Salarisdocumenten handmatig importeren (via Nmbrs Payroll koppeling)

Voor klanten die gebruik maken van de Nmbrs Payroll koppeling in Nmbrs Accounting is het mogelijk om, indien nodig, vanuit Nmbrs Payroll salarisdocumenten van een beschikbare loonrun handmatig in een administratie te importeren. Een loonrun komt in de administratie in Nmbrs Accounting beschikbaar zodra deze is gedraaid in Nmbrs Payroll. 

De volgende salarisdocumenten kunnen handmatig worden geïmporteerd:

• loonjournaalposten
• salarisstroken
• aangiften loonheffing
• jaaropgaven. 

Alleen een gebruiker met de 'Backoffice' rol in het domein kan gebruik maken van de Nmbrs Payroll koppeling.

Handmatig importeren van loonruns

De automatische koppeling met Nmbrs Payroll haalt standaard alleen documenten op voor de huidige maand. In bepaalde situaties moet je documenten daarom handmatig uploaden.

Aangifte loonheffing

Nmbrs Accounting houdt bij het automatisch ophalen van een aangifte loonheffing rekening met het feit dat deze pas daadwerkelijk na de huidige maand wordt gedraaid in Nmbrs Payroll.

Wanneer handmatig importeren?

Wanneer de loonrun van een specifieke maand pas in de daaropvolgende maand wordt gedraaid (bijv. de loonrun van januari wordt pas in februari definitief gemaakt). kan Nmbrs Accounting deze "vertraagde" documenten niet meer automatisch ophalen.

De salarisdocumenten van de beschikbare loonrun in Nmbrs Accounting dienen in dat geval handmatig geïmporteerd te worden.

Aandachtspunten handmatig salarisstroken importeren

• Geen controle op duplicaten
  Nmbrs Accounting controleert bij het importeren van salarisstroken niet op duplicaten dus controleer voordat je de salarisstroken handmatig importeert altijd even of deze al wellicht door de automatisch import zijn opgehaald.
• Notificatie dat salarisstroken in Nmbrs Accounting klaarstaan

  Na het handmatig importeren van de salarisstroken ontvangt de bij de Nmbrs Accounting berichten aangegeven gebruiker bij Wie ontvangt de taken met betrekking tot de salarisstroken? een notificatie dat de salarisstroken in de administratie klaar staan.

Handmatig importeren alle medewerkers

Het is ook mogelijk om alle medewerkers vanuit Nmbrs Payroll handmatig te importeren. Hierdoor kunnen de geïmporteerde medewerkers al in Nmbrs Accounting worden aangemaakt (met correct personeelsnummer, naam, adresgegevens en bankrekening) voordat de salarisstroken voor die medewerkers voor de eerste keer worden opgehaald.

Reeds aangemaakte werknemers in Nmbrs Accounting met een ingevuld BSN dat overeenkomt met het BSN in Nmbrs Payroll zullen worden geüpdatet indien er een wijziging in de werknemersgegevens in Nmbrs Payroll heeft plaatsgevonden.

Toegang tot Nmbrs Payroll koppeling (in domein)

Om toegang te krijgen:

• klik je op het icoon Personeel in de navigatiebalk
• klik je vervolgens op Nmbrs Payroll service.
  
  

Overzicht beschikbare loonruns

In dit scherm zie je alle gegevens van de beschikbare loonruns in Nmbrs Accounting. Deze loonruns zijn via de Nmbrs Payroll koppeling automatisch klaargezet in de administratie in Nmbrs Accounting.

Salarisdocumenten handmatig importeren

Om salarisdocumenten handmatig te importeren:

• selecteer je de loonrun waarvan je de loonjournaalposten, salarisstroken, aangiften loonheffing of jaaropgaven wilt importeren
• klik je respectievelijk op de knop Importeer loonjournaalposten, Importeer salarisstroken, Importeer aangiften loonheffing of Importeer jaaropgaven.
  
  De volgende melding verschijnt in je scherm afhankelijk van het type salarisdocument dat je wilt importeren:
  
  
  
• klik je vervolgens op de knop Ok zodat de salarisdocumenten daadwerkelijk worden geïmporteerd.
  
  Er verschijnt vervolgens een melding in je scherm waarin bijv. alle werknemers worden getoond waarvan de jaaropgaven zijn geïmporteerd:
  
  

Waar vind je alle salarisdocumenten terug?

Alle geïmporteerde salarisdocumenten kun je op de volgende plaatsen in het Archief van de administratie terugvinden:

• loonjournaalposten: in de submap 'Memorialen' in de map 'Overig financieel'
• salarisstroken: in de submap 'Salarisstroken' in de map 'Personeel'
• aangiften loonheffing: in de submap 'Loonheffing' in de map 'Belasting'
• jaaropgaven: submap 'Salarisstroken' in de map 'Personeel'.

Salarisstroken en jaaropgave van specifieke werknemer

Om de salarisstroken en de jaaropgaven van een bepaalde werknemer te vinden:

• open je de relatiekaart van de desbetreffende werknemer
• klik je onder Werknemersgegevens op HR documenten