Tags instellen

Een tag is in principe een etiket dat op verschillende digitale zaken kan worden geplakt. Op deze manier zijn deze makkelijk te identificeren en terug te vinden in Yuki. Eén of meerdere tag(s) kunnen worden toegevoegd aan:

• taken
• afspraken
• relaties
• documenten
• projecten
• e-mail.

Elke gebruiker met toegang tot het domein kan de gegevens van een tag bekijken of een tag aanmaken.

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Directie' kan een tag wijzigen, verwijderen of samenvoegen met een andere tag.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan in bulk tags samenvoegen of verwijderen.

Een praktisch voorbeeld van het gebruik van tags is het aanmaken van een mailinglijst met Yuki e-mail.

Bij relaties kan per relatie een tag worden aangegeven bijvoorbeeld ‘tag1’. Wanneer je bij het opstellen van een e-mail in het veld voor de ontvanger (‘aan’) rechts op de zoekknop klikt, kun je hier klikken op 'Kies label'. Wanneer je hier ‘tag1’ selecteert, zal de e-mail naar alle relaties met deze tag worden verstuurd. Op deze manier hoeft niet elke persoon afzonderlijk te worden geselecteerd.

Je kunt ook de tag direct in het adresveld typen. De e-mail wordt dan direct naar alle relaties verstuurd. Als je een naam van een medewerker of relatie als TAG aanmaakt is er dus het risico dat de e-mail naar de mailinglijst gaat en niet naar de geadresseerde!!

TIP!

Met de functie 'Bulk actie' in Relaties (CRM) is het mogelijk om in één keer een tag aan een aantal relaties toe te voegen.

Je vindt de tags in een domein ook terug via de tag cloud in het Archief. 

Alle vastgelegde instellingen zoals o.a. de instellingen van de tags zijn op één plaats in je domein samengebracht en gecategoriseerd.

Open de instellingen van je domein door in de navigatiebalk te klikken op het icoon Instellingen en vervolgens in het nu geopende scherm op Tags.

Het volgende scherm wordt geopend:

TIP!

Wanneer Yuki WKR is geactiveerd, heb je standaard een aantal WKR tags tot je beschikking die je aan transacties kunt koppelen.

Alleen voor een gebruiker met de rol 'Directie' zijn de knoppen Bulk samenvoegen en Bulk verwijderen beschikbaar.

Hiermee kunnen geselecteerde tags in bulk worden samengevoegd of verwijderd.

Klik op > voor de desbetreffende tag om de gegevens van de tag te bekijken of te wijzigen, de tag te verwijderen of deze samen te voegen met een andere tag.

Je ziet hier ook bij het gebruiksoverzicht hoe vaak de tag is toegevoegd aan bepaalde digitale zaken.

Tag aanmaken

Om een nieuwe tag in een domein aan te maken klik je linksboven in je scherm op de knop + Nieuwe tag.

Door in het Archief in de tag cloud met de rechtermuisknop op een tag te klikken kun je ook een nieuwe tag aanmaken.

Het volgende scherm wordt geopend:

Tag

Voer hier de naam van de tag in.

Omschrijving

Voer een duidelijke omschrijving van de tag in.

Inactief

Geef aan of de tag op dit moment actief of inactief is. Een inactieve tag kan niet worden geselecteerd en dus niet toegevoegd worden aan digitale zaken.

Klik vervolgens op de knop Bewaren.