Factuur verwerken en versturen

Om een nieuwe verkoopfactuur te versturen naar je klant moeten de volgende stappen worden doorlopen:

• zet de factuur klaar voor verzending naar de klant
• voeg, indien nodig, notities toe
• controleer en wijzig, indien nodig, de factuurdatum en/of de verzendwijze
• verwerk de factuur in de administratie waardoor deze daadwerkelijk wordt verstuurd naar de klant.

Het is natuurlijk ook mogelijk om in één keer meerdere facturen per post of per e-mail te versturen naar klanten.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikelen Facturen in bulk versturen per e-mail en Facturen in bulk versturen per post.

Klik op het icoon Verkoop in de navigatiebalk, klik op Facturen en selecteer vervolgens in het nu geopende scherm de werklijst Te verzenden facturen.

Open de factuur die je wilt verwerken en daardoor daadwerkelijk wordt verstuurd, door te klikken op het onderwerp van de desbetreffende factuur.

Het volgende scherm wordt geopend: 

Vanuit dit scherm kan een gebruiker:

• de factuur verwerken en versturen.
• de factuur opslaan als 'Klaar om te versturen'
• de factuur verwijderen.

Factuur verwerken en versturen

De factuur kan na het controleren van de factuurdatum, de verzendwijze en het schermvoorbeeld vervolgens direct worden verwerkt in de administratie en verstuurd worden naar de klant door te klikken op de knop Verwerken.

De factuur verdwijnt uit de werklijst 'Te verzenden facturen' en wordt verplaatst naar het overzicht 'Factuurhistorie'.

TIP!

De verwerkte factuur vind je ook terug in de ordner Verkoop, tabblad Facturen in het Archief.

Afhankelijk van de verzendwijze wordt de factuur:

• verstuurd per post
  
  Na het verwerken van de factuur kan de factuur in het vervolgscherm als een PDF-document worden geopend en gedownload door te klikken op de knop Open dit document met Adobe Reader. Na het openen van het PDF-document kan de factuur desgewenst worden afgedrukt.
  
   
  TIP!

  In Relaties (CRM) kun je gebruik maken van de functie Etiketten om de te versturen envelop te adresseren.
  
  

• verstuurd via Peppol
  De klant ontvangt de verkoopfactuur in hun software in XML-formaat met een ingebedde PDF.
  
  

• verstuurd per e-mail
  De klant ontvangt een e-mail met de verkoopfactuur als bijlage in PDF- en XML-formaat.
  
  In het veld E-mail wordt het e-mailadres getoond dat al is ingevoerd bij de klant:

  • als dit e-mailadres van het type 'Werk' is en je voert hier een nieuw e-mailadres in dan wordt het nieuwe e-mailadres aan de relatiekaart toegevoegd als e-mailadres van het type 'Factuur'.
  • als dit e-mailadres van het type 'Factuur' is en je voert hier een nieuw e-mailadres in dan wordt het getoonde (oude) e-mailadres op de relatiekaart vervangen door het nieuwe e-mailadres.
  • Is er geen e-mailadres ingevoerd bij de klant dan wordt het nieuwe e-mailadres bewaard als type 'Factuur'.

• niet verstuurd per e-mail: de factuur wordt wel in de administratie verwerkt maar niet verzonden naar je klant.

LET OP!

Controleer bij het versturen van een factuur per e-mail altijd even of de inloggegevens (gebruikersnaam of wachtwoord) die toegang geven tot de SMTP server (die de e-mail afhandelt) correct zijn. Wanneer dit niet het geval is verschijnt mogelijk de volgende foutmelding: " Check your username and/or password.535 5.7.8 Error: authentication failed: authentication failure ]".

Deze melding verschijnt ook wanneer je gebruikt maakt van twee-staps authenticatie. Dit wordt vanuit Yuki niet ondersteund bij het versturen van e-mail. In dat geval moeten de mailserver instellingen leeg worden gemaakt zodat de mails door de server van Yuki worden afgehandeld.

Factuur opslaan als 'Klaar om te versturen'

Om de factuur weer op te slaan als een te verzenden factuur klik je op de knop Opslaan als 'Klaar om te versturen'.

Factuur verwijderen

Om een te verzenden factuur te verwijderen, klik je op de knop Verwijderen.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Ja om de factuur daadwerkelijk te verwijderen.