Inkoopfactuur boeken

Yuki probeert zoveel mogelijk op basis van IDR en standaardwaarden documenten te herkennen en automatisch te verwerken. Echter kan het zo zijn dat een relatie op een document nieuw is, de factuur niet herkend wordt, of extra informatie vereist om de boeking netjes in Yuki te kunnen verwerken. De inkoopfactuur zal door Yuki niet worden afgehandeld en zal handmatig moeten worden verwerkt. Hoe je een inkoopfactuur verwerkt wordt in dit artikel uitvoerig uitgelegd.

Het invoerscherm van een inkoopfactuur bevat vijf belangrijke secties: 

• De administratie
• Het adresblok
• De factuurgegevens
• De (gesplitste) factuurregels
• Betalingsgegevens. 

Administratie
Dit veld is niet altijd aanwezig. Het veld is enkel zichtbaar als er meer dan één administratie in het domein zit. De documenten moeten per administratie worden aangeleverd, dus het veld moet normaal gesproken goed staan. In dit veld moet ingevuld zijn aan welke administratie (lees onderneming) de inkoopfactuur gestuurd is.

Adresblok

Het eerste wat je dient te doen is vastleggen wie de inkoopfactuur heeft verstuurd. Dit moet je namelijk vastleggen in het adresblok. Is het adres (deels) ingevuld door de IDR controleer dan of dit juist is.

Is het adresblok niet ingevuld, dan is het aan jou om dit zo compleet mogelijk in te vullen. Om dit te kunnen doen dien je eerst goed te begrijpen dat je kunt opzoeken of de leverancier al bij Yuki bekend is. Dat kan zijn omdat het adres al in de administratie van de klant staat of omdat het adres al in het centrale adressenbestand van Yuki staat.

Opzoeken van adres

Om op te zoeken of de leverancier al bestaat vul je in Leverancier een zo specifiek mogelijk deel van de naam op de factuur in. Staat er op de factuur 'Restaurant De Driesprong' dan tik je 'driesprong' in. Je zult zien dat als je de eerste letter intypt, er al een lijstje met mogelijke leveranciers in het venster onder het veld verschijnt.

In het venster worden alle adressen getoond die in de lokale database van het domein aanwezig zijn en waarin de letters voorkomen die je hebt ingetypt. Voor elke regel staat een groen of lichtgrijs label, als er een groen label staat dan komt dat adres zowel in het centrale gevalideerde adressenbestand van Yuki voor als in het adressenbestand van de administratie. Staat er een lichtgrijs label voor dan is de leverancier wel bekend in het lokale adressenbestand maar niet in het centrale gevalideerde adressenbestand.

Als je in het venster meerdere leveranciers ziet die aan de beschrijving voldoen, dan kies je bij voorkeur degene met een groen label ervoor. Vind je geen leveranciers met een groen label, maar wel één met een lichtgrijs label dan kies je die leverancier. 

LET OP!

Als er geen adres in de lokale database is gevonden, zoekt Yuki naar een gevalideerd adres in het gevalideerde adressenbestand. Voor de regel van een gevonden adres staat dan een groen label. Deze relatie wordt dan gekopieerd naar het domein en wordt vervolgens aangemaakt als een lokaal gevalideerd adres (groen label).

Voor een uitgebreide beschrijving van het centrale gevalideerde adressenbestand (relatiedatabase) zie artikel Gevalideerde relatiedatabase (Beta).

Vind je helemaal geen leverancier die aan de omschrijving voldoet, dan vul je de complete naam in zoals die op de factuur staat, bijvoorbeeld 'Restaurant de Driesprong'.

TIP!

Bij een relatie worden de stad, het land (indien het land niet Nederland is) en het btw-nummer getoond indien ingevuld bij de relatiegegevens.

Heb je een bestaande leverancier gekozen, dan worden de velden, zover ze bekend zijn, in het adresblok gevuld. Controleer aan de hand van de complete adresgegevens of je met de juiste leverancier te maken hebt. Zo niet, dan kies je een andere door ’Leverancier’ leeg te maken en opnieuw te zoeken. 

LET OP!

Heb je de juiste leverancier en ontbreken er nog velden die je wel op de factuur vindt (zoals een adres of een KvK nummer), open dan de relatiekaart van de leverancier en vul die dan aan. Het btw-nummer, KvK-nummer, leveranciers code(van belang voor UBL) en de website van het bedrijf zijn heel belangrijk voor de automatische herkenning (IDR).

Adressen voor geheel Nederland
Van sommige leveranciers leggen we niet elke vestiging vast omdat die niet interessant zijn voor de administratie. Bij een dergelijke leverancier staat in de plaatsnaam 'Geheel Nederland'. In dat geval hoef (mag) je de adresgegevens niet aan te passen. Voorbeelden zijn SHELL, HEMA, GAMMA etc.

Factuurgegevens

Nadat je het adres hebt ingevuld, aangepast en/of gecontroleerd, ga je verder met de factuurgegevens. Je doorloopt de velden door eerst de linkerkolom in te vullen en daarna de velden in de rechterkolom. Gebruik de Tab toets om van veld naar veld te springen (dat gaat sneller dan de muis en het dwingt je om bij elk veld even stil te staan).

Referentie
Hier vullen we het factuurnummer van de factuur in. Het factuurnummer kan vaak onder verschillende aanduidingen op de factuur staan. Voorbeelden zijn: factuurnummer, documentnummer, declaratienummer, notanummer, referentie etc. Als er meerdere nummers opstaan (bijvoorbeeld een ordernummer en een factuurnummer) kies dan de meest toepasselijke (factuurnummer). Vul het nummer letterlijk in zoals het op de factuur staat. Dus met nullen, streepjes, punten etc. (voorbeeld AH/2011-03-0023).

Het vastleggen van het juiste factuurnummer is belangrijk voor het onderscheppen van duplicaat facturen en voor het automatisch matchen van betalingen aan facturen. Het komt wel eens voor dat er geen factuurnummer te vinden is (bijvoorbeeld op een bonnetje). In dat geval neem je bijvoorbeeld de datum als factuurnummer, zonder streepjes, dus bij een bonnetje zonder factuurnummer vul je in '01052017'.

Documentdatum
Bij een inkoopfactuur vul je hier de datum van de factuur in. Deze herken je vaak aan de aanduiding 'Factuurdatum' of 'Document datum'. Vind je die aanduiding niet, zoek dan naar een andere datum die aangeeft wanneer de factuur of het bonnetje geprint is.

Soms is dit veld geel gekleurd. In dat geval heeft de IDR een datum ingevuld die niet waarschijnlijk is. Dat kan zijn omdat het de datum is waarop het document geüpload is of een datum in de toekomst. Gele velden verdienen extra aandacht om te controleren of de ingevulde waarde juist is.

Bedrag

In dit veld moet het totaalbedrag worden ingevuld dat betaald moet worden (of werd).

Optellen

De klant moet in principe elk bonnetje of factuur apart aanleveren. Het komt echter wel eens voor dat je een paar bedragen bij elkaar moet optellen. Gebruik hiervoor de rekenfunctie in het veld. Tik bijvoorbeeld in 1200+150,56 en druk vervolgens op de Tab toets of klik op het 'Bereken' icoon achter het veld.

Creditfacturen

Sommige facturen betreffen zogenaamde creditnota’s. Hierop staat dat het bedrijf geld terug krijgt van de leverancier. In het invoerscherm voer je in 'Bedrag' het bedrag altijd negatief in als het om een creditfactuur gaat. Dat geldt dan ook voor het btw-bedrag.

Vreemde valuta bedragen

Let bij het bedrag goed op of de factuur in EURO is opgemaakt. Dit komt vaker voor bij buitenlandse leveranciers. Als het bedrag een vreemde valuta bedrag is selecteer dan voor het veld ’Bedrag’ de juiste valuta bijvoorbeeld 'GBP'. Je kunt de gewenste vreemde valuta activeren door te klikken op het icoon Instellingen op de navigatiebalk. Vervolgens klik je in het nu geopende scherm onder Financieel op Valuta's. en activeer je de gewenste vreemde valuta(’s).

Bij het afhandelen van de factuur rekent Yuki het bedrag op de achtergrond automatisch om naar EURO. In de openstaande crediteurenlijst worden de factuurbedragen dan ook in EURO weergegeven. Bij het matchen van de betaling aan de factuur kan het eventuele koersverschil worden afgeboekt.

Je kunt het bedrag ook zelf even omrekenen door rechtsboven in je scherm te klikken op het icoontje en vervolgens op de menuoptie Valuta calculator. Er verschijnt dan een venster met een valuta calculator:

Vul de juiste valuta in 'Van' in samen met het bedrag en klik vervolgens op de knop Berekenen. Kopieer vervolgens het bedrag achter EURO. Sluit het venster en plak dat bedrag in het veld 'Bedrag'. Je kunt altijd de wisselkoers van de factuur achteraf wijzigen door bovenin je scherm te klikken op de knop Factuurbewerkingen.

Btw-bedrag

In dit veld moet het totaalbedrag aan btw op de factuur ingevuld worden. Let op bij facturen waar meerdere btw-bedragen op 'staan. Je moet dan het totaal van al die btw-bedragen invoeren. Dat totaal behoort op de factuur te staan. Is dat niet het geval, reken het dan zelf even uit. Je kunt in het veld eenvoudig optellen door in het veld bijvoorbeeld 120+15,20 in te typen en vervolgens met de Tab toets het veld te verlaten of op het 'Bereken' icoon te klikken.

Staat er helemaal geen btw-bedrag op, maar weet je zeker dat er bijvoorbeeld 21% btw in de factuur zit, dan kun je het btw-bedrag ook berekenen door in het veld in te typen 21+%<totaalbedrag>. Dus 21+%1210 geeft 210. Om meer berekeningsmethoden te bekijken, dubbelklik op het 'Bereken' icoon achter het veld.

Btw-code

In dit veld selecteer je de correcte btw-code. Dit veld wordt automatisch gevuld als het bedrag en het btw-bedrag zijn ingevoerd.

Grootboekrekening

Vul hier de grootboekrekening in waarop je de kosten wilt boeken.

Onderwerp

Het onderwerp wordt door Yuki zelf bepaald. Wanneer je dit veld namelijk leeg maakt vult Yuki automatisch het volgende onderwerp in 'Factuur van <naam leverancier>, <Grootboekrekening(en)>', bijvoorbeeld 'Factuur van KPN B.V., telefoon en internetkosten'.

Project

Wanneer een gebruiker met de rol 'Directie' de bundel Medium, Large of Unlimited heeft gekozen via de Yuki Store in het domein verschijnt dit veld in het invoerscherm. De inkoopfactuur kan worden toegewezen aan een bepaald project.

De (gesplitste) factuurregels

De sectie factuurregels wordt gebruikt om een factuur op te splitsen naar verschillende grootboekrekeningen. 

Je kunt hierbij grootboekrekeningen gebruiken met een verschillend aftrekbaar btw-percentage. In de meeste gevallen wordt automatisch de juiste btw-aftrekbaarheid per regel berekend. Wanneer deze berekening echter niet mogelijk is, wordt een invoerscherm getoond waarin de juiste btw-bedragen per regel kunnen worden opgegeven.  

De aftrekbaarheid van een grootboekrekening kan per factuurregel ook altijd handmatig worden aangepast door te klikken op de knop naast het 'Factuurbedrag'. Hierdoor wordt dus afgeweken van de standaardinstelling van de grootboekrekening.

Hieronder volgt een voorbeeld van de boeking:

Grootboekrekening 45350 automatiseringskosten 100% aftrekbaar en rekening 45351 bijzondere automatiseringskosten 75% aftrekbaar.

De boeking op voorbelasting is niet cumulatief uitgevoerd om het overzicht te kunnen bewaren. Het rekeningschema toont ook de aftrekbaarheid als aparte kolom, zodat in één oogopslag te zien is welke rekeningen deels aftrekbaar zijn.

Betalingsgegevens

De gegevens over de wijze waarop de factuur betaald moet worden zijn belangrijk voor de verdere verwerking van de factuur. Wanneer een klant gebruik maakt van de betaallijst in Yuki moet er extra worden gelet op het correct invoeren van de betaalwijze, de vervaldag en het betalingskenmerk of de betaalreferentie.

Betaalwijze

Kies in ’Betaalwijze’ de manier waarop de factuur betaald zal worden. Dit kan op de volgende manieren: 

• Overschrijving: Een factuur die nog per overschrijving betaald moet worden herken je aan een acceptgiro die eronder zit of aan een tekst op de factuur zoals 'Gelieve de factuur te betalen vóór …' Als een factuur per overschrijving betaald moet worden is het verplicht een bankrekening in te vullen. Kijk of er al een bankrekeningnummer bekend is (vergrootglas) of zoek op de factuur het bankrekeningnummer van de leverancier. Wanneer je gebruik maakt van de betaallijst kun je een SEPA betaalbestand (indien geactiveerd) aanmaken waardoor je een aantal inkoopfacturen met type overschrijving in één keer kunnen worden betaald.
• Incasso: Of een factuur geïncasseerd wordt staat meestal op de factuur vermeld.
• Contant: Contante betaling komt meestal voor bij bonnetjes. De betaalwijze contante betaling is enkel mogelijk als het bedrijf een bedrijfskas heeft van waaruit de betaling heeft plaatsgevonden. Je moet daarom bij contante betaling ook altijd een kas invullen. Heeft de klant de rekening privé contant betaald, dan kies je niet voor contant betaald, maar voor ’Uit Privé’. Deze betaalwijze is niet beschikbaar als er geen kasoptie is gekozen.
• Pinpas: De klant heeft betaald met een betaalpas van de bank. Dit staat vaak op het bonnetje vermeld. Kijk daarvoor naar aanduidingen als 'pasnummer', 'Maestro' etc. Kies de betaalwijze ’Pinpas’ ook als op de factuur of het bonnetje staat vermeld dat er via IDEAL is betaald. Het komt regelmatig voor dat klanten bonnetjes met hun privé betaalpas betalen. Als je dat herkent (bankrekeningnummer op bonnetje is niet zakelijk nummer) kies je niet voor ’Pinpas’ maar voor ’Uit Privé’.
• Creditcard: Als de klant heeft betaald met zijn creditcard staat er vaak op het bonnetje een aanduiding als 'MasterCard', 'Visa', 'American Express' en de laatste vier cijfers van het creditcardnummer. Ook hier kan het voorkomen dat het een privé creditcard is. Als je dat weet kies dan voor ’Uit Privé’.
• Uit privé: Als de klant op de een of andere wijze de factuur privé heeft betaald (contant, met een privé pas of creditcard of van een privé bankrekening) kies dan voor ’Uit privé’. Je bent dan tevens verplicht om aan te geven wie dat heeft betaald. Je kunt daar kiezen uit een lijstje van personen die aan het bedrijf verbonden zijn (eigenaar, vennoten of medewerkers). Staat de juiste persoon er niet bij, dan moet deze eerst als medewerker in de administratie worden aangemaakt.

Bankrekening

Het bankrekeningnummer hoeft enkel ingevuld te worden als er sprake is van betaalwijze ’Overschrijving’. Bij de andere betaalwijzen is dit veld namelijk niet beschikbaar. Alle bankrekeningen worden weergegeven met het IBAN nummer.

BIC code

De BIC code moet zijn ingevuld voor betalingen naar een buitenlandse bankrekening.

Betalen voor

Hier dient de vervaldatum ingevuld te worden. De vervaldatum staat soms ook vermeld als 'Gelieve te betalen voor <datum X>'. Is er geen vervaldatum bekend, accepteer dan het voorstel dat Yuki aangeeft. In het veld voor de vervaldatum kun je het aantal dagen van de betaaltermijn invullen, hierdoor past de vervaldatum zich aan.

Betalingskorting

Vul hier het percentage van de betalingskorting in of het bedrag van de korting.

Betalingskenmerk

Voer hier het 16-cijferige betalingskenmerk in zoals dat vermeld staat op een acceptgiro.

Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd en eventueel notities (veld Notities in sectie Overig) hebt toegevoegd kun je door te klikken op de knop Afhandelen linksboven in je scherm óf boven de sectie Overig je invoer laten controleren en vervolgens het volgende document in de workflow openen.

Duplicaat facturen

Het komt zo nu en dan voor dat klanten een bepaalde inkoopfactuur dubbel aanleveren. Yuki controleert of er mogelijk sprake is van een dubbele factuur (duplicaat). Als dat het geval wordt de factuur niet automatisch door Yuki afgehandeld. Zodra de inkoopfactuur vanuit de backoffice workflow wordt geopend, zal er direct een zogenaamd pop-upvenster worden getoond.  

In dit venster wordt de mogelijke duplicaat factuur vergeleken met de factuur die al eerder is afgehandeld en verwerkt in Yuki. Controleer of de leverancier, datum, bedrag en factuurnummer (referentie) hetzelfde zijn. 

Klik op de knop Bewaren wanneer het daadwerkelijk om een andere factuur gaat. Na het bewaren van de factuur moet deze vervolgens in het invoerscherm nog wel worden afgehandeld zodat het volgende te verwerken document in de workflow wordt geopend.

Klik op de knop Afhandelen wanneer het daadwerkelijk om een andere factuur gaat. De factuur wordt bewaard en direct in het invoerscherm afgehandeld. Het volgende te verwerken document in de workflow wordt vervolgens geopend.

Klik op de knop Bewerken wanneer je de gegevens van de mogelijke duplicaat factuur wilt wijzigen. Na het bewaren van de gewijzigde gegevens wordt het bovenstaande venster weer geopend.

Klik op de knop Verwijderen wanneer de 'verdachte' factuur wel een duplicaat factuur is.

Klik op de knop Samenvoegen om de factuur als een vervolgblad aan de andere factuur te bundelen.

Wanneer de afgehandelde factuur wordt geopend, wordt er in de gele balk een waarschuwingsmelding getoond om aan te duiden dat de factuur door Yuki was herkend als een mogelijke duplicaat factuur.

Boeking

Een inkoopfactuur wordt standaard in de ordner 'Inkoop/Facturen' geplaatst, Daarnaast ontstaat er een openstaande post voor de leverancier (grootboekrekening '16000 Crediteuren), de kosten (inclusief btw) worden op de desbetreffende grootboekrekening(en) geboekt.