CASH Handel koppeling met Nmbrs Accounting

Het programma CASH Handel wordt gebruikt voor het voeren van de handelsadministratie die o.a. bestaat uit de inkooporderadministratie, verkooporderadministratie en voorraadbeheer.

Voor meer informatie over CASH Handel zie https://www.cash.nl/oplossingen/handel/.

De CASH Handel koppeling met Nmbrs Accounting zorgt ervoor dat inkooporders, verkooporders (alleen gereedstaande regels) en voorraadmutaties vanuit CASH Handel naar de financiële administratie in Nmbrs Accounting worden doorgestuurd. Deze financiële mutaties worden vervolgens als volgt door de software in de achtergrond verwerkt en afgehandeld:

• een inkooporder komt in Nmbrs Accounting terecht als een inkoopfactuur in de workflow van te verwerken documenten
• een verkooporder wordt in Nmbrs Accounting verwerkt als een verkoopfactuur in de Verkoop functionaliteit
• een voorraadmutatie wordt in Nmbrs Accounting verwerkt als een memoriaalboeking. 

De financiële boekhouding van Nmbrs Accounting is leidend, alle boekhoudkundige zaken moeten daarom altijd in Nmbrs Accounting worden uitgevoerd.

Voordelen:

• Minder werk en fouten door directe financiële verwerking van inkooporders. verkooporders en voorraadmutaties
• Maar één inlog nodig voor orderadministratie van Visma CASH Handel en boekhouding van Nmbrs Accounting
• Correcte financiële aansluiting orders en voorraad naar boekhouding.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein kan een CASH koppeling met Nmbrs Accounting realiseren.

LET OP!

• De CASH Handel koppeling maakt gebruik van de volgende webservices:
  • Purchase webservice (zie artikel Purchase webservice)
  • Sales webservice (zie artikel Sales webservice)
  • Accounting webservice (zie artikel Accounting webservice).
• De bundel Small, Medium, Large of Unlimited moet door een gebruiker met de rol 'Directie' zijn gekozen via de Store in het domein.
  
  LET OP!
  Bij de keus voor de bundel Minimal moet door de accountant het accountantsfeature 'Sales webservice' worden toegevoegd aan het contract van het domein.

CASH Handel koppeling met Nmbrs Accounting realiseren

Om de koppeling tussen Nmbrs Accounting en CASH Handel te kunnen leggen is het volgende nodig:

• een Nmbrs Accounting account
• een actief CASHWeb Handel account met integratiepartner Nmbrs Accounting.

LET OP!

Neem contact op met het Support team van CASH Handel indien je nog geen actief CASHWeb Handel account hebt.

Er vindt altijd eerst een telefonische inventarisatie en een demo op locatie plaats. Om te kunnen starten met CASH Handel is een aantal dagen inrichting en training door een consultant van Visma CASH noodzakelijk.

Om de CASH Handel koppeling met Nmbrs Accounting te realiseren moeten de volgende stappen in deze volgorde worden doorlopen:

• Nmbrs Accounting inrichten:
  1. Genereer per te koppelen administratie een Webservice API-sleutel  
  2. Voeg de negen verplichte grootboekrekeningen toe aan het rekeningschema 
  3. Noteer het juiste kas grootboekrekeningnummer van de te koppelen administratie.
• CASH Handel inrichten:
  1. Voer de Webservice API-sleutel in bij de administratie
  2. Wijzig indien nodig het kas grootboekrekeningnummer
  3. Stel de frequentie van de synchronisatie in (indien gewenst)
  4. Stel de vreemde valuta in (indien nodig).

Nmbrs Accounting inrichten

Doorloop de onderstaande stappen om Nmbrs Accounting in te richten voor de koppeling met CASH Handel. 

Stap 1:  Genereer een Webservice API-sleutel voor de te koppelen administratie

Maak per te koppelen Nmbrs Accounting administratie een aparte Webservice API-sleutel aan van het type 'Administratie' met de rechten 'Alle webservices' en bewaar deze gegenereerde sleutel(s).

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Webservices in domein en/of administratie instellen.

Stap 2:  Voeg de negen verplichte grootboekrekeningen aan het rekeningschema toe

Voeg de volgende voor de koppeling verplichte negen grootboekrekeningen toe aan het rekeningschema in het domein:

• 30311 Factuurwaarde inkoop

• 30312 Tegenboeking factuurwaarde inkoop

• 60011 Inkoopverschillen

• 60711 Dekking inkoopkosten

• 60911 Voorraadverschillen

• 60912 VVP verschillen

• 60913 Herwaardering

• 60914 Assemblageverschillen

• 81010 Kredietbeperking.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Rekeningschema (grootboekrekeningen) instellen.

LET OP!

Indien er één of meer verplichte grootboekrekeningen ontbreken in Nmbrs Accounting worden de desbetreffende boekingen vanuit CASH Handel met terugwerkende kracht doorgestuurd zodra deze rekeningen in Nmbrs Accounting worden aangemaakt. 

Stap 3:  Noteer het juiste kas grootboekrekeningnummer van de te koppelen administratie

Als er in het domein van Nmbrs Accounting meer dan één administratie aanwezig is dan is er voor elke Nmbrs Accounting administratie automatisch een aparte grootboekrekening voor de kas aangemaakt. Noteer welk kas-grootboekrekeningnummer van toepassing is voor de te koppelen Nmbrs Accounting administratie.

Om te controleren welk kas grootboekrekeningnummer de te koppelen administratie heeft, klik je op het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en vervolgens op Kas.

In het nu geopende scherm vind je in de kolom Grootboekrekening het kas grootboekrekeningnummer van elke administratie in het domein.

CASH Handel inrichten

Doorloop de onderstaande stappen om CASH Handel in te richten voor de koppeling met Nmbrs Accounting.

LET OP!

Voor vragen of onduidelijkheden over de inrichting van CASH Handel zie https://www.cash.nl/yuki-cash-handel/.

Voer de Webservice API-sleutel in bij de te koppelen administratie

Open in CASH Handel de aan Nmbrs Accounting te koppelen CASH administratie.

Bij het openen van de administratie wordt om de API-sleutel van Nmbrs Accounting gevraagd.

Nadat deze is ingevoerd worden de bedrijfsgegevens van de administratie in Nmbrs Accounting en de grootboekrekeningen uit het rekeningschema in Nmbrs Accounting opgehaald.

Stap 2:  Wijzig indien nodig het kas grootboekrekeningnummer

Standaard maakt CASH Handel gebruik van grootboekrekening '10000 Kas'. Wanneer dit gewijzigd moet worden ga je in de administratie naar Instellingen > Administratiegegevens > Yuki koppeling, stel je vervolgens de juiste grootboekrekening in bij de optie Grootboek kas en bewaar je deze gegevens.

BELANGRIJK!

Nmbrs Accounting is boekhoudkundig leidend. In CASH Handel kunnen daarom een aantal grootboekrekeningen en boekhoudkundige instellingen niet worden gewijzigd omdat ze niet beschikbaar of alleen leesbaar zijn:

• Administratieparameters (alleen lezen)
• Valutacodes (alleen lezen)
• OB-grootboekrekeningen (ingesteld conform Nmbrs Accounting, niet beschikbaar)
• Onderhoud OB/ICP-parameters (niet beschikbaar)
• Instellen belasting buitenland (niet beschikbaar)
• Boekingsvariabelen (alleen lezen)
• Tegenrekening dagboek contante pin: 23300 Tussenrekening pinbetalingen (niet beschikbaar)
• Boekhoudmenu M2001 (niet beschikbaar)
• Deel 2 bij klanten en leveranciers (niet beschikbaar).

LET OP!

De grootboekrekening 'Tegenrekening dagboek contante verkopen: 10000 Kas' is instelbaar. Dit is per administratie in te stellen, zoals hierboven wordt uitgelegd.

In CASH Handel blijft het altijd mogelijk om grootboekrekeningen in te stellen op een dieper niveau zoals bij artikelgroepen en artikelen. De stamgegevens van deze grootboekrekeningen worden echter beheerd in (komen uit) Nmbrs Accounting. 

Als er een grootboekrekening aangemaakt of gewijzigd moet worden in CASH Handel dan doe je dit in Nmbrs Accounting, vervolgens kun je de aangemaakte of gewijzigde grootboekrekening handmatig in CASH Handel ophalen (synchroniseren) zoals hieronder wordt beschreven bij Stap 3.

Stap 3:  Stel de frequentie van synchronisatie in (indien gewenst)

Bij het openen van de administratie in CASH Handel zal eenmaal per dag het rekeningschema vanuit Nmbrs Accounting via de CASHWeb koppeling worden gesynchroniseerd.

Deze synchronisatie kan ook, indien gewenst, handmatig worden uitgevoerd via Diversen > Import van gegevens > Actualiseren grootboek Yuki

Via de CASHWeb koppeling worden eenmaal per dag (tijdens het openen of sluiten van de administratie) alle op dat moment nog niet verwerkte mutaties naar de administratie in Nmbrs Accountng doorgestuurd. De volgende dag zijn deze mutaties in Nmbrs Accounting aanwezig.

Voor alle duidelijkheid, het doorsturen van de mutaties gebeurt dus niet tijdens het werken in CASH Handel. Het gebruik van CASH Handel wordt anders te veel vertraagd door het wachten op de verwerking van de mutaties door de CASHWeb koppeling en de terugkoppeling dat dit succesvol is gebeurd.

Stap 4:  Stel vreemde valuta in (indien nodig)

Omdat inkopen vaak in vreemde valuta’s worden ontvangen kan er in CASH Handel vreemde valuta worden aangemaakt en wisselkoersen worden ingesteld. Hierbij is het volgende van belang om te weten:

• Alle voorraadwaarde boekingen en dergelijke gaan met valutacode EUR naar de administratie in Nmbrs Accounting
• Inkopen in vreemde valuta worden als zodanig in de administratie in Nmbrs Accounting aangeleverd, Nmbrs Accounting past vervolgens zelf een valutakoers toe. Dit betekent dat de valutakoers die in CASH Handel wordt ingesteld indicatief is. Deze valutakoers wordt niet naar Nmbrs Accounting verstuurd en het in CASH Handel berekende bedrag in euro’s is anders dan het berekende bedrag in euro’s in Nmbrs Accounting.
• Hetzelfde geldt voor verkoopfacturen in vreemde valuta.

Vreemde valuta stel je in via Instellingen > Administratiegegevens > Valutacodes.

LET OP!

Er kunnen in CASH Handel, omdat Nmbrs Accounting boekhoudkundig leidend is, bij de valutacodes geen grootboekrekeningen worden ingesteld. Ook wordt er geen koerscorrectie toegepast als de koers van een vreemde valuta wordt aangepast en de bijbehorende verslagen worden niet getoond.