Wanneer een portaal is aangemeld voor het automatisch ophalen van UBL-facturen via InvoiceSharing moeten vanuit elk domein de administraties nog worden uitgenodigd voor ontvangst van UBL-facturen. 


Alleen de eigenaar van een domein (met rol 'Directie') of een gebruiker met de rol 'Directie' kan vanuit een domein de leveranciers uitnodigen voor het ontvangen van hun UBL-facturen.  


Bij de instelling UBL per bedrijf kan een overzicht van de status van de UBL-uitnodigingen per administratie in een domein worden bekeken.

Daarnaast kunnen de administraties vanuit dit scherm voor UBL worden uitgenodigd of geregistreerd.


Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan de UBL per bedrijf bekijken en administraties uitnodigen of registreren.


Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' heeft geen toegang tot de instelling UBL per bedrijf.


Vanuit dit scherm kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder':

  • administraties uitnodigen voor ontvangst van UBL-facturen
  • administraties in één keer registreren voor ontvangst van UBL-facturen.


In het accountant portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen.  



Klik vervolgens in het nu geopende scherm op UBL per bedrijf.


Het volgende scherm wordt geopend:



De status van een uitnodiging kan zijn: Uitgenodigd, Geaccepteerd of Geweigerd. Je kunt dit overzicht ook filteren op Status.


Status UBL-uitnodiging 'Geaccepteerd'

Als de gebruiker van de uitgenodigde administratie ‘UBL’ geaccepteerd heeft, wordt het domein hierop ingesteld en gaat Yuki direct aan de slag om leveranciers die UBL-facturen kunnen versturen te vragen deze rechtstreeks naar de administratie te sturen.


Als alle stappen door Yuki zijn doorlopen, kunnen de leveranciers die facturen in UBL-formaat aanleveren voor de desbetreffende administratie door de ondernemer worden uitgenodigd. Door deze uitnodiging legt Yuki de link met de leveranciers zodat de UBL-facturen automatisch zullen worden opgehaald.


Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel UBL per leverancier.


Administraties uitnodigen

Door één of meerdere administraties aan te vinken en vervolgens te klikken op de knop Administraties uitnodigen zorg je ervoor dat de desbetreffende administratie(s) wordt uitgenodigd en ingesteld voor ontvangst van UBL-facturen.


Wanneer de eigenaar van het domein (met rol 'Directie') of een gebruiker met de rol 'Directie' inlogt zal de volgende pop-up in het scherm verschijnen:



De gebruiker heeft vervolgens 3 opties waaruit gekozen moet worden:

  • Aanmelden: hiermee meldt de klant (gebruiker) zich aan voor het ontvangen van UBL-facturen, het domein wordt vervolgens hiervoor ingesteld. 
  • Vraag me over 7 dagen: hiermee wordt de pop-up gesloten. De pop-up verschijnt over 7 dagen weer.
  • Kruisje (sluiten): hiermee wordt de pop-up gesloten. Bij de volgende inlog zal de pop-up wederom verschijnen.


Heeft de gebruiker op de knop 'Vraag me over 7 dagen' of op het kruisje geklikt dan kan de gebruiker de aanmeldpagina weer als volgt opvragen:

  • Open de functionaliteit Relaties (CRM)
  • Klik vervolgens  op de knop UBL.


Administraties in één keer registreren

Door één of meerdere administraties aan te vinken en vervolgens te klikken op de knop Administraties registreren zorg je ervoor dat de geselecteerde administraties direct gereed worden gemaakt voor het ontvangen van UBL-facturen. 

De eigenaar van het domein (met rol 'Directie') of gebruikers met de rol 'Directie' krijgen hiervan echter geen bericht.


LET OP!

Het kan zijn dat een leverancier contact opneemt met de klant voor verificatie. In het geval dat je een klant direct hebt geregistreerd voor het ontvangen van UBL-facturen is je klant hiervan niet via het portaal op de hoogte gesteld.  Wij raden dan ook aan om je klant een bericht te sturen om verwarring te voorkomen.