Herinnering- en aanmaningsservice instellen

De Yuki herinnering- en aanmaningsservice is ontworpen om je te helpen sneller betalingen van klanten te ontvangen. Door zorgvuldig getimede herinneringen en aanmaningen worden facturen klantvriendelijk onder de aandacht gebracht. Yuki automatiseert en bewaakt het aanmaningsproces, wat direct gebruiksgemak biedt zonder handmatige interventies.

Deze service biedt ook de mogelijkheid om het automatisch versturen van herinneringen en aanmaningen naar één of meer klanten te blokkeren.

Toegang tot Herinnering- en aanmaningsservice

Alle instellingen voor de Herinnering- en aanmaningsservice zijn gecentraliseerd binnen je domein en onderverdeeld in logische categorieën.

Om toegang te krijgen tot deze instellingen:

• klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk
• Klik je vervolgens in het nu geopende scherm op Herinnering instellingen
• klik je op het tabblad Automatische herinneringen.
  
  

Automatische herinneringen instellen

Op dit tabblad voer je een aantal instellingen in en leg je de termijnen vast voor herinneringen en aanmaningen die automatisch door Yuki worden verstuurd.

TIP!

De herinnering- en aanmaningsservice kan altijd worden stopgezet door te klikken op de knop Stop service.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan deze service stopzetten.

Instellingen

E-mail afkomstig van adres

Vul hier het e-mailadres in van waaruit de herinneringen en aanmaningen verstuurd moeten gaan worden. In de praktijk zal de klant soms willen reageren op de aanmaning door het versturen van een antwoord (reply) op de e-mail. Zorg er dus voor dat de mailbox van het e-mailadres regelmatig wordt geraadpleegd.

Minimumbedrag openstaand

Om te voorkomen dat er herinneringen/aanmaningen verstuurd worden voor te kleine bedragen kun je hier het minimumbedrag invullen.

LET OP!

Wanneer er geen minimumbedrag openstaand wordt ingevuld zal er altijd een herinnering/aanmaning worden verstuurd.

Minimumpercentage openstaand

Om te voorkomen dat kleine betalingsverschillen leiden tot herinneringen/aanmaningen kun je ook een percentage opgeven. Als je bijvoorbeeld 2% invult zal voor een factuur van 1000 euro waarvan minder dan 20 euro nog betaald moet worden geen herinnering/aanmaning worden verstuurd.

LET OP!

Wanneer er geen minimumpercentage openstaand wordt ingevuld zal er altijd een herinnering/aanmaning worden verstuurd.

Verzending rapport

Geef aan of er een rapport moet worden verzonden. Zo ja, moet dit rapport dagelijks of wekelijks worden verzonden.

Stuur rapport naar:

Je wordt door Yuki op de hoogte gehouden van de brieven die verstuurd werden en voor welke facturen geen brieven verstuurd werden. Hier kun je aangeven naar welke gebruiker Yuki deze rapportage moet sturen.

Termijnen

Per factuur worden maximaal vier brieven (per e-mail) verstuurd:

• 1 - Attendering
  Deze wordt standaard 3 dagen voor de vervaldatum van de factuur verstuurd. Doel is de factuur nogmaals onder de aandacht van de klant te brengen en aan te geven dat de vervaldatum binnenkort verstrijkt.
  Het versturen van een attendering kan worden uitgeschakeld.
• 2 - Herinnering
  Deze wordt standaard 10 dagen na de vervaldatum verstuurd.
• 3 - Aanmaning
  Deze wordt standaard 30 dagen na de vervaldatum verstuurd.
• 4 - Ingebrekestelling
  Deze wordt standaard 45 dagen na de vervaldatum verstuurd.

Het aantal dagen van een termijn kan handmatig worden aangepast.

Heeft de klant na 60 dagen nog steeds niet betaald dan is het raadzaam de vordering over te dragen aan een incassobureau!