Standaardwaarde(n) voor facturen van top leverancier aanmaken (portaal)

Gewijzigd op Zo, 28 Dec om 8:47 PM

In het portaal zijn er voor het verhogen van de automatische verwerking van inkoopfacturen twee typen automatiseringsregels (lees verwerkingsregels) die je kunt instellen: standaardwaarden en UBL-regels..

Standaardwaarden

Doel: Deze worden ingesteld op leveranciersniveau om het automatische invullen van gegevens bij factuurverwerking te vergemakkelijken.
Werking: Wanneer een inkoopfactuur van een specifieke leverancier binnenkomt, worden vooraf gedefinieerde waarden automatisch ingevuld, zoals grootboekrekeningen en andere relevante gegevens.

UBL-regels (alleen voor UBL/PDF- en UBL-facturen)

Doel: Deze regels zijn specifiek voor inkoopfacturen die in het UBL-formaat aangeleverd worden.
Werking: Ze maken het mogelijk om op regelniveau factuurregels op verschillende grootboekrekeningen te boeken, wat zorgt voor een gedetailleerdere en flexibelere verwerking.

LET OP!
Voordat je op regelniveau met UBL-regels kunt gaan splitsen, moet er eerst een standaardwaarde bestaan.

BELANGRIJK!

Standaardwaarden en UBL-regels die in het portaal zijn aangemaakt voor een leverancier, worden toegepast in alle domeinen, zolang er voor de betreffende leverancier geen specifieke automatiseringsregels per domein zijn ingesteld.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan vanuit het overzicht 'Top leveranciers' standaardwaarde(n) aanmaken.

Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot het overzicht 'Top leveranciers'.

Toegang tot overzicht Top leveranciers

In het accountant portaal klik je op Stel regels in in de tegel Verhoog je automatisering.
OF
In het accountant portaal klik je op Beheer.
Klik vervolgens op Overzichten.
In het nu geopende scherm klik je op Top leveranciers.

Het volgende scherm wordt geopend:

Standaardwaarde voor factuur aanmaken

Je kunt een standaardwaarde aanmaken voor een pdf-factuur of een UBL-factuur.

pdf-factuur

Om een standaardwaarde voor een pdf-factuur aan te maken:

beweeg je met de muis boven de regel van de desbetreffende factuur
klik je op de knop met de drie puntjes
selecteer je vervolgens de menuoptie Nieuwe standaardwaarde in het dropdownmenu.

UBL-factuur

Wanneer er geen standaardwaarde voor een UBL-factuur aanwezig is, moet je deze eerst aanmaken:

beweeg met de muis boven de regel van de desbetreffende factuur
klik op de knop Stel automatisering in
selecteer het domein waarin de UBL-factuur zich bevindt en klik vervolgens op de knop Selecteer
selecteer de UBL-factuur waarvoor je een standaardwaarde moet aanmaken en en klik vervolgens op de knop Selecteer
klik vervolgens in het nu geopende scherm op de link Nieuwe standaardwaarde in de getoonde banner.

Het volgende scherm wordt geopend:

Bij het instellen van een standaardwaarde (verwerkingsregel) is het belangrijk om de specifieke criteria en outputvelden in te vullen die overeenkomen met de inkoopfactuur waarvoor je de regel instelt.

Voor een uitgebreide beschrijving van deze criteria en outputvelden zie artikel Standaardwaarde (centrale verwerkingsregel) voor portaal aanmaken.