Persoon aanmaken (adresgegevens)

Personen zijn contactpersonen bij bedrijven, privépersonen, gebruikers in Yuki of werknemers en kunnen al dan niet in het persoonlijke adresboek staan.

Je kunt in Yuki een overzicht van alle relaties van het relatietype 'Persoon' bekijken.

Om een nieuwe persoon aan te maken in Yuki beweeg je met je muis boven het icoon Relaties in de navigatiebalk, klik je op Relaties en vervolgens in het nu geopende scherm op de knop Relatie. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer het relatietype Persoon.

De gegevens van de persoon kunnen nu worden vastgelegd en later worden gewijzigd en bekeken op de drie tabbladen Persoon, Extra en Financieel.

LET OP!

• Een wijziging van de persoonsgegevens zoals bijv. het e-mailadres, bankrekeningnummer, incassomachtiging of betaalwijze van verkoopfacturen wordt niet automatisch doorgevoerd in het contract (periodieke facturen) van die relatie. De wijziging moet handmatig worden aangepast in het desbetreffende contract.
• Een bestaande gebruiker (persoon) wordt een werknemer zodra je op het tabblad 'Persoon' in het veld 'Bedrijf' één van de administraties (bedrijven) in het domein selecteert. In het selectiescherm staat voor de naam van een administratie een icoon van een mapje.

Bij een werknemer in Yuki wordt het tabblad Financieel vervangen door het tabblad Werknemer.

Tabblad Persoon

Op dit tabblad vind je de eerste contactgegevens van de persoon terug nl. de naam, telefoon, adres, e-mail (zowel zakelijk als privé) en website.

Je kunt hier ook een foto en/of een visitekaartje van de persoon toevoegen door in de velden Foto en/of Visitekaartje een bestand te kiezen. Alle overige belangrijke gegevens van de persoon kunnen worden vastgelegd in het veld Notities.

Het veld Klantspecifieke opm. is alleen zichtbaar voor gebruikers met de rol 'Backoffice' en kan worden gebruikt om speciale afspraken met de relatie vast te leggen.

Tabblad Extra

Op dit tabblad vind je alle bijkomende informatie omtrent de persoon die niet direct adresgerelateerd is. Daarnaast kun je op dit tabblad ook de loggegevens bekijken. Je ziet naast de aanmaakdatum en de laatste wijzigingsdatum bijvoorbeeld ook hoe vaak deze relatiekaart is bekeken en door op het aantal te klikken welke gebruikers dit zijn geweest.

Postadres

Bij het aanmaken van een verkoopfactuur wordt dit adres, indien ingevuld, gebruikt.

Extra adres

Het is mogelijk om een extra adres van de persoon vast te leggen.

Adresboek

• Tags. Een etiketje dat op de relatie kan worden geplakt waardoor deze makkelijk terug te vinden is in Yuki. Deze tag kun je bijvoorbeeld ook gebruiken om een mailinglist te maken.
• Project. Een project bevat verschillende zaken zoals taken, afspraken, contacten, documenten en e-mail die bij een onderwerp of een dossier horen.
• Opnemen in mijn adresboek. De relatie wordt ook opgenomen als een privé adres in het persoonlijke adresboek.
• Belangrijk nummer. Het telefoonnummer wordt opgenomen als belangrijk.
• Moedermaatschappij. N.V.T.
  
  

Backoffice

• Backoffice status. Wanneer een relatie inactief is kan de relatie niet worden gebruikt, lees geselecteerd, bij het boeken van een document. De relatie wordt wel gevonden m.b.v. de zoekfunctie.
• Oorsprong (alleen zichtbaar voor backoffice).

Persoonlijke gegevens
Hier vind je de persoonlijke gegevens van de relatie zoals bijnaam, geslacht en geboortedag.

• Aanhef. Bij een relatie in Yuki kun je in het veld 'Aanhef' een aanhef ingeven die gebruikt kan worden in facturen die je vanuit Yuki verstuurt. Standaard wordt 'Beste [naam]' gebruikt.
• Etiket. In het veld 'Etiket' voer je de naam in zoals die op het etiket moet worden afgedrukt.

Tabblad Financieel

Op dit tabblad vind je de financiële gegevens van de persoon.

Nummers

Nummers spelen een belangrijke rol bij de herkenning en automatische verwerking van facturen in Yuki!

• Relatiecode. Deze code kan op de verkoopfacturen worden afgedrukt en is belangrijk voor de herkenning indien de verkoopfacturen worden gescand. De code is ook van belang bij het importeren van journaalposten of aanmaken van journaalposten via de Upload Webservice.
• Btw-nummer. N.V.T.
• KvK-nummer. N.V.T.
• Burgerservicenummer. Dit nummer is o.a. nodig voor de IB-aangifte.

Financieel

• Klant. De relatie is een klant.
• Leverancier. De relatie is een leverancier.