Hoe kan ik een factuur automatisch aan een project koppelen?

Het toewijzen van transacties kan handmatig gebeuren (bijvoorbeeld nadat een factuur is geboekt en verwerkt) maar ook automatisch door Yuki tijdens het boekingsproces. 

Voor het automatisch toewijzen van financiële transacties heeft Yuki vier mogelijkheden ingebouwd:

• Importeren van financieel importbestand (CSV formaat)
• Werken met OCR-herkenningsregels
• Automatische toewijzing op basis van projectcodes op documenten
• Automatische toewijzing met behulp van het mailen van documenten.

Importeren van financieel importbestand (CSV formaat)

Je kunt transacties importeren in een zogenaamd financieel importbestand (CSV formaat). Om zo'n formaat te maken kun je het beste een spreadsheet (bijvoorbeeld Excel) gebruiken en dat bewaren als 'door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst (.csv)'. Het scheidingsteken moet ingesteld zijn op ';'.

Een financieel importbestand kan o.a. de volgende financiële transacties bevatten:

• memoriaalboeking o.a.:
  • loonjournaalposten
  • afschrijvingen
  • openstaande klanten en openstaande leveranciers
  • uitsplitsing activa
• beginbalans
• kasstaat.

Werken met OCR-herkenningsregels

Deze OCR-herkenningsregels kunnen enkel door gebruikers met de rol 'Backoffice' worden aangemaakt. Hiermee kan ingesteld worden dat als er tijdens het herkennen van de factuur een bepaalde tekst op een factuur wordt gevonden, deze factuur aan een specifiek project wordt toegewezen.

Automatisch toewijzen op basis van projectcodes op factuur

Een andere vorm van automatische toewijzing kan worden bereikt door ervoor te zorgen dat de maker van de factuur (de leverancier of jezelf bij verkoopfacturen) op de factuur een code print die overeenkomt met de projectcode. Om dit mogelijk te maken moet aan de volgende regels worden voldaan:

• Bij het project moet aangegeven worden dat automatische toewijzing is toegestaan.
• De projectcode moet minimaal 6 posities lang zijn en uniek. We adviseren om de code goed herkenbaar te maken zodat deze niet verward kan worden met andere mogelijke gegevens op een factuur zoals een KvK-nummer, postcode, algemene naam etc. Vermijd ook codes die even lang zijn als veel voorkomende nummers zoals factuurnummers, datums of bankrekeningen.
  Een combinatie van letters en cijfers biedt de beste garantie op juiste toekenning bijvoorbeeld PR12345 of ON98765. 
• Vermijd ook tekens en spaties in de code. Leveranciers hebben nogal eens de neiging om deze weg te laten.

Handgeschreven codes worden in de regel niet herkend. Maar werken met etiketten is een mogelijkheid om achteraf nog de juiste projectcodes op facturen te krijgen.

Automatisch toewijzen met behulp van het mailen van documenten

Wanneer je een document per e-mail doorstuurt naar de administratie dan kun je in het onderwerp van de e-mail een # teken zetten, direct gevolgd door de projectcode. Yuki zal dan het document direct toewijzen aan het betreffende project zonder dat hiervoor een lokale herkenningsregel aangemaakt dient te worden. Dit werkt ook voor het mailen naar de ordner 'Zelf te ordenen' via [email protected].