Yuki Uren (werkzaamheden registreren en factureren)

Met het feature Yuki Uren kunnen medewerkers eenvoudig hun gewerkte uren registreren op specifieke klanten of projecten. Na beoordeling en goedkeuring (fiattering) zet je deze uren direct om in verkoopfacturen. Daarnaast biedt het feature diverse overzichten om de tijdsbesteding en productiviteit van medewerkers nauwkeurig te monitoren.

Yuki Uren is volledig geïntegreerd met de Agenda.

Dit feature (Urenregistratie) kan alleen in de bundel Small, Medium, Large en Unlimited door een gebruiker met de rol 'Directie' als extra feature worden toegevoegd via de Yuki Store in het domein.

VOOR DE VEELGESTELDE VRAGEN OVER DIT FEATURE ZIE FAQ URENREGISTRATIE!

Rechten en rollen

Een gebruiker met de rol 'Backoffice' heeft beperkte rechten binnen de urenregistratie en kan alleen:

• de overzichten 'Gewerkte uren' en 'Werkzaamheden' bekijken en exporteren als CSV.
• het overzicht 'Werksoorten' bekijken en nieuwe werksoorten aanmaken.

Invoering en workflow: hoe werkt het?

Om succesvol met Yuki Uren te werken, doorloop je de volgende vier stappen:

1. Werksoorten aanmaken

Via werksoorten categoriseer je de geregistreerde uren (bijvoorbeeld 'Consultancy' of 'Reistijd').

• Per werksoort bepaal je of de uren facturabel of niet-facturabel zijn.
• Elke werksoort wordt gekoppeld aan een specifiek verkoopartikel (en daarmee aan de juiste grootboekrekening).

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Nieuwe werksoort aanmaken.

2. Uren registreren (nieuwe werkopdracht)

Medewerkers leggen hun uren vast door een nieuwe werkopdracht aan te maken en hier de juiste werksoort aan te koppelen.

• Overzicht 'Gewerkte uren': Hier zie je alle week- en maandoverzichten per werknemer.
• Overzicht 'Werkzaamheden': Hier zie je alle uren overzichtelijk gegroepeerd per relatie (klant) en project.

TIP!

Geregistreerde uren kunnen vanuit het overzicht 'Gewerkte uren' per week, maand of jaar worden geëxporteerd als CSV-bestand.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Nieuwe werkopdracht aanmaken.

3. Werkzaamheden factureren

Via de functie 'Werkzaamheden factureren' keur je de geregistreerde (zowel facturabele als niet-facturabele) uren goed. Hiervoor zijn de juiste gebruikersrechten vereist.

• Voor goedgekeurde facturabele uren wordt automatisch een conceptfactuur aangemaakt.
• Uren met dezelfde werksoort binnen hetzelfde project worden automatisch samengevoegd tot één factuurregel.
• De gegenereerde facturen vind je terug onder 'Te verzenden facturen' in de Verkoop functionaliteit. Hier kun je ze controleren, aanpassen en definitief versturen.

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Werkzaamheden factureren.

4. Urenspecificatie toevoegen

Je kunt instellen dat er automatisch een urenspecificatie aan de verkoopfactuur wordt gekoppeld. Dit is een overzichtelijk document voor de klant met daarin de datum, de omschrijving en het aantal uren van elke gefactureerde werkopdracht per werksoort

Voor een uitgebreide beschrijving zie artikel Urenspecificatie toevoegen.