Gevalideerde relatiedatabase

Het vinden van de juiste relatie is cruciaal voor een correcte boeking. Yuki werkt met een gevalideerde centrale relatiedatabase. Deze database bevat enkel gevalideerde informatie van KBO, KvK, Sirene en VIES. De gevalideerde relatiedatabase wordt gebruikt tijdens het herkenningsproces dat een document in Yuki doorloopt. 

Hieronder lichten we graag toe hoe deze gevalideerde database precies werkt. We bevinden ons momenteel in een bèta-fase, wat betekent dat alle feedback zeker welkom is.

LET OP!

Op de achtergrond zijn de bestaande portaal standaardwaarden en UBL-regels al automatisch gemigreerd rekening houdend met de gevalideerde relatiedatabase. Dit heeft er voor gezorgd dat de regels momenteel gedeactiveerd staan zodat je deze kunt controleren en opnieuw activeren.

Voor een uitgebreide omschrijving zie artikel Migratie relatiedatabase - Activeren portaal standaardwaarden en UBL-regels.

Voordelen van de gevalideerde relatiedatabase

• De relaties in deze database bevatten enkel gevalideerde informatie (KvK-nummer, btw-nummer, etc.). Relaties die niet gevalideerd zijn, worden niet aangemaakt in deze database. Zo kunnen er dus ook geen dubbele relaties ontstaan. 
• We verwachten een aanzienlijke verbetering van herkenning van facturen die op de juiste relatie worden geboekt. Dit ligt uiteraard in lijn met de visie van Yuki: zorgen voor meer automatisering zodat er minder handmatig geboekt moet worden!

Werking

Hoe werkt nu het vinden van de juiste relatie in de lokale en gevalideerde relatiedatabase?

Wanneer een nieuw document wordt geüpload in het domein, zoekt Yuki eerst naar de domeinrelaties (lokale database) om de beste match te vinden. Hierbij controleert Yuki de volgende zaken (in deze volgorde): KvK-nummer, btw-nummer, website, IBAN-/bankrekeningnummer.

Als er geen overeenkomst is gevonden, zoekt Yuki naar een gevalideerde relatie in de gevalideerde relatiedatabase. Deze relatie wordt dan gekopieerd naar het domein en wordt aangemaakt als een lokale relatie.

Bij de gevalideerde relaties zal een groen label worden getoond. Als je hierop klikt, betekent het dat je een relatie uit de gevalideerde relatiedatabase selecteert.

TIP!

Je kunt in het veld 'Btw-nummer' een btw-nummer invoeren om een relatie te vinden in de lokale of gevalideerde relatiedatabase.

Gevalideerde relaties worden ook gekenmerkt door een groen vinkje bij de relatiekaart. 

Voor lokale relaties wordt een onderscheid gemaakt tussen:

• Relaties die gevalideerd zijn (Lokaal KBO/VIES): een relatie die dezelfde gegevens bevat als de relatie in de gevalideerde centrale relatiedatabase (en dus getoetst met gevalideerde bronnen)
  
  
  
• Relaties die niet gevalideerd zijn (Lokaal): deze relaties bevatten afwijkende informatie ten opzichte van de relaties in de gevalideerde bronnen zoals de KvK.
  
  

Als er ook geen overeenkomst is gevonden in de gevalideerde relatiedatabase, dan zoekt Yuki naar een relatie in onze huidige database. Denk hierbij aan bijvoorbeeld leveranciers buiten Europa.

LET OP!

Indien jullie bepaalde documenten toch op een andere relatie dan gewenst zien verschijnen, laat dit dan zeker even weten aan [email protected]. Zo kunnen we zorgen voor een nog betere selectie van de juiste relatie. 

In de log bij het boekingsscherm kun je steeds een overzicht terugvinden op basis van welke informatie Yuki de relatie heeft gekozen.

Aandachtspunten

• Het kan zijn dat het document in het verleden op een bepaalde relatie is geboekt, maar nu op een andere relatie is geboekt. Dit komt bijvoorbeeld voor als de lokale relatiekaart in het domein niet voldoende informatie bevat (denk aan een ontbrekend btw-nummer).
• Deze nieuwe wijziging wordt alleen toegepast op nieuwe documenten of wanneer de documenten opnieuw worden verwerkt. Reeds verwerkte documenten worden niet gewijzigd.
• Indien je de gegevens van een relatie wenst aan te passen raden we aan om dit te doen vanuit de relatiekaart. Door dit in het boekingsscherm aan te passen zal Yuki een nieuwe relatie aanmaken.
• Indien Yuki een gevalideerde relatie kiest, maar je toch een bepaald document op een andere relatie wilt boeken, kun je ook gebruik maken van een OCR-herkenningsregel om dit te sturen.
  Voor meer informatie, verwijzen we graag naar het artikel Lokale OCR-herkenningsregels. 
  
  TIP!
  Je kunt vanuit de Automatiseringsmonitor ook OCR-herkenningsregels aanmaken.