Te verzenden facturen

In Yuki kun je een werklijst bekijken van alle te verzenden verkoopfacturen. Controleer altijd de instellingen van deze facturen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Alle te verzenden facturen vind je ook terug in de ordner Verkoop, tabblad Facturen in het Archief.

Gegevens te verzenden factuur aanpassen

De factuurdatum, de verzendwijze en/of het e-mailadres van een te verzenden factuur kan nog altijd worden gewijzigd en opnieuw bewaard worden.

Indien er andere gegevens moeten worden gewijzigd zoals bijv. een factuurregel dan is het mogelijk om de te verzenden factuur weer als een conceptfactuur te bewaren.

Toegang tot Te verzenden facturen

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Verkoop in de navigatiebalk
• klik je op Facturen
• selecteer je vervolgens in het nu geopende scherm de werklijst Te verzenden facturen in het dropdownmenu.
  
  

Werklijst Te verzenden facturen

In dit scherm zie je de gegevens van alle verkoopfacturen die gereed zijn om te worden verstuurd naar klanten.

Filters

Door het toevoegen van specifieke kolommen kun je de werklijst 'Te verzenden facturen' o.a. filteren op:

• Incasso: te verzenden verkoopfacturen die wel of niet worden geïncasseerd
• Verzendwijze: verzonden per post, per e-mail of via Peppol
• E-mail: alle facturen die per e-mail verzonden worden naar de klant
• Tags: alle facturen met een specifieke tag.

BESCHIKBARE GEBRUIKERSACTIES

Vanuit deze werklijst kan een gebruiker:

• een te verzenden factuur wijzigen
• te verzenden facturen in bulk verwerken en versturen naar klanten
• het document bekijken
• de relatie bekijken
• facturen die nog niet verzonden kunnen of moeten worden naar klanten weer in concept zetten
• een duplicaat van de te verzenden factuur maken
• te verzenden facturen verwijderen.
  
  

Te verzenden factuur wijzigen

Om een te verzenden factuur te wijzigen:

• klik je op het onderwerp van de te verzenden factuur die je wilt wijzigen voordat je deze verwerkt en daardoor daadwerkelijk verstuurd naar de klant.
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  
  
  
• na het aanpassen van de verzendgegevens van de te verzenden factuur kun je deze door te klikken op de knop Opslaan als 'klaar om te versturen' weer bewaren als een te verzenden factuur (in werklijst 'Te verzenden facturen')
  
  OF
  
  
• kun je deze factuur direct verwerken en versturen naar de klant door te klikken op de knop Verwerken.

TIP!

Om alle andere gegevens van de te verzenden factuur (klantgegevens, factuurregels en aanvullende gegevens) te kunnen wijzigen klik je op de knop Terug.

Facturen in bulk verwerken en versturen naar klanten

Om facturen in bulk te verwerken en versturen naar klanten:

• selecteer je de facturen die je wilt versturen naar klanten
• klik je vervolgens bovenin het scherm op Verwerken om de facturen te verwerken in de administratie en daadwerkelijk per post of e-mail te versturen.
  
  
  De volgende melding verschijnt in je scherm:
  
  
  
• wijzig je indien gewenst de factuurdatum
• klik je vervolgens op de knop Verwerken om de facturen te verwerken en te versturen naar de klant.

Eén factuur verwerken en versturen

Om één factuur te verwerken en te versturen:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop Verwerken.
  
  
  De volgende melding verschijnt in je scherm:
  
  
  
• wijzig je indien gewenst de factuurdatum
• klik je vervolgens op de knop Verwerken om de factuur te verwerken en te versturen naar de klant.

Na verwerking van facturen

Na de verwerking wordt er door Yuki een e-mail gestuurd naar de gebruiker die de facturen in bulk heeft verwerkt. Wanneer de facturen in bulk per post zijn verstuurd, verschijnt er daarnaast een mededeling als openstaande vraag in de Postbus.

De e-mail en de mededeling bevatten beiden een link naar een zogenaamd PDF verzamelbestand dat alle verstuurde facturen bevat.

De naam van het PDF bestand is 'Verkoopfacturen printbestand [datum] [tijd'].pdf' en kan desgewenst worden afgedrukt.

TIP!

Dit pdf batch-printbestand (verzamelbestand) wordt ook bewaard op het tabblad (alles) in de ordner Verkoop.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikelen Facturen in bulk versturen per e-mail en Facturen in bulk versturen per post. 

De verwerkte facturen zijn terug te vinden in het overzicht Factuurhistorie, Activiteitenlogboek en Bulkactiviteit. 

De verstuurde e-mail met de verkoopfactuur is te zien door de originele verkoopfactuur te openen en te klikken op Verstuurde e-mails.

TIP!

Om de reden te achterhalen waarom een factuur niet kan worden verzonden via Peppol of e-mail, open je de desbetreffende verkoopfactuur en bekijk je in het veld 'Notities' de daar vermelde reden.

Document bekijken

Om een document te bekijken:

• klik je op het onderwerp van het document
  
  OF
  
  
• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Bekijk document in het dropdownmenu.
  
  

In het nu geopende scherm kunnen de verzendgegevens van de te verzenden factuur worden aangepast en kan de factuur weer worden bewaard als een te verzenden factuur óf daadwerkelijk worden verstuurd naar de klant.

Relatie bekijken

Om de relatie van een factuur te bekijken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Bekijk relatie in het dropdownmenu.
  
  

De adreskaart van de desbetreffende relatie wordt nu geopend.

Facturen weer in concept zetten

Alle geselecteerde facturen in de werklijst die nog niet kunnen of moeten worden verstuurd kun je in concept zetten door bovenin het scherm te klikken op Verplaats naar conceptfacturen.

De facturen verdwijnen uit de werklijst ‘Te verzenden facturen’ en komen weer in de werklijst ‘Conceptfacturen’ terecht.

Eén factuur weer in concept zetten

Om één factuur weer in concept te zetten:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je vervolgens op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Verplaats naar concepten in het dropdownmenu.
  
  
  

Duplicaat van te verzenden factuur maken

Om een duplicaat van een te verzenden factuur te maken:

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Duplicaatfactuur in het dropdownmenu.
  
  

Er wordt een scherm geopend met een duplicaat van de conceptfactuur. De gegevens van het duplicaat kunnen desgewenst worden gewijzigd en vervolgens als conceptfactuur worden opgeslagen of klaargezet worden voor verzending.

Te verzenden facturen verwijderen

Om te verzenden facturen te verwijderen:

• selecteer je de te verzenden facturen die je wilt verwijderen uit je administratie
• klik je vervolgens bovenin het scherm op Verwijderen.
  
  
  De volgende melding verschijnt in je scherm:
  
  

Eén te verzenden factuur verwijderen

Om één te verzenden factuur te verwijderen

• beweeg je met je muis boven de regel van de desbetreffende factuur
• klik je op de knop met de drie puntjes
• selecteer je vervolgens Verwijderen in het dropdownmenu.