UBL voor domein instellen

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een bestandsformaat voor facturen die door de Yuki software automatisch ingelezen kan worden. Dat betekent minder administratieve handelingen voor jou, minder tot geen herkenningsfouten meer in de boekhouding en cijfers die altijd up-­to-­date zijn.

Voor het automatisch ontvangen van UBL-facturen (via InvoiceSharing) in Yuki moeten alle administraties die je beheert in een domein aangemeld worden. Je accountant meldt alle administraties direct aan of stuurt een uitnodiging om de UBL-aanmelding te accepteren. Na de aanmelding ziet Yuki automatisch welke van jouw leveranciers UBL ondersteunen. Die vragen we jouw inkoopfacturen in het vervolg ook in UBL aan te leveren. Vanaf dat moment hoef je ze niet meer zelf te uploaden in Yuki en komen ze automatisch in de juiste categorie in je boekhouding. Vergelijk het maar met het dagelijks automatisch ophalen van je bankafschriften.

Alleen de eigenaar van een domein (met rol 'Directie') of een gebruiker met de rol 'Directie' kan de administraties in het domein aanmelden voor het ontvangen van UBL-facturen. 

Voordelen van UBL

• Je bespaart tijd, want je hoeft minder facturen in te scannen of op een andere manier aan te leveren
• Je hoeft niet meer in te loggen op portalen om facturen op te halen, ze gaan rechtstreeks en automatisch je boekhouding in
• Er komen minder herkenningsfouten in je boekhouding en je accountant is minder lang bezig met de controle
• Je online boekhouding is sneller up-to-date en geeft daardoor nog meer inzicht.

Domein voor ontvangst van UBL-facturen instellen

Om een domein in te stellen voor het verwerken van UBL-facturen moeten er 3 stappen worden doorlopen:

1. Aanmelden van je domein voor het ontvangen van UBL-facturen
2. Invoeren van relatiecode of leverancierscode bij elke leverancier (op relatiekaart) 
3. Uitnodigen van jouw leveranciers voor het ontvangen van hun UBL-facturen.

Aanmelden van je domein voor ontvangen van UBL-facturen

Wanneer jouw domein vanuit het kantoorportaal is uitgenodigd om UBL-facturen te ontvangen en je als eigenaar (met rol 'Directie') of gebruiker met de rol 'Directie' in het desbetreffende domein inlogt zal de volgende pop-up in je scherm verschijnen:

Selecteer vervolgens één van de volgende drie opties:

• Aanmelden: hiermee meld je je aan voor het ontvangen van UBL-facturen, het domein wordt vervolgens hiervoor ingesteld.
• Vraag me over 7 dagen: hiermee wordt de pop-up gesloten. De pop-up verschijnt over 7 dagen weer.

• Sluiten (kruisje): hiermee wordt de pop-up gesloten. Bij de volgende inlog zal de pop-up wederom verschijnen.

Heb je op de knop 'Vraag me over 7 dagen' of op het kruisje geklikt dan kun je de aanmeldpagina weer opvragen door Relaties te openen en vervolgens op het icoon UBL te klikken:

Status UBL geaccepteerd

Als je je voor de desbetreffende administratie(s) hebt aangemeld voor UBL wordt het domein hierop ingesteld. Yuki gaat direct aan de slag om leveranciers die UBL-facturen kunnen versturen te vragen deze rechtstreeks naar de administratie(s) te sturen. 

Als alle stappen door Yuki zijn doorlopen, kunnen de leveranciers die facturen in UBL-formaat aanleveren voor de desbetreffende administratie door jezelf worden uitgenodigd.

Relatiecode of leverancierscode bij elke leverancier invoeren

Voordat je leveranciers kan uitnodigen moet bij elke leverancier een relatiecode of leverancierscode zijn ingevuld. Op basis van deze code(s) kan Yuki jouw facturen bij de desbetreffende leverancier opvragen. Deze codes kunnen worden ingevoerd:

• Tijdens het verwerken van inkoopfacturen
  
  
  
• Op de relatiekaart van de leverancier
  
  

Je accountant kan deze code(s) natuurlijk ook invoeren. 

Uitnodigen van jouw leveranciers voor het ontvangen van hun UBL-facturen

Om leveranciers uit te nodigen open je de module Adresboek en klik je vervolgens op het icoon UBL.

In het nu geopende scherm zie je al jouw leveranciers die UBL ondersteunen:

De desbetreffende leveranciers zijn al bestaande leveranciers in het domein, Yuki selecteert de leveranciers op basis van het KvK-nummer. Door de gewenste leveranciers aan te vinken en vervolgens op de knop Leveranciers uitnodigen te klikken zorg je ervoor dat Yuki de link legt met de leveranciers zodat de UBL-facturen automatisch zullen worden opgehaald. Leveranciers kunnen niet uitgenodigd worden wanneer het KvK-nummer ongeldig is óf wanneer de relatiecode of leverancierscode niet is ingevoerd.

Status uitnodigingen bekijken

Nadat de leveranciers zijn uitgenodigd kan je in het bovenstaande overzicht de status van de desbetreffende uitnodiging(en) bekijken.

Om de status van de uitnodigingen in dit overzicht te updaten klik je op de knop Update status.

Status UBL geaccepteerd

Als de uitnodiging is geaccepteerd zie je in dit overzicht ook alle ontvangen UBL-facturen van de desbetreffende leveranciers.

Wordt de uitnodiging niet geaccepteerd dan ontvang je via je accountant een bericht met de reden waarom je uitnodiging is geweigerd.

Status alle UBL-leveranciers

Om een overzicht te bekijken van alle UBL-leveranciers waarvan Yuki de UBL-facturen automatisch kan ophalen klik je op de knop UBL-leveranciers.

Het volgende scherm wordt geopend:

Linksboven in dit scherm kun je een UBL leverancier zoeken op de naam van de leverancier of het KvK-nummer. Je kunt dit overzicht filteren op:

• Ingeschakeld of uitgeschakeld
• Matches of geen matches.

UBL-facturen ontvangen? 

Zodra je UBL-facturen automatisch ontvangt via InvoiceSharing komen deze in de digitale post. Dit kan je zien aan de afzender: [email protected]. 

Overige UBL-leveranciers

Heb je leveranciers die je via e-mail al UBL facturen aanleveren dan kun je deze vanzelfsprekend direct laten mailen, doormailen of vanaf je computer uploaden naar je domein.