Nmbrs Payroll koppeling met Nmbrs Accounting

Nmbrs Payroll is geïntegreerd met Nmbrs Accounting. Door de koppeling met NmbrsPayroll is het mogelijk om de volgende salarisdocumenten uit Nmbrs Payroll op te halen en deze automatisch in Nmbrs Accounting te plaatsen:

• salarisstroken
• loonjournaalposten
• loonaangiften.

Daarnaast is het ook mogelijk om via de NmbrsPayroll koppeling, indien gewenst, handmatig jaaropgaven te importeren.

Indien de Werkkostenregeling (WKR) functionaliteit wordt gebruikt is het ook mogelijk om het saldo van de loonsom vanuit Nmbrs Payroll op te halen.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' of een 'Backoffice' rol in het domein kan de Nmbrs Payroll koppeling gebruiken.

Handmatig importeren van loonruns

De automatische koppeling met Nmbrs Payroll haalt standaard alleen documenten op voor de huidige maand. In bepaalde situaties moet je documenten daarom handmatig uploaden.

Wanneer handmatig importeren?

Wanneer de loonrun van een specifieke maand pas in de daaropvolgende maand wordt gedraaid (bijv. de loonrun van januari wordt pas in februari definitief gemaakt). kan Nmbrs Accounting deze "vertraagde" documenten niet meer automatisch ophalen.

De salarisdocumenten van de beschikbare loonrun in Nmbrs Accounting dienen in dat geval handmatig geïmporteerd te worden.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Salarisdocumenten handmatig importeren (via Nmbrs® koppeling).

Verwerking 13e maand vanuit Nmbrs Payroll

Zelfs als de administratie in Nmbrs Accounting is ingesteld op een regulier kalenderjaar (12 perioden), is het mogelijk om een 13e maand te importeren vanuit Nmbrs Payroll.

De salarisstroken en loonjournaalposten van de 13e maand worden automatisch geboekt op de laatste dag van het jaar (31 december).

Aandachtspunten salarisstroken importeren

Een paar aandachtspunten bij het importeren van salarisstroken:

• Automatisch aanmaken van werknemers in Nmbrs Accounting
  Bij het importeren van salarisstroken vanuit Nmbrs Payroll wordt een werknemer automatisch aangemaakt (met correct personeelsnummer, naam en adresgegevens) in de administratie wanneer blijkt dat het personeelsnummer nog niet bestaat in de desbetreffende administratie in Nmbrs Accounting.
  
  Foutmelding
  De volgende foutmelding verschijnt wanneer er in Nmbrs Payroll een werknemer aanwezig is die nog niet in Nmbrs Accounting is aangemaakt:
  
  Het importeren van de salarisstrook is mislukt. Administratie: "bedrijfsnaam" Run: "Mei 2022" Werknemer: "". Foutmelding: Medewerker met personeelsnummer 10000 is niet uniek.
  
  In dat geval moeten via de Nmbrs Payroll koppeling eerst de ontbrekende medewerkers handmatig worden geïmporteerd in Nmbrs Accounting.
  Elke werknemer wordt aangemaakt met correct personeelsnummer, naam, adresgegevens en bankrekening.
  Reeds aangemaakte werknemers in Nmbrs Accounting met een ingevuld BSN dat overeenkomt met het BSN in Nmbrs Payroll zullen worden geüpdatet indien er een wijziging in de werknemersgegevens in Nmbrs Payroll heeft plaatsgevonden.
  
  
• Notificatie dat salarisstroken in Nmbrs Accounting klaarstaan
  Na het handmatig of automatisch importeren van de salarisstroken ontvangt de bij de Nmbrs Accounting berichten aangegeven gebruiker bij Wie ontvangt de taken met betrekking tot de salarisstroken? een notificatie dat de salarisstroken in de administratie klaar staan.

Aandachtspunt loonjournaalpost importeren

Wanneer je in Nmbrs Accounting gebruik maakt van de Nmbrs Payroll koppeling en van projecten kun je voor een administratie instellen dat alle kosten van een afdeling of kostenplaats in een vanuit Nmbrs Payroll geïmporteerde loonjournaalpost automatisch worden toegewezen aan een project in Nmbrs Accounting.

Activering feature Salariskoppeling Nmbrs Payroll

Om de koppeling met Nmbrs Payroll te kunnen gebruiken moet dit feature voor het portaal en voor elk domein van een klant in Nmbrs Accounting worden geactiveerd.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan het feature Nmbrs Payroll koppeling voor het portaal of alle administraties in een domein activeren.

Activering voor portaal

Nmbrs Accounting partners kunnen bij Nmbrs Accounting kenbaar maken dat ze in het portaal gebruik willen maken van de Nmbrs Payroll koppeling. Nmbrs Accounting verwerkt dit vervolgens in het contract van de partner waarna de koppeling met Nmbrs Payroll direct mogelijk is.

Activering voor alle administraties in domein

Voordat je de Nmbrs Payroll koppeling kunt configureren, moet het feature eerst worden geactiveerd in het domeincontract. 

Dit betekent dat alle administraties in Nmbrs Accounting een actief salarisadministratie contract krijgen.

Zonder deze activering is de Nmbrs Payroll service niet zichtbaar in de functionaliteit Personeel.

Om het feature Salariskoppeling Nmbrs Payroll vanuit het accountant portaal te activeren:

• klik je op de naam van het desbetreffende domein
• klik je in het nu geopende scherm onder Contract op de link Beheer achter Huidige bundel
• selecteer je vervolgens in het nu geopende scherm het feature Salariskoppeling Nmbrs Payroll
  
  OF
  
  
• open je het desbetreffende domein door te klikken op het icoontje achter de domeinnaam
• klik je in het nu geopende scherm op het icoon Instellingen in de navigatiebalk
• klik je in de sectie Domein op Contracten
• klik je in het nu geopende scherm op de knop Beheer accountant features
• selecteer je vervolgens het feature Salariskoppeling Nmbrs Payroll.
  
  

Koppeling met Nmbrs Payroll instellen

De koppeling met Nmbrs Payroll moet in Nmbrs Accounting op vier verschillende plaatsen worden geconfigureerd:

• in het portaal
• bij het domein
• in de administratie
• bij de werknemer(s)

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder ' of 'Portaal backoffice' kan de Nmbrs Payroll koppeling voor het portaal , domein, administratie of werknemer configureren.

Nmbrs Payroll koppeling voor portaal in Nmbrs Accounting instellen

Voor een uitgebreide beschrijving van de Nmbrs Payroll koppeling met Nmbrs Accounting op portaalniveau zie artikel Nmbrs® koppeling voor portaal instellen.

Nmbrs Payroll koppeling voor domein, administratie(s) en werknemer(s) in Nmbrs Accounting instellen

Om loonstroken, loonjournaalposten, loonaangiften en jaaropgaven te importeren vanuit Nmbrs Payroll moeten de Nmbrs Accounting domeinen, administraties en werknemers goed geconfigureerd worden.

Voor een uitgebreide beschrijving van de Nmbrs Payroll koppeling met Nmbrs Accounting op domein- en administratieniveau zie artikel Nmbrs® koppeling voor domein, administratie(s) en werknemers in Yuki instellen.