Facturen in bulk versturen per e-mail

Wanneer je bij de Verkoopinstellingen hebt aangegeven dat alle verkoopfacturen per e-mail of waar mogelijk per e-mail moeten worden verzonden en je meerdere facturen tegelijkertijd verwerkt, worden ze automatisch per e-mail naar je klant verstuurd (mits deze een e-mailadres heeft) en vervolgens verwerkt in je administratie in Yuki. 

Om de ingestelde standaard verzendmethode van je verkoopfacturen te controleren en/of te wijzigen klik je in de navigatiebalk op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Verkoopinstellingen. Onder Factuuraflevering vind je in het veld Verzendmethode de ingestelde verzendmethode. 

De begeleidende tekst die met de e-mail wordt verstuurd, kan worden aangepast bij de standaard factuurlay-out. Deze vind je bij de Verkoopinstellingen onder Factuurlay-outs.

TIPS!

• Controleer bij het versturen van facturen per e-mail altijd even of de inloggegevens (gebruikersnaam of wachtwoord) die toegang geven tot de SMTP server (die de e-mail afhandelt) correct zijn. Wanneer dit niet het geval is verschijnt mogelijk de volgende foutmelding: " Check your username and/or password.535 5.7.8 Error: authentication failed: authentication failure ]".
  Deze melding verschijnt ook wanneer je gebruikt maakt van twee-staps authenticatie. Dit wordt vanuit Yuki niet ondersteund bij het versturen van e-mail. In dat geval moeten de mailserver instellingen leeg worden gemaakt zodat de mails door de server van Yuki worden afgehandeld.
• De verstuurde facturen vind je terug in het overzicht 'Factuurhistorie', 'Activiteitenlogboek' en 'Bulkactiviteit'.
  De verstuurde e-mail met de specifieke verkoopfactuur vind je terug door de originele verkoopfactuur te openen en vervolgens te klikken op 'Verstuurde e-mails'.

Beweeg met je muis boven het icoon Verkoop in de navigatiebalk, klik op Facturen en selecteer vervolgens in het nu geopende scherm de werklijst Te verzenden facturen. 

Het volgende scherm wordt geopend:

TIP!

Om te controleren of bij alle klanten de verzendwijze 'E-mail' is ingevuld en het e-mailadres correct is, voeg je aan deze werklijst respectievelijk de kolommen Verzendwijze en E-mail toe door te klikken op de knop Kolomselectie.

Selecteer alle facturen die je per e-mail wilt versturen naar je klanten. 

TIP!

Door te klikken op het selectievakje voor de kolomkop Type worden door Yuki standaard 50 te verzenden verkoopfacturen geselecteerd. Is het aantal verkoopfacturen dat je wilt versturen hoger dan 50 dan selecteer je alle te verzenden verkoopfacturen door te klikken op Alles selecteren (aantal).

Je maakt de selectie van alle te verzenden verkoopfacturen ongedaan door te klikken op Selectie ongedaan maken.

Klik bovenin het scherm op Verwerken om de verkoopfacturen te verwerken in de administratie en per e-mail te versturen naar je klanten. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de knop Verwerken om de verkoopfacturen te verwerken in de administratie en daadwerkelijk te versturen per e-mail.

Tijdens de verwerking van de verkoopfacturen verschijnt de volgende melding in het scherm:

Na de verwerking wordt er door Yuki een e-mail gestuurd naar de gebruiker die de facturen in bulk heeft verwerkt.

Daarnaast verschijnt er een mededeling als openstaande vraag in de Postbus. De e-mail en de mededeling bevatten beiden een link naar een zogenaamd PDF-verzamelbestand dat alle verstuurde facturen bevat.

De naam van het PDF-bestand is 'Verkoopfacturen printbestand [datum] [tijd'].pdf'.

TIP!

Dit PDF-verzamelbestand wordt ook bewaard op het tabblad (alles) in de ordner Verkoop.

Elke klant ontvangt een e-mail met de verkoopfactuur als bijlage in PDF- en XML-formaat.