Factuur verwerken (en versturen)

In Yuki is het mogelijk om handmatig een verkoopfactuur aan te maken en deze vervolgens per post, e-mail of via Peppol te verzenden naar je klant. Daarna kan de factuur, indien nodig, correct worden afgehandeld.

Facturen in bulk versturen

Het is natuurlijk ook mogelijk om in één keer meerdere facturen per post of per e-mail te versturen naar klanten.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikelen Facturen in bulk versturen per e-mail en Facturen in bulk versturen per post.

Toegang tot te verzenden factuur

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Verkoop in de navigatiebalk
• klik je op Facturen
• selecteer je vervolgens in het nu geopende scherm de werklijst Te verzenden facturen
• open je de conceptfactuur die je wilt klaar zetten voor verzending door te klikken op het onderwerp van de desbetreffende factuur.

Te verzenden factuur

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• de factuur verwerken en versturen.
• de factuur opslaan als 'Klaar om te versturen'
• de factuur verwijderen.
  
  

Factuur verwerken en versturen

Nadat je de factuurdatum, de verzendwijze en het schermvoorbeeld zorgvuldig hebt gecontroleerd, kun je de factuur direct verwerken in de administratie en naar de klant verzenden. Dit doe je door te klikken op de knop Verwerken.

De factuur verdwijnt uit de werklijst 'Te verzenden facturen' en wordt verplaatst naar het overzicht 'Factuurhistorie'.

TIP!

De verwerkte factuur vind je ook terug in de ordner Verkoop, tabblad Facturen in het Archief.

Verzendwijzen

• verstuurd per post: na verwerking kan de factuur als PDF-document geopend en gedownload worden. Klik hiervoor op de knop Open dit document met Adobe Reader. Vervolgens kun je de factuur afdrukken.
  
   
  TIP!
  Gebruik de Etiketten functie in Relaties (CRM) om enveloppen te adresseren.
  
  

• verstuurd via Peppol: de klant ontvangt de factuur in hun software in XML-formaat met een ingebedde PDF.
  
  

• verstuurd per e-mail: de klant krijgt een e-mail met de factuur als bijlage in zowel PDF- als XML-formaat.
  
  E-mailbeheer

• Wanneer het bestaande e-mailadres van het type 'Werk' is en je voert een nieuw e-mailadres in, wordt dit nieuwe e-mailadres toegevoegd als type 'Factuur'

• Als het e-mailadres van type 'Factuur' is en je wijzigt het, wordt het oude e-mailadres vervangen.

• Bij ontbreken van een e-mailadres, wordt een nieuw e-mailadres opgeslagen als type 'Factuur'.
  
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel E-mailadressen voor versturen verkoopfacturen
  
  LET OP!
  Zorg ervoor dat de inloggegevens (gebrukersnaam of wachtwoord) voor de SMTP server (die e-mail afhandelt) correct zijn. Bij foutieve gegevens verschijnt de melding: " Check your username and/or password.535 5.7.8 Error: authentication failed: authentication failure ]".
  
  Yuki ondersteunt geen twee-staps authenticatie bij e-mailverzending. Wis de mailserver instellingen zodat de Yuki-server de mail kan afhandelen.
  
  

• niet verstuurd per e-mail: de factuur wordt wel verwerkt in de administratie, maar niet naar de klant verzonden.
  
  

Factuur opslaan als 'Klaar om te versturen'

Om de geopende factuur weer op te slaan als een te verzenden factuur klik je op de knop Opslaan als 'Klaar om te versturen'.

Factuur verwijderen

Om een te verzenden factuur te verwijderen, klik je op de knop Verwijderen.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Ja om de factuur daadwerkelijk te verwijderen.