Memoriaal / financiële transacties importeren

Yuki stelt je in staat om bepaalde memoriaalboekingen te importeren, gebruik makend van een eenvoudig formaat (CSV). Dit is erg handig voor regelmatig terugkerende boekingen zoals loonjournaalposten, afschrijvingen etc. 

Alleen een gebruiker met een 'Backoffice' rol in het domein of de rol 'Externe accountant' kan een memoriaal of financiële transacties importeren.

Je kunt vanuit verschillende plaatsen in Yuki memoriaalboekingen importeren:

• Klik op het icoon Backoffice in de navigatiebalk en vervolgens in het nu geopende scherm op Importeren
• Beweeg met je muis boven het icoon Boekhouding in de navigatiebalk óf klik op het icoon Backoffice in de navigatiebalk, klik op Memoriaal en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Importeren.

Het volgende scherm wordt geopend:

Zoek en selecteer hier het financieel importbestand, voer eventueel een onderwerp in en klik vervolgens op de knop Importeren.

TIP!

In het Archief kun je het financieel importbestand ook via de gebruikelijke weg uploaden.

Het importformaat

Het importbestand moet een zogenaamd CSV (Comma Seperated Values) bestand zijn (velden gescheiden door komma's of door puntkomma's (;)). Zo'n bestand kan bijv. worden aangemaakt vanuit Excel. Op Apple lukt dat niet altijd omdat bijv. de aanhalingstekens niet meekomen. Je kunt ook met Google spreadsheets of OpenOffice werken. 

Memoriaal transacties kunnen ook als XML-bestand worden aangeleverd. Deze XML bestanden kunnen eventueel uit externe pakketten worden geëxporteerd. Dit XML-bestand kan direct worden geüpload of via de Yuki Webservice - Memoriaalboekingen worden aangeleverd.

Het importbestand (memoriaal) moet de volgende zes verplichte kolommen in exact de hierboven aangegeven volgorde bevatten. De kolommen G t/m J zijn optionele kolommen die je kunt toevoegen.

A. Regelnummer
B. Datum (transactie datum): 'dd-mm-jjjj'
C. Omschrijving: omschrijving van de regel
D. Grootboek(rekeningnummer): code uit standaard rekeningschema van Yuki
E. Bedrag (in euro): negatief is credit, positief is debet
F. KvK-nummer: identificator van de administratie (enkel nodig als je meer administraties in het domein hebt aangemaakt)                                                                                                                    

G. Relatiecode (optioneel): code die bij een relatie is opgeslagen (exacte overeenkomst). Als je alleen de relatienaam hebt dien je deze kolom in de kopregel wel aan te maken maar kun je de velden leeg laten.

H. Relatienaam (optioneel): volledige naam van een relatie (exacte overeenkomst)
I. Projectcode (optioneel): code die bij een project is opgeslagen (exacte overeenkomst). Als je alleen de projectnaam hebt dien je deze kolom in de kopregel wel aan te maken maar kun je de velden leeg laten.

J. Projectnaam (optioneel): volledige naam van een project (exacte overeenkomst).

Indien een verplichte kolom niet bekend of niet van toepassing is voor de betreffende transactieregel dan laat je deze leeg. Echter voor de import is het dan wel van belang dat alle verplichte kolommen aangemaakt zijn, Yuki plaatst de gegevens dan in de juiste velden van de database.

LET OP!

Het is in Yuki niet toegestaan om een eindbalans te importeren waarin transacties zijn geboekt op de volgende grootboekrekeningen:

• 09999 Resultaat lopend boekjaar.
• 23010 Rekening onbekend
• 23020 Vraagposten.

Toelichting

De eerste regel moet een kopregel zijn (met aanduiding van de kolomnaam), deze kopregel wordt echter niet geïmporteerd.

• Het Regelnummer moet een opvolgend getal zijn.
• In Datum mag ( - ) en ( / ) als scheidingsteken gebruikt worden. 
• De Datum van de verschillende transactieregels mogen verschillen, echter het saldo van alle transacties op dezelfde datum moet 0,00/in evenwicht zijn.
• Een Bedrag mag GEEN scheidingstekens voor duizendtallen bevatten (dus niet 1.000,00 maar 1000,00)   (MAAR als het bestand een KOMMA als scheidingsteken heeft, mogen scheidingstekens voor duizendtallen wel)
• Een Grootboek(rekening) in Yuki moet inclusief een eventuele voorloopnul ingegeven worden (dus niet 2450 maar 02450)
• Het KvK-nummer is slechts verplicht in domeinen met meerdere administraties. Dit moet wel overeenkomen met het KvK-nummer ingevuld bij de administratie. In België kan het nummer punten bevatten, dus moet het nummer in het CSV-bestand ook punten bevatten.
• De Relatiecode is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie op deze relatie worden geboekt en vervolgens met andere transacties gekoppeld worden.
• De Relatienaam is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie op deze relatie worden geboekt. Als de relatiecode ook is meegegeven dan wordt er alleen op code gezocht. Als er geen relatie kan worden gevonden wordt er een nieuwe aangemaakt. 
• De Projectcode is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie aan het project gekoppeld worden.
• De Projectnaam is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie aan het project gekoppeld worden. Als de projectcode ook is meegegeven dan wordt er alleen op code gezocht. Als er geen project kan worden gevonden wordt er een nieuw project aangemaakt.
  
  Als je alleen een relatie- of projectnaam hebt, moet je toch de kolom 'Relatiecode' of 'Projectcode' aanmaken. Je kunt de velden leeg laten of een ; opnemen. Doe je dit niet dan zal het importbestand (memoriaal) niet juist worden ingelezen en worden de namen niet aangemaakt.

Bestand in Excel maken

Je kunt zo'n CSV bestand eenvoudig in Excel maken. Let dan wel op onderstaande aandachtspunten:

• Zorg dat in het bedrag de duizendtallen niet gescheiden worden door een punt ( . ).
• Zorg dat de code van de grootboekrekening altijd vijf posities heeft (in BE: zes). Excel maakt van 02450 al snel 2450. Je kunt dat voorkomen door de code met een enkele quote ( ' ) te beginnen dus '02450.
• Zorg dat het werkblad geen andere informatie bevat dan de te importeren regels.
• Bewaar het Excel-sheet in CSV formaat (kies daarvoor 'Bewaar als...)

In de bijlage kun je een lay-out van de import van een memoriaal met een projectcode vinden (Excel). 

Opmerking bij het maken van het bestand in andere toepassing(en) dan Excel!

Als scheidingsteken mag je een komma ( , ) of punt-komma ( ; ) of enkele quote ( ' ) of dubbele punt ( : ) gebruiken. Het gebruik van punt-komma ( ; ) is het veiligste. Het gebruik van aanhalingstekens (") is enkel noodzakelijk als de inhoud van het veld ook het gekozen scheidingsteken van velden bevat.

Foutmeldingen die kunnen optreden bij het importeren

• Het importbestand dient het KvK-nummer van exact één administratie te bevatten. 
  • Het importbestand mag dus geen transacties voor meerdere administraties bevatten.
  • Als er in het domein meerdere administraties staan, moet het KvK-nummer in het bestand opgenomen worden. 
  • Als er in een domein maar één administratie staat, wordt het KvK-nummer niet gecontroleerd. 
  • Controleer het KvK-nummer bij de administratie gegevens op niet-leesbare tekens.
  • KvK-nummer behoort niet tot één van de administraties in het domein.
  • KvK-nummer moet precies gelijk zijn aan het KvK-nummer ingevuld bij de administratie, dus als het punten bevat, moet het CSV bestand ook punten bevatten.
• De boekingen zijn niet in evenwicht, er is een saldoverschil van "-xxxx,xx"
  • De som van alle regels moet 0,00 zijn.
• Het opslaan van de transactie is mislukt. De boekingen zijn per datum niet in evenwicht.
  • De datum van de verschillende transactieregels mogen verschillen, echter het saldo van alle transacties op dezelfde datum moet ook weer 0,00 zijn.
  • Als het bedrag een scheidingsteken voor duizendtallen bevat bijvoorbeeld 1.234,78 verschijnt deze melding ook in je scherm.
  • Onbekende grootboekrekeningnummers in het domein worden niet meegenomen in de telling.  Er zijn dan eigenlijk twee meldingen, maar Yuki geeft alleen aan dat de boekingen niet in evenwicht zijn.
  • Veld waar het bedrag in staat bevat naast een numeriek gegeven ook een Alfa teken of tekens zoals bijvoorbeeld €.
  • Veld waar het bedrag in staat bevat bijvoorbeeld twee mintekens, Excel vertaalt dat naar positief maar de importfunctie van Yuki niet.
  • Als een relatie twee of meer keer in het domein wordt aangetroffen worden de bedragen niet meegenomen in de telling. Er zijn dan eigenlijk twee meldingen maar Yuki geeft alleen aan dat de boekingen niet in evenwicht zijn.
• Een grootboekrekening met code "XXXXX" kan niet worden gevonden.
  • Het grootboekrekeningnummer moet bekend zijn in Yuki. Is het nummer korter dan vijf cijfers dan plakt Yuki er automatisch een 0 voor.
• Transactieregels hebben dezelfde ID: drie
  • Het regelnummer moet uniek zijn
• Het importeren is mislukt. Het bestandsformaat is ongeldig. (De regel heeft een onjuist aantal kolommen: 6;;l;;)
  • Iedere regel moet het juiste aantal kolommen bevatten, zie de beschrijving hierboven van het importformaat. 
• Transactieregel is niet valide: De boekingsdatum is leeg.
  • Datum zonder scheidingstekens 28122012 moet zijn 28-12-2012, 28-12-12 is ook toegestaan.
• Transactie met regelnummer X kan niet worden verwerkt: Datum "31-04-2012" is een ongeldig datumformaat.
  • 31 april bestaat niet
• Transactie met regelnummer 2 kan niet worden verwerkt: Datum "2012-03-30" is een ongeldig datumformaat.
  • Datumnotatie moet zijn 'dd-mm-jjjj' of 'dd-mm-jj'.
• Het opslaan van de transactie is mislukt. Boekingen voor de startdatum van de administratie zijn niet toegestaan. 
  • Zie veld 'Vanaf welk jaar moet Yuki de administratie bijhouden?' op het tabblad 'Administratie' in het administratieprofiel

• Import mislukt: formaat niet bekend
  • Vreemde tekens op plaatsen waar het programma ze niet verwacht bijvoorbeeld dubbele quotes aan het begin en einde van de regel.
• Transactieregel is niet valide: geen transactieregels gevonden
  • Op iedere regel ontbreekt het bedrag. Daarnaast moeten ze <> 0,00 zijn.
• Het opslaan van de transactie is mislukt.
  • Transacties met een boekingsdatum voor de startdatum van de administratie zijn alleen toegestaan indien ze op een balansrekening zijn geboekt.
• Het opslaan van de transactie is mislukt. 
  • Kan geen transacties aanmaken of wijzigen vóór 02-01-2010 voor administratie Test Webservices.
• Het opslaan van de transactie is mislukt.
  • Cannot book this transactionline because the GLAccount is disabled (code = '03200')
• Transactie met regelnummer <NR> kan niet worden verwerkt: Een grootboekrekening met code "11007" kan niet worden gevonden
• An item with the same key has already been added. 
  • Het veld 'Relatiecode' bevat dezelfde waarde als het veld 'Relatienaam'.
• Het opslaan van de transactie is mislukt.
  • Kan niet direct op een bankrekening of kasboek boeken. Yuki controleert of er in het bestand grootboekrekeningnummers voorkomen beginnend met 10xxx (kas), 11xxx (bank), 120xx (spaar), 125xx (deposito) of 15xxx (creditcard).
• Transactie met regelnummer 2 kan niet worden verwerkt: Er zijn meerdere relaties gevonden met naam of relatiecode " 4545".
• Document afbeelding type niet ondersteund voor verwerking. 
  • Deze melding is erg algemeen, maar onderstaand is een mogelijke reden: Regelnummer staat wel in de kop, maar aan het begin van iedere regel ontbreekt het nummer.
• Het opslaan van de transactie is mislukt., Btw-transactieregel heeft geen btw-type gespecificeerd. 
  • Het btw-tarief is uitgeschakeld.