Dropbox

Je scans en documenten kun je nu op een eenvoudige manier aanleveren door ze met ons te delen via Dropbox. Of het nu gaat om documenten die Yuki moet verwerken of documenten die je zelf wilt archiveren, het aanleveren van je documenten is in een handomdraai geregeld.

Hoe kun je documenten aanleveren?
Het aanleveren van documenten doe je door een map in je Dropbox directory te delen met Yuki. De volgende namen zijn voor jouw domein gereserveerd:

• <administratienaam> (bedrijf) : <domeinnaam>

Deze mappen kun je binnen je dropbox map op een willekeurige locatie aanmaken. Bijvoorbeeld als volgt: C:\Dropbox\<domeinnaam>.

Mocht je andere directory namen willen gebruiken dan kun je deze aanpassen door het Email adres voor documenten van je administratie aan te passen in je administratieprofiel.

Mappen delen met Yuki
De volgende stap die je moet nemen is het delen van de Dropbox mappen met het Yuki Dropbox account. Via het context-menu van een directory kun je 'Dropbox' selecteren en vervolgens 'Share this folder...'.

Dropbox opent een webpagina waar een andere Dropbox uitgenodigd kan worden om de map met je te delen. Nodig hier de gebruiker 'dropbox@yuki.nl' uit. De optie 'allow members to invite other people' moet uitgeschakeld worden. 

In de optionele persoonlijk boodschap moet je je eigen unieke code uit het domein vermelden. Deze code gebruiken wij om te verifiëren dat het om een legitiem verzoek gaat van een bestaande Yuki klant.

Deze code vind je als volgt:

• Log in op Yuki

• Klik in de navigatiebalk op het icoon Postbus, klik indien nodig in het nu geopende scherm op Aanleveren en vervolgens op de knop Dropbox.
  
  
  

• Je scrollt in het nu geopende scherm met je muis naar beneden totdat je een gele balk ziet met daarin de code.
  
  
  Wanneer Yuki je verzoek bevestigd heeft zul je hier een e-mail van Dropbox over ontvangen.

Documenten direct in de juiste ordner aanbieden
Documenten die je deelt met Yuki worden in het archief aangeboden in de ordner 'Uitzoeken Yuki'. Wil je een document meteen op de juiste plek in je archief plaatsen? Ook dat is mogelijk door de juiste mapstructuur te gebruiken. Zorg ervoor dat de (sub)mappen die je aanmaakt dezelfde naam hebben als de mappen in het Archief in Yuki. Wil je een document ook op het juiste tabblad in een ordner plaatsen dan is dat een kwestie van het bestand in de juiste submappen te plaatsen.

Een voorbeeld van een mappenstructuur:

C:\Dropbox\<domeinnaam>\Inkoop

C:\Dropbox\<domeinnaam>\Inkoop\Facturen

C:\Dropbox\<domeinnaam>\Inkoop\Bonnen

C:\Dropbox\<domeinnaam>\Inkoop\Offertes

C:\Dropbox\<domeinnaam>\Inkoop\Herinneringen

De documenten die je op deze manier in Yuki aanbiedt, zullen nadat ze zijn verwerkt in Yuki altijd automatisch uit de desbetreffende Dropbox map worden verwijderd! Mocht een bestand te groot zijn (groter dan 25 MB) of geplaatst worden in een onbekende ordner dan wordt deze verwijderd. De bestanden die Yuki succesvol heeft ontvangen kun je terugvinden als digitale post in de Postbus.

Meer hulp nodig?

Meer informatie over Dropbox en links om Dropbox te downloaden kun je vinden op www.dropbox.com.