Standaardwaarde (lokale verwerkingsregel) in domein aanmaken

Door het aanmaken van standaardwaarden (verwerkingsregels) op documentniveau kunnen inkoopfacturen, verkoopfacturen en/of Yuki verkoopfacturen (verkoopfacturen gegenereerd m.b.v. de Verkoop functionaliteit in Yuki) van dezelfde leverancier of klant in een domein automatisch op bijv. een specifieke grootboekrekening worden geboekt.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan een standaardwaarde (lokale verwerkingsregel) aanmaken. 

Beweeg met je muis boven het icoon Relaties in de navigatiebalk.  Zoek en open de relatiekaart van de leverancier of klant en klik in het nu geopende scherm vervolgens op Standaardwaarden.

Het volgende scherm wordt geopend:

Om een nieuwe standaardwaarde (verwerkingsregel) op documentniveau voor een document aan te maken klik je op de knop Aanmaken en vervolgens selecteer je de menuoptie Standaardwaarde.  

Het volgende scherm wordt geopend:

Voer bij Input de gegevens in waaraan de standaardwaarde (verwerkingsregel) moet voldoen en bij Output de gegevens die vervolgens automatisch worden ingevuld. Deze gegevens zijn afhankelijk van de documentsoort waarvoor je een standaardwaarde maakt.

Klik vervolgens op de knop Bewaren om de standaardwaarde op te slaan voor de leverancier of klant.

In de onderstaande schermafbeelding is een standaardwaarde aangemaakt voor een inkoopfactuur van de leverancier De Koffiefabriek. Alle inkoopfacturen van deze leverancier zullen automatisch op grootbroekrekening 'Kantine en consumptie' worden geboekt met btw-code 'BTW 6%' en betaalwijze 'Overschrijving'.

Input

De waarden waaraan de 'Invoer' op de inkoop- en/of (Yuki) verkoopfactuur moeten voldoen:

• Documentsoort: inkoopfactuur, verkoopfactuur of Yuki verkoopfactuur
• Relatie: naam van leverancier of klant
• Administratie: alleen beschikbaar wanneer er meerdere administraties in domein aanwezig zijn
• Prioriteit: welke standaardwaarde (document verwerkingsregel) heeft de hoogste prioriteit?
• Datums: datum vanaf (startdatum) tot een bepaalde datum (vervaldatum)
• Bedrag: factuurbedrag vanaf tot een bepaald bedrag
• Valuta: valuta van factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is)
• OCR-data: een deel van de OCR-tekst van een document.
  De maximaal drie toegevoegde OCR-tekst velden worden als EN-EN criteria toegepast.

Output

De waarden die automatisch als 'Output' op de inkoop- en/of verkoopfactuur worden ingevuld:

• Grootboekrekening: grootboekrekening waarop kosten of omzet geboekt moet worden
• Btw-code: gehanteerd btw-tarief op inkoop- of verkoopfactuur
• Betaalwijze: op welke wijze moet de inkoop- of verkoopfactuur worden voldaan
• Betalingstermijn: het aantal dagen waarbinnen een factuur betaald moet zijn
• Onderwerp tekst: onderwerp factuur volgens een template (met placeholders)
• Betalingskorting (%): korting (in percentages) op het factuurbedrag
• Valuta: valuta van factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is).

TIP!

Bij het aanmaken van een standaardwaarde (centrale documentverwerkingsregel) in het portaal kun je in tegenstelling tot de standaardwaarde (lokale documentverwerkingsregel) in het domein ook gebruik maken van het veld Dynamische grootboekrekening.

In dit veld moet de exacte grootboekcode van de dynamische grootboekrekening worden ingevoerd. Indien deze code ook in het domein bestaat dan zal hierop geboekt worden. Bestaat de code niet dan wordt de grootboekrekening 'Rekening onbekend' toegepast.

Afhandelen

Ook zijn er uitgebreidere opties om de documenten al-of-niet automatisch door de Yuki IDR te laten afhandelen:

• Handmatig
  Het document zal niet automatisch worden verwerkt en altijd ter controle worden aangeboden aan de backoffice workflow.
• Indien historie betrouwbaar
  Als resultaten uit het verleden voldoende betrouwbaar zijn zal Yuki automatisch afhandelen, bij twijfel (bijvoorbeeld als er de afgelopen 3 maanden geen zelfde document is verwerkt) zal het document in de backoffice workflow worden aangeboden.
• Altijd wanneer 100% herkend
  Als het document herkend wordt zal het altijd automatisch worden verwerkt en worden de waardes van de verwerkingsregels toegepast.
• Altijd wanneer alle artikelregels zijn gematcht
  Deze optie gebruik je als je gebruik maakt van UBL facturen welke op basis van artikelregels worden verwerkt.

LET OP!

De optie Indien historie betrouwbaar is standaard geselecteerd.