Richtlijnen documenten scannen

Om een gescand document op de best mogelijke manier automatisch te verwerken zijn de volgende richtlijnen opgesteld om dit bereiken: 

• Resolutie 300 dpi: document moeten gescand worden op 300 dots per inch (DPI). De kwaliteit van tekenherkenning neemt significant af wanneer lagere resoluties worden gebruikt. Ook het gebruik van hogere scan resoluties zal de kwaliteit van tekenherkenning niet verbeteren.
• Scan in kleur: document moeten in kleur gescand worden. Behalve dat dit de automatische herkenning van documenten ten goede komt, ziet dit er simpelweg beter uit wanneer een document bekeken wordt. Ook het maken van een kleurenkopie is op deze manier mogelijk.
• Scan zo recht mogelijk: documenten moeten zo recht mogelijk ingescand worden. Hoewel de automatische documentverwerking de mogelijkheid heeft om documenten 'recht te zetten' zal dit meestal nadelige gevolgen hebben op de kwaliteit ervan.
• Bij voorkeur pdf: bij voorkeur moeten de aangeleverde scans opgeslagen zijn als pdf-bestand. Dit zorgt voor een betere herkenning.

Veelgemaakte fouten

Hieronder een lijst met fouten die in de praktijk nog wel eens gemaakt worden:

• Foto's maken van documenten: tenzij de foto's met een statief gemaakt zijn met voldoende belichting zullen de foto's meestal niet geschikt zijn voor automatische verwerking (de vouwen en kreukels in het document zijn namelijk veel duidelijker aanwezig wanneer een foto wordt gemaakt van een document).
• Meerdere documenten tegelijk inscannen: bijvoorbeeld wanneer meerdere kleine kassabonnen ingescand worden, of wanneer het betaalbewijs samen met een inkoopfactuur ingescand wordt (waardoor een deel van de factuur afgedekt wordt).
• Verschillende documenten in één enkel pdf-bestand aanleveren.