Relaties in Nmbrs Accounting: bedrijf of (contact)persoon

In Nmbrs Accounting beheer je twee typen relaties: Bedrijven en (Contact)personen, elk met specifieke relatiekenmerken en koppelingsmogelijkheden.

Soorten relaties en typen

• Bedrijf: kan worden aangeduid als klant, leverancier, administratie of zonder specifiek type. Bedrijven kunnen via een moeder-dochterrelatie (tabblad 'Extra') aan elkaar worden gekoppeld.
• Persoon: kan worden aangeduid als klant, contactpersoon bij een bedrijf, privépersoon, gebruiker in Nmbrs Accounting of werknemer.

Koppel je een contactpersoon aan een bedrijf? Dan zijn de documenten van deze contactpersoon direct zichtbaar op de relatiekaart van het gekoppelde bedrijf.

Type relatie wijzigen (Bedrijf naar Persoon of omgekeerd)

Om het type relatie te wijzigen:

• klik je op het icoon Relaties in de navigatiebalk
• klik je op Relaties
• zoek en open je de desbetreffende relatiekaart
• klik je op Open deze kaart om gegevens te wijzigen of aan te vullen (Bewerken)
• selecteer je in het dropdownmenu Persoon of Bedrijf
• sla je de wijziging op.

LET OP!

Contracten worden niet automatisch bijgewerkt.

Wijzigingen in persoons- of bedrijfsgegevens (zoals e-mailadres, IBAN, incassomachtiging of betaalwijze) worden niet automatisch overgenomen in lopende contracten voor periodieke facturen. Pas deze gegevens altijd handmatig aan in het betreffende contract.

Aanmaken en valideren

Relaties kunnen op verschillende manieren worden toegevoegd:

• Automatisch vanuit de centrale relatiedatabase of op basis van een gescand document
  (Zie artikel Gevalideerde relatiedatabase)
• Handmatig aangemaakt, geïmporteerd of gesynchroniseerd via de Contact webservice.
  (Zie artikel Bedrijf aanmaken (adresgegevens), Persoon aanmaken (adresgegevens), Relaties importeren of Contact webservice.

KvK/VIES-validatie

Een vinkje achter de bedrijfsnaam geeft aan dat de relatie succesvol is geverifieerd via KvK of VIES. 

Beschikbare gegevens op relatiekaart

Voorbeeld relatie kaart Bedrijf

Welke secties en tabbladen zichtbaar zijn op de relatiekaart hangt af van je gebruikersrol en het relatietype.

Gegevens

Beheer en bekijk de basisinformatie van de relatie:

• Adresgegevens
• Contactpersonen (alleen zichtbaar bij relaties van het type 'Bedrijf')
• Totaaloverzicht
• E-mailadressen
• Web adressen
• Bankrekeningen
• Leverancierscodes (alleen zichtbaar bij relaties van het type 'Leverancier')
• Incassomachtigingen (alleen zichtbaar bij relaties van het type 'Klant')
• Standaardwaarden (alleen beschikbaar voor rol 'Backoffice' of 'Externe accountant')
• Replicatie links (alleen beschikbaar voor rol 'Backoffice').

Boekhouding

Zichtbaar zodra er inkoop- of verkoopfacturen aan de relatie zijn gekoppeld:

• Inkoopfacturen (alleen zichtbaar bij relaties van het type 'Leverancier')
• Verkoopfacturen (alleen zichtbaar bij relaties van het type 'Klant')
• Openstaande facturen
• Offertes
• Ouderdomsanalyse
• Rekening courant
• Transacties
• Prijslijsten (alleen zichtbaar bij relaties van het type 'Klant')
• Prijsovereenkomsten (alleen zichtbaar bij relaties van het type 'Klant'
• Contracten.

Contacten

Overzicht van items die in Nmbrs Accounting aan de relatie zijn gekoppeld:

• Contactpersonen (alleen zichtbaar bij relaties van het type 'Bedrijf')
• Documenten
• E-mails
• Afspraken
• Taken
• Werkzaamheden
• Projecten.

Werknemersgegevens

Zichtbaar wanneer de relatie binnen de administratie ook geregistreerd staat als werknemer:

• HR-documenten
• Verzuim.