De Yuki herinnering- en aanmaningsservice is ontworpen om je te helpen sneller betalingen van klanten te ontvangen. Door zorgvuldig getimede herinneringen en aanmaningen worden facturen klantvriendelijk onder de aandacht gebracht. Yuki automatiseert en bewaakt het aanmaningsproces, wat direct gebruiksgemak biedt zonder handmatige interventies.
Deze service biedt ook de mogelijkheid om het automatisch versturen van herinneringen en aanmaningen naar één of meer klanten te blokkeren.
Om ervoor te zorgen dat Yuki automatisch brieven (herinneringen en aanmaningen) naar je klanten verstuurd moeten de volgende zaken geregeld zijn:
Je kunt op elk moment in een testrapport bekijken welke herinneringen automatisch zijn verstuurd of nog verstuurd gaan worden. |
Toegang tot testrapport
Om de rapportage (testrapport) van vandaag (of een andere datum) te bekijken:
- klik je op het icoon Instellingen in de navigatiebalk
- in het nu geopende scherm klik je op Herinnering instellingen
- klik je op het tabblad Automatische herinneringen
- linksonder in je scherm klik je vervolgens op Bekijk het testrapport.
TIP!
In de velden Rapport wordt verstuurd en Rapportage versturen aan kun je aangeven welke gebruiker deze rapportage dagelijks of wekelijks per e-mail moet ontvangen.
Deze gebruiker ontvangt het rapport ook als een mededeling in de Postbus.
Alle verzonden rapporten zijn ook terug te vinden in de ordner Verkoop op het tabblad Herinneringen.
Door te klikken op > voor een overzicht kun je deze bekijken:
Controle door Yuki
Elke dag controleert Yuki voor welke openstaande verkoopfacturen een brief verstuurd moet worden. Yuki selecteert vervolgens automatisch welke brief (herinnering of aanmaning) van toepassing is, maakt de brief aan en verstuurt deze per e-mail.
De volgende zaken worden dagelijks door Yuki gecontroleerd voordat een automatische herinnering of aanmaning wordt verstuurd:
- Is de administratie voldoende bijgewerkt?
- De bank mag niet ouder zijn dan 14 dagen
- Alle betalingen van de klant dienen gematcht te zijn.
- Heeft de klant een e-mailadres?
- Is de klant geblokkeerd voor het ontvangen van automatisch verstuurde brieven?
- Is de factuur te oud (ouder dan 90 dagen bij activeren Yuki service)?
- Is er voor de factuur in de laatste 7 dagen al een handmatige of automatische herinnering of aanmaning verstuurd?
- Staat de factuur in het overzicht 'Nog te incasseren', 'Onderweg' of 'Storno's'?
- Is de factuur na de vervaldatum (post factum) aangemaakt?
Het resultaat van deze controle kan op elk moment worden bekeken in het testrapport.
Hieronder worden de selectiecriteria en de secties van het testrapport beschreven.
Testrapport selectiecriteria en secties
Selectiecriteria testrapport
Knop 'Verversen'
Klik op deze knop wanneer je de controledatum hebt aangepast, de getoonde gegevens in het rapport zullen worden 'ververst'.
Controledatum
Voer hier de datum in van de uit te voeren controle.
Factuurdatum
Toon alle openstaande facturen met een factuurdatum in de geselecteerde maand, kwartaal, half jaar, jaar of alle jaren.
Boekingen
Toon alleen de valide facturen, valide herinneringen of alle boekingen.
Criteria voor facturen
Toon alle facturen of alleen de niet-valide facturen met de geselecteerde oorzaak (criteria).
Criteria voor herinneringen
Toon alle herinneringen of alleen de niet verstuurde herinneringen met de geselecteerde oorzaak (criteria).
Wanneer er in de administratie openstaande facturen zijn die in aanmerking komen voor automatisch te versturen brieven maar die op basis van de huidige selectiecriteria niet worden getoond in het testrapport, verschijnt de volgende melding in je scherm:
De huidige selectiecriteria dien je, indien gewenst, aan te passen.
Secties testrapport
Het rapport is onderverdeeld in vijf secties:
- Totaaloverzicht:
- totale aantal openstaande verkoopfacturen
- totale aantal valide facturen
- totale aantal valide herinneringen.
- Oorzaken van niet-valide facturen (op basis van controledatum):
- Te oud
- In de laatste 7 dagen is er een handmatige of automatische herinnering of aanmaning verstuurd
- In de lijst 'Te incasseren', 'Betalingen onderweg' of 'Storno'
- Na vervaldatum (post factum) aangemaakt.
- Oorzaken van niet verstuurde herinneringen:
- Klant heeft geen e-mailadres
- Klant is geblokkeerd voor het ontvangen van automatisch verstuurde brieven.
- Herinneringen die verstuurd zullen worden
Om een verkoopfactuur te bekijken en desgewenst te wijzigen klik je op > voor de desbetreffende factuur. - Herinneringen die niet verstuurd zullen worden (gegroepeerd per oorzaak)
Om een verkoopfactuur te bekijken en desgewenst te wijzigen klik je op > voor de desbetreffende factuur.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren