert de meest recent aangemaakte of gewijzigde herinnering lay-out.