Domein archiveren of contract van domein beëindigen

Via de gegevens (instellingen) van een domein kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' het domein archiveren of het contract voor het desbetreffende domein beëindigen.

LET OP!

Een domein kan niet worden gearchiveerd of het contract van het domein kan niet worden beëindigd wanneer er door de ondernemer nog een bundel wordt afgenomen. Er moet contact worden opgenomen met de ondernemer om de huidige bundel om te zetten naar de bundel Minimal.

Nadat een ondernemer de bundel heeft gedowngraded kan na het einde van de maand het domein worden gearchiveerd of het contract van het domein worden beëindigd.

Domein archiveren

Een gearchiveerd domein krijgt de status 'Archief', het domein blijft toegankelijk en de gegevens inzichtelijk. Er kunnen echter geen gegevens in het domein meer worden gewijzigd en/of toegevoegd worden.  

Een gearchiveerd domein is toegankelijk voor:

• een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder'
• alle medewerkers van het accountantskantoor óf een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein (indien zo ingesteld bij BO-toegang)
• een gebruiker met toegang tot het domein op domeinniveau. 

LET OP!

Na het archiveren van een domein worden alle gerealiseerde boekhoudkoppelingen in het domein niet automatisch stopgezet. Er moet indien nodig contact worden opgenomen met de ondernemer om de boekhoudkoppelingen stop te zetten.

Contract van domein beëindigen

Een domein waarvan het contract is beëindigd krijgt de status 'Inactief', het domein is niet meer toegankelijk wat betekent dat er geen gegevens meer kunnen worden bekeken, gewijzigd en/of verwerkt.

Er verschijnt een melding in het domein per wanneer het contract van het domein is beëindigd. Hierdoor kunnen de gegevens in het domein op tijd door de ondernemer of de backoffice worden geëxporteerd. 

LET OP!

Na het beëindigen van het contract van een domein worden alle gerealiseerde boekhoudkoppelingen in het domein niet automatisch stopgezet. Er moet indien nodig contact worden opgenomen met de ondernemer om de boekhoudkoppelingen stop te zetten.

De gegevens in het domein zullen na 6 maanden definitief uit Yuki worden verwijderd. Het 'lege' domein blijft echter wel aanwezig in Yuki en zal in overzichten worden getoond als een 'inactief' domein. 

Documenten en financiële transacties exporteren i.v.m. bewaarplicht van ondernemer

Indien het contract van een domein wordt beëindigd moet er voor de bewaarplicht van de ondernemer een export worden gemaakt van het gehele Yuki Archief. Deze export dient tenminste zeven jaar bewaard te worden. 

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' in het domein kan alle documenten uit het Yuki Archief exporteren. 

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Hoe maak ik een export van alle documenten uit Yuki?

Daarnaast moeten ook de financiële transacties worden geëxporteerd als een XAF Auditfile.

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie', 'Financiële administratie' of 'Externe accountant' kan een XAF Auditfile exporteren.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Financiële transacties exporteren.

De export van alle documenten en het XAF auditfile dient zeker twee dagen voordat het contract daadwerkelijk afloopt uitgevoerd te worden. Gebeurt dit op de laatste dag van het contract dan kan er via de link die in de mail staat niet meer ingelogd worden in het domein om de export uit te voeren en zal het contract met één maand verlengd moeten worden.

Het scherm om de details (instellingen) van een domein te bekijken en/of te wijzigen wordt als volgt geopend:

• automatisch direct na het aanmaken van een nieuw domein
• in het accountant portaal klikken op Beheer en vervolgens op Domeinen. Klik vervolgens op de naam van het domein.
• in het accountant portaal klikken op Beheer en vervolgens op Domeinen. Beweeg met je muis vervolgens boven de regel van het desbetreffende domein, klik op de knop met de drie puntjes en selecteer vervolgens Bekijk domeingegevens in het menu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik vervolgens op de knop Contract van het domein wijzigen.

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer in dit scherm of je het domein wilt archiveren of het contract van het domein wilt beëindigen. Klik vervolgens op de knop Volgende.

In het nu geopende scherm moet je eerst de reden van opzegging invoeren.

Je moet verplicht een reden van opzegging selecteren. Selecteer je de reden Overig dan moet je hierop een toelichting geven.

Klik op de knop Volgende.

Indien je hebt aangegeven dat je het domein wilt archiveren wordt het volgende scherm geopend:

Selecteer hier of je het domein per de lopende maand of de volgende maand wilt archiveren.

Klik op de knop Volgende.

Het e-mailadres van de eigenaar van het domein is automatisch door Yuki ingevuld.

Om andere gebruikers van het domein te informeren over de wijziging voeg je hun e-mailadressen toe door te klikken op de knop Voeg e-mailadres toe en vervolgens de desbetreffende gebruikers te selecteren.

Om een voorbeeld te bekijken van de e-mail die zal worden verstuurd, klik je op de knop Voorbeeldweergave e-mail.

Klik op de knop Indienen om de contractwijziging daadwerkelijk aan Yuki door te geven. Je ontvangt een e-mail met de opdrachtbevestiging en de bijbehorende details.

Indien je hebt aangegeven dat je het contract wilt beëindigen wordt het volgende scherm geopend:

Selecteer hier of je het contract van het domein per de lopende maand of de volgende maand wilt opzeggen.

Klik op de knop Volgende.

Het e-mailadres van de eigenaar van het domein is automatisch door Yuki ingevuld.

Om andere gebruikers van het domein te informeren over de wijziging voeg je hun e-mailadressen toe door te klikken op de knop Voeg e-mailadres toe en vervolgens de desbetreffende gebruikers te selecteren.

Om een voorbeeld te bekijken van de e-mail die zal worden verstuurd, klik je op de knop Voorbeeldweergave e-mail.

Klik op de knop Indienen om de contractwijziging daadwerkelijk aan Yuki door te geven. Je ontvangt een e-mail met de opdrachtbevestiging en de bijbehorende details.