Berichtsjablonen in portaal instellen

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan een selectie van al bestaande Nederlandse berichtsjablonen (standaardvragen en -antwoorden) importeren die door de medewerkers in de domeinen van het portaal kunnen worden gebruikt. 

Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' kan de instellingen van de berichtsjablonen alleen bekijken.

Vanuit dit scherm moet een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder':

• één of meer talen selecteren (Engels, Nederlands (België), Frans of Spaans)
• de gewenste berichtsjablonen importeren.

De berichtsjablonen kunnen na het importeren, indien nodig, worden aangepast. 

Daarnaast kan een portaalbeheerder vanuit dit scherm ook:

• zelf één of meer nieuwe berichtsjablonen aanmaken
• de gegevens van een berichtsjabloon bekijken
• één of meer berichtsjablonen verwijderen. 

LET OP!

Zodra één of meer berichtsjablonen worden geïmporteerd of aangemaakt, verdwijnen alle tot op dat moment door de backoffice gebruikte berichtsjablonen. 

Standaardvragen en/of -antwoorden in het Engels, Nederlands (België), Frans en Spaans versturen en ontvangen

De standaardvragen en/of -antwoorden kunnen door backoffice medewerkers en gebruikers desgewenst ook in het Engels, Nederlands (België), Frans en Spaans verstuurd en ontvangen worden.

Wanneer de backoffice medewerker een standaardvraag of antwoord verstuurd vanuit de Postbus kijkt Yuki welke taal de geadresseerde gebruiker of de backoffice medewerker heeft ingesteld bij zijn of haar persoonlijke voorkeuren.

De tekst van de standaardvraag zal vervolgens in de taal van de geadresseerde gebruiker of backoffice medewerker worden ingevuld.

In het portaal moet er bij die standaardvraag dan wel een tekstvak (met tekst) van die taal aanwezig zijn. Is dit niet het geval dan zal Yuki de tekst in het tekstvak van de eerste (verplichte) taal gebruiken.

In het accountant portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen.

Klik vervolgens in het nu geopende scherm op Berichtsjablonen.

Het volgende scherm wordt altijd in de weergave Vragen geopend:

Weergaven

Je kunt in dit scherm ook aangeven dat de weergave Antwoorden  moet worden getoond:

Eén of meer talen selecteren

Om gebruikers en je klanten standaardvragen en/of antwoorden in het Engels, Nederlands (België), Frans of Spaans te kunnen laten versturen en ontvangen moet je de gewenste talen selecteren. Klik op de knop Meer acties en selecteer vervolgens Selecteer talen in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Je kunt maximaal drie talen selecteren waarbij de eerste taal verplicht is, de tweede en derde taal zijn optioneel.

Selecteer de gewenste taal of talen en klik vervolgens op de knop Bewaren. 

De geselecteerde talen worden toegevoegd aan de beide weergaven:

Berichtsjablonen importeren

Alle Nederlandse standaardvragen en/of antwoorden die worden gebruikt door de backoffice medewerkers kunnen worden geïmporteerd in het portaal.

Geef links in je scherm aan of je standaardvragen of -antwoorden wilt importeren. Klik op de knop Meer acties en selecteer vervolgens Importeren in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer hier één of meer standaardvragen die moeten worden geïmporteerd en klik vervolgens op de knop Importeren

Alleen Nederlandse berichtsjablonen kunnen worden geïmporteerd. 

LET OP!

Deze berichtsjablonen worden altijd in het tekstvak van de eerste taal gezet ook al is dit niet de taal Nederlands.  

Om, in dit voorbeeld, de Engelse tekst in het tekstvak Engels toe te voegen aan de standaardvraag klik je op de omschrijving van het desbetreffende berichtsjabloon. Klik vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Bewerken. Het volgende scherm wordt geopend:

Voer de Engelse tekst van de standaardvraag in.

Je kunt, indien gewenst, ook de gegevens van de standaardvraag aanpassen. 

LET OP!

De omschrijving en het tekstvak van de eerste taal zijn verplichte velden en moeten dus tekst bevatten.

Klik op de knop Bewaren om de wijzigingen op te slaan.

Nieuw berichtsjabloon aanmaken

Om zelf een nieuw berichtsjabloon aan te maken klik je op de knop Nieuw berichtsjabloon.

Het volgende scherm wordt geopend:

Type (verplicht)

Kies hier of je een standaardvraag of een -antwoord wilt aanmaken.

Code (verplicht)

Yuki vult automatisch de eerstvolgende 'vrije' code na de hoogst aanwezige code in. Deze code kan echter worden aangepast. De codes hoeven niet opeenvolgend te zijn.

LET OP!

Bij het bewaren zal er een melding verschijnen wanneer je een code hebt ingevoerd die al in gebruik is.

Omschrijving (verplicht)

Voer hier een korte omschrijving in van de inhoud van de vraag of antwoord. Deze omschrijving is zichtbaar in de keuzelijst van vragen of antwoorden in de Postbus van de backoffice medewerker. De omschrijving is een verplicht veld en moet dus tekst bevatten.

Tekst

Voer hier de tekst van de standaardvraag of -antwoord in de desbetreffende taal in. Het tekstvak van de eerste taal is een verplicht veld en moet dus tekst bevatten.

Om de nieuwe standaardvraag of -antwoord te bewaren klik je vervolgens op de knop Toevoegen.

Gegevens van berichtsjabloon bekijken

Om de gegevens van een standaardvraag of -antwoord te bekijken, beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende berichtsjabloon, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Bekijk gegevens in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

Eén of meer berichtsjablonen verwijderen

Alle geïmporteerde of nieuw aangemaakte berichtsjablonen kunnen op elk moment weer worden verwijderd. 

Om één berichtsjabloon te verwijderen, beweeg je met je muis boven de regel van het desbetreffende berichtsjabloon, klik je op de knop met de drie puntjes en selecteer je vervolgens Verwijderen in het dropdownmenu.

Het volgende scherm wordt geopend:

De nummering van de codes wordt hierdoor niet aangepast.

Om meer berichtsjablonen tegelijkertijd te verwijderen, selecteer je de desbetreffende berichtsjablonen en klik je vervolgens op Verwijderen.