Rekeningschema (grootboekrekeningen) instellen

Een domein kent maar één schema. Er bestaat dus geen schema per administratie. Sommige rekeningen worden automatisch aangemaakt als je bij het instellen van een administratie bijvoorbeeld een aandeelhouder, bestuurder of deelneming vastlegt.

Het is mogelijk om met een vast kantoorschema (zogenaamd sjabloon rekeningschema) te werken waarmee je eenvoudig rekeningen in andere domeinen kunt bijwerken. Je kan daarvoor binnen het portaal het 'demo' domein gebruiken, definieer in dat domein het schema dat je binnen het kantoor wenst te gebruiken.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Rekeningschema bijwerken uit domein.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan het rekeningschema instellen.

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de instellingen van het rekeningschema zijn op één plaats in je domein samengebracht en gecategoriseerd.

Je kunt het rekeningschema vanuit verschillende plaatsen in Yuki openen:

• Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk en klik vervolgens op Rekeningschema 
• Klik in de navigatiebalk op het icoon Backoffice en vervolgens op Rekeningschema
• Klik in de navigatiebalk op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Grootboekrekeningen.
  
  

Het volgende scherm (Yuki onthoudt de laatste weergave van dit scherm) wordt geopend:

In dit scherm kun je de volgende knoppen of dropdownmenu's gebruiken:

1. Selecteer of je alle grootboekrekeningen, omzet- en kostenrekeningen óf bezittingen en schulden (balansrekeningen) wilt bekijken.
2. Bekijk alleen de actieve (zichtbare) categorieën.
3. Bekijk alle beschikbare rekeningen.
4. Zoek een rekening op basis van een deel van de omschrijving of nummer (code).
5. Werk het rekeningschema bij op basis van een kantoorschema (sjabloon rekeningschema) uit een ander domein.
6. Geef hier aan of de RGS codes en omschrijvingen van RGS Version 3.5, 3.3, 3.0 of 2.0 moeten worden getoond.
7. Pas de getoonde kolommen aan in het rekeningschema.
8. Download het getoonde rekeningschema als een CSV-bestand. 

Rekeningschema voor domein aanpassen

Yuki werkt met een semi-vast rekeningschema. Dat wil zeggen dat de indeling van het schema vast is. Daarbinnen heb je echter de mogelijkheid om een verfijning aan te brengen door een grootboekrekening te:

• activeren/deactiveren
• dupliceren
• instellen.

Rekening activeren/deactiveren

Vink de kolom Ingeschakeld aan of uit. Niet ingeschakelde rekeningen kunnen bij het invoeren van boekingen niet geselecteerd (gevonden) worden. Yuki staat niet toe dat een nieuwe boeking op een 'Niet ingeschakelde' rekening geboekt wordt. 

Het is mogelijk om een rekening waarop in het verleden geboekt werd uit te schakelen. Die rekening blijft wel zichtbaar in de rapportage maar kan niet meer gebruikt worden voor nieuwe boekingen.

Rekening dupliceren (dynamische rekening)

Hiermee maak je een extra rekening aan in het schema. Die rekening wordt onder dezelfde rubriek gerapporteerd als de rekening waarvan deze wordt gekopieerd. Rekeningen die een (+) in de laatste kolom hebben kunnen gedupliceerd worden. 

Klik op het + achter de  grootboekrekening die je wilt dupliceren. Het volgende scherm wordt geopend: 

Aan de nieuwe rekening kan een code (nummer) binnen een vooraf vastgestelde range gegeven worden. Deze range wordt aangegeven in de gele balk.

Ook kun je voor die rekening de volgende zaken instellen:

• Omschrijving (verplicht)
  
  TIP!
  Klik op het pijltje achter de omschrijving van de grootboekrekening om de omschrijving te vertalen naar het Engels of het Frans.
  
  
• Btw van toepassing: is er btw van toepassing (moeten boekingen op deze rekening meegenomen worden in de btw-aangifte?)
• Aftrekbare btw-percentage: voor welk % zijn boekingen op de rekening aftrekbaar voor de btw (Dit is een voorstel en kan per boeking gewijzigd worden)
• Groeperingscode. enkel in te stellen voor omzet- en kostprijsrekeningen.
  Dit heeft enkel invloed op de webservice koppeling voor Visionplanner en CaseWare: de saldi van deze rekeningen worden tijdens de export gegroepeerd per groeperingscode.
• Notities: speciale instructies voor de backoffice, zij krijgen een melding indien de rekening wordt geselecteerd in een invoerscherm.

Rekening instellen

Om de instellingen (zie hierboven) van een rekening te wijzigen klik je op de omschrijving van de rekening en vervolgens links in je scherm op Grootboekrekening. 

Klik in de nu geopende grootboekkaart op het potloodje.

In het nu geopende scherm kun je de instellingen van de grootboekrekening wijzigen.

Bij bepaalde grootboekrekeningen in Yuki kan de omschrijving aangepast worden, bij andere grootboekrekeningen niet. 

Bij RC rekeningen is het mogelijk om een relatie aan de rekening te koppelen. Vaak is dat echter al automatisch door Yuki gedaan.