Richtlijnen documenten scannen

Om ervoor te zorgen dat de automatische tekenherkenning (OCR) in Yuki documenten zo snel en foutloos mogelijk verwerkt, is de kwaliteit van een gescand document cruciaal. Volg bij het scannen altijd de onderstaande vier basisrichtlijnen.

• Resolutie van 300 dpi: document moeten gescand worden op 300 dots per inch (DPI). De kwaliteit van tekenherkenning neemt significant af wanneer lagere resoluties worden gebruikt. Ook het gebruik van hogere scan resoluties zal de kwaliteit van tekenherkenning niet verbeteren.
• Scan in kleur: document moeten in kleur gescand worden. Behalve dat dit de automatische herkenning van documenten ten goede komt, ziet dit er simpelweg beter uit wanneer een document bekeken wordt. Ook het maken van een kleurenkopie is op deze manier mogelijk.
• Scan zo recht mogelijk: documenten moeten zo recht mogelijk ingescand worden. Hoewel de automatische documentverwerking de mogelijkheid heeft om documenten 'recht te zetten' zal dit meestal nadelige gevolgen hebben op de kwaliteit ervan.
• Bij voorkeur pdf: bij voorkeur moeten de aangeleverde scans opgeslagen zijn als pdf-bestand. Dit zorgt voor een betere herkenning.
  
  

Veelgemaakte fouten

Hieronder een lijst met fouten die in de praktijk nog wel eens gemaakt worden:

• Foto's maken met smartphone: Tenzij de foto's met een statief gemaakt zijn met voldoende belichting zullen de foto's meestal niet geschikt zijn voor automatische verwerking (de vouwen en kreukels in het document zijn namelijk veel duidelijker aanwezig wanneer een foto wordt gemaakt van een document).
• Meerdere documenten tegelijk inscannen: Leg nooit meerdere losse documenten tegelijk op de glasplaat van de scanner. Denk hierbij aan:
  • Meerdere kleine kassabonnetjes naast elkaar scannen op één A4.
  • Een betaalbewijs (pinstrookje) bovenop een inkoopfactuur leggen, waardoor een deel van de originele factuurtekst wordt afgedekt.
• Verschillende documenten in één enkel pdf-bestand aanleveren: .Scan losse facturen of bonnen nooit achter elkaar in één lang pdf-bestand. Yuki ziet dit als één enkel document. Zorg ervoor dat elke afzonderlijke factuur of bon als een apart, uniek bestand wordt opgeslagen en aangeleverd.