Vragen (workflow portaal)

Vanuit dit scherm kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' of 'Portaal backoffice' alle vragen beheren over alle administraties die je voor de klanten voert. Het betreft hier dus alle openstaande en/of afgehandelde vragen van de klant en de medewerkers van het kantoor.

Standaard worden hier alle vragen getoond die gesteld zijn door de klant en die door een van de kantoormedewerkers beantwoord moet worden. Je kunt hier echter ook zien welke vragen door het kantoor gesteld zijn en bij de klant open staan.

Vanuit dit scherm kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' of 'Portaal backoffice':

• een vraag afhandelen.

LET OP!

Elke gebruiker ziet hier standaard alle vragen die gesteld zijn door de klant en door hem of haar afgehandeld moeten worden.

Het toewijzen van vragen aan de kantoormedewerkers is afhankelijk van de backoffice instellingen in het domein.

De vragen van de klant worden door Yuki toegewezen aan de medewerker die als BO controller is toegewezen aan het domein. De BO Controller kan vervolgens, indien nodig, een vraag toewijzen aan de BO verantwoordelijke van het desbetreffende domein.

Is er geen helemaal geen backoffice medewerker ingevuld dan zijn de vragen voor het portaal en kunnen deze worden bekeken door de portaalbeheerder.

TIP!

De portaalbeheerder kan zelf standaardvragen en antwoorden aanmaken in het portaal. De backoffice kan deze vragen en antwoorden in alle domeinen direct selecteren in het dropdownmenu van de Postbus.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Berichtsjablonen in portaal instellen.

In het accountant portaal klik je op Workflow en vervolgens op Vragen om de nog openstaande vragen in de domeinen van het portaal te bekijken. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Er zijn vijf verschillende typen vragen:

• Vraag
• Foutief verwerkt
• Klacht
• Supportvraag
• Salarisadministratie.

LET OP!

Een vraag van een klant wordt door Yuki ook automatisch aangemaakt als een taak van het type 'Toegewezen bo vraag'.

Filters

In dit scherm kun je de getoonde gegevens filteren op:

• Toegewezen aan: selecteer de gebruiker waarvan je de aan hem of haar toegewezen vragen wilt bekijken.
• Status van vraag:
  • Openstaand voor BO
  • Openstaand voor gebruiker
  • Afgehandeld.

Daarnaast kun je gebruik van een uitgebreid filter door rechtsboven in de zoekbalk/filterbalk te klikken op de filterknop:

Hiermee kun je de getoonde gegevens filteren op:

• Domeinen van: selecteer de gebruiker in wiens domein(en) de vragen zich bevinden.
• Type: 
  • Alle
  • Vraag
  • Mededeling
  • Supportvraag
  • Klacht 
  • Toelichting
  • Salaris.

Vraag afhandelen

Om een vraag te bekijken en/of af te handelen, klik je op de omschrijving van een vraag waardoor de desbetreffende vraag én het bijbehorende document of de transactie waar de vraag over wordt gesteld direct wordt geopend in de desbetreffende administratie.

Bij het beantwoorden van de vraag worden de klantgegevens direct bijgewerkt en ontvangt de klant een e-mail.

De klant (de eigenaar van het domein of een gebruiker met de rol 'Directie') kan in het domein zelf instellen wie de diverse soorten berichten (e-mails) gaat ontvangen (berichten van Yuki).

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Berichten van Yuki instellen.