Verkoopfactuur boeken

Yuki probeert zoveel mogelijk op basis van IDR en standaardwaarden documenten te herkennen en automatisch te verwerken. Echter kan het zo zijn dat een relatie op een document nieuw is, de factuur niet herkend wordt, of extra informatie vereist om de boeking netjes in Yuki te kunnen verwerken. De verkoopfactuur zal door Yuki niet worden afgehandeld en zal handmatig moeten worden verwerkt. Hoe je een verkoopfactuur verwerkt wordt in dit artikel uitvoerig uitgelegd.

De invoer van een verkoopfactuur is vrijwel identiek aan die van een inkoopfactuur.

Let echter op de volgende verschillen:

• Bij verkoopfacturen werkt Yuki niet met een centraal gevalideerd adressenbestand. Bij het zoeken van een adres hoef je alleen te letten op de groene of lichtgrijze labels. Je zoekt namelijk alleen op de (gevalideerde) lokale adressen die al in het lokale adressenbestand van de administratie zitten. Bij verkoopfacturen zijn de KvK nummers en btw-nummers veelal niet beschikbaar op de factuur. Die hoef je dan ook niet over te nemen. Het btw-nummer is wel verplicht als het een klant in het buitenland betreft en het btw nummer van die klant apart op de factuur is vermeld.
  
  
• Bij de factuurinformatie ontbreekt het veld ’Btw-bedrag’. Bij verkoopfacturen moet dat gesplitst per btw-percentage opgegeven worden.
  
  
• Als betaalwijze van de factuur kan ook gekozen worden voor de volgende manieren:
  • In privé: Als jouw klant op de een of andere wijze de factuur privé heeft betaald (contant, met een privé pas of creditcard of van een privé bankrekening) kies dan voor ’In privé’. 
  • iDEAL: Jouw klant heeft de verkoopfactuur betaald via iDEAL. 
  • Online: Jouw klant heeft betaald via een online betaalprovider zoals Paypal, Pay.nl etc.

Verkoopfacturen die zijn geboekt met betaalwijze 'pinpas', 'creditcard', 'iDEAL' of 'Online' komen niet in de openstaande debiteuren terecht maar worden respectievelijk geboekt op de tussenrekening pinbetalingen, tussenrekening creditcard betalingen, tussenrekening iDEAL betalingen of tussenrekening online betalingen.

TIPS!

• Je kunt ook je eigen betaalmethoden aanmaken voor de betaling van je verkoopfacturen.
  Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Betaalmethoden aanmaken.
• Wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein kun je een SEPA incassobestand aanmaken waardoor je in één keer een aantal verkoopfacturen kunt incasseren.

Uitsplitsen verkoopfactuur met verschillende btw-percentages

Als er op een verkoopfactuur een combinatie van verschillende btw-percentages wordt gebruikt, dienen deze in verschillende factuurregels vastgelegd te worden. Je gaat daarbij als volgt te werk:

• Bekijk op de factuur hoeveel verschillende btw % er van toepassing zijn. Bij gecombineerde facturen is dat er meestal één (21% en 6%).
• Klik op het plusje + Nieuwe factuurregel toevoegen totdat je evenveel regels hebt als verschillende btw-percentages.
  
  

  
  

• Ga naar het veld Btw-code van de eerste factuurregel en vul daar het btw-percentage in (bijvoorbeeld 21%). Vul daarna het bedrag in waarover de 21% btw wordt berekend. Dat wordt vaak op de factuur “Btw-grondslag” genoemd. Is de grondslag niet beschikbaar, maar wel het bedrag inclusief btw, dan kan dat ook ingevuld worden op de regel. Je moet dan wel nog klikken in de checkbox ’Inc. btw’.

• Ga daarna naar de volgende factuurregel en doe hetzelfde.

• Uiteindelijk moet het totaal van de factuurregels overeenkomen met het totaal van de factuur.
  
  

  
  

Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd en eventueel notities (veld Notities in sectie Overig) hebt toegevoegd kun je door te klikken op de knop Afhandelen linksboven in je scherm óf boven de sectie Overig je invoer laten controleren en vervolgens het volgende document in de workflow openen.

Duplicaat facturen

Het komt zo nu en dan voor dat een bepaalde verkoopfactuur dubbel wordt aangeleverd. Yuki controleert of er mogelijk sprake is van een dubbele factuur (duplicaat). Als dat het geval wordt de factuur niet automatisch door Yuki afgehandeld. Zodra de verkoopfactuur vanuit de backoffice workflow wordt geopend, zal er direct een zogenaamd pop-upvenster worden getoond.  

In dit venster wordt de mogelijke duplicaat factuur vergeleken met de factuur die al eerder is afgehandeld en verwerkt in Yuki. Controleer of de klant, datum, bedrag en factuurnummer (referentie) hetzelfde zijn. 

Klik op de knop Bewaren wanneer het daadwerkelijk om een andere factuur gaat. Na het bewaren van de factuur moet deze vervolgens in het invoerscherm nog wel worden afgehandeld zodat het volgende te verwerken document in de workflow wordt geopend.

Klik op de knop Afhandelen wanneer het daadwerkelijk om een andere factuur gaat. De factuur wordt bewaard en direct in het invoerscherm afgehandeld. Het volgende te verwerken document in de workflow wordt vervolgens geopend.

Klik op de knop Bewerken wanneer je de gegevens van de mogelijke duplicaat factuur wilt wijzigen. Na het bewaren van de gewijzigde gegevens wordt het bovenstaande venster weer geopend.

Klik op de knop Verwijderen wanneer de 'verdachte' factuur wil een duplicaat factuur is.

Klik op de knop Samenvoegen om de factuur als een vervolgblad aan de andere factuur te bundelen.

Boeking

Een verwerkte verkoopfactuur wordt standaard in de ordner 'Verkoop/Facturen' geplaatst. De verwerkte factuur moet altijd worden gematcht met  een betaling (transactie). Er ontstaat een openstaande post van de klant (rekening '13000 Debiteuren'), de omzet (inclusief btw) wordt op de desbetreffende grootboekrekening(en) geboekt.